Jak wystawić fakturę?

Z poziomu panelu BaseLinker możesz wystawiać faktury, drukować je na drukarce i wysyłać w wiadomości e-mail do klientów jako link lub załącznik. System umożliwi Ci również wystawienie korekty lub duplikatu faktury.

Zbiorcze informacje o dokumentach sprzedaży można generować w rejestrze sprzedaży. Przed wystawianiem faktur, upewnij się, że zakończyłeś ich konfigurację.

Wystawianie faktur i paragonów

Faktury możesz wystawiać:

• pojedynczo – dla każdego zamówienia – z poziomu karty zamówienia;
• masowo – dla wielu zamówień – z poziomu listy zamówień;
• automatycznie – bez Twojego udziału 🙂 – przy wykorzystaniu akcji automatycznych.

Pojedyncze wystawianie faktur i paragonów

Dokumenty możesz wystawić z poziomu karty zamówienia. Kliknij „wystaw fakturę",  „proforma" lub „drukuj paragon" w tabeli „Informacje o zamówieniu".

Jeżeli stworzyłeś kilka serii numeracji, to w tym miejscu możesz wybrać, w której z nich wystawić fakturę.

Masowe wystawianie faktur i paragonów

Masowo faktury możesz wystawić z poziomu listy zamówień. Zaznacz zamówienia, kliknij ikonę dokumentu oraz wybierz rodzaj dokumentu.

Akcje automatyczne

BaseLinker może wystawiać faktury i paragony automatycznie – bez Twojego udziału. 🙂 Wystarczy w tym celu utworzyć odpowiednią akcję automatyczną.

Do akcji możesz dodawać warunki. Dzięki temu BaseLinker wystawi dokument sprzedażowy w określonej serii numeracji tylko dla zamówień, które spełnią dany warunek, np.:

• Zdarzenie: Ustawiono status, Warunek: NIP: podano NIP / Klient chce fakturę: TAK, Akcja: Wystaw fakturę (w danej serii numeracji, z określoną stawką VAT).
• Zdarzenie: Ustawiono status, Warunek: NIP: brak podanego NIP / Klient chce fakturę: NIE, Akcja: Wystaw paragon (w danej serii numeracji, z określoną stawką VAT).

Wysyłanie faktur klientom

Aby system automatycznie wysyłał faktury Twoim klientom, wykonaj następujące kroki:

1. Utwórz odpowiedni szablon e-mail.

Swoje własne szablony e-mail możesz dodać w dziale Manager zamówień → Szablony e-mail. Dokładna instrukcja znajduje się na stronie Tworzenie szablonów e-mail. 

<a href="[link_faktura_pdf]">Link do faktury</a>

Jeżeli zamiast faktur z systemu BaseLinker chcesz wysyłać:

• faktury z zewnętrznych systemów księgowości to zmień ustawienia w dziale Integracje →  Program księgowy →  Ustawienia (pole „Wyświetlaj klientowi fakturę (…) zamiast faktury BaseLinker". Dodatkowe informacje znajdują się na stronie Integracje z systemami księgowości internetowej;
• faktury wygenerowane w systemie ERP i dodane za pomocą API to upewnij się, iż taka faktura jest już zapisana przy zamówieniu, zanim wyślesz wiadomość do klienta.  Dodatkowe informacje znajdują się na stronie Faktury dodane przez API.

2. Skonfiguruj akcję automatyczną.

Wiadomości możesz wysyłać pojedyczno z poziomu karty zamówienia, masowo z poziomu listy zamówień lub przy wykorzystaniu aukcji automatycznych.

Aby system automatycznie wysyłał wiadomości wraz z załączoną fakturą, w dziale Manager zamówień → Automatyczne akcje → Dodaj automatyczną akcję,  przypisz do wybranego zdarzenia akcję „Wyślij e-mail” i wybierz szablon, który stworzyłeś w kroku nr 1. Dokładna instrukcja znajduje się na stronie Wysyłanie wiadomości przy wykorzystaniu automatycznych akcji.

Zwróć uwagę na to, że najpierw należy utworzyć fakturę, a dopiero później wysłać ją w wiadomości e-mail. 😉

Przekazywanie faktur

W przypadku niektórych integracji (np. Amazon, eMAG) możliwe jest automatyczne przekazywanie faktur bezpośrednio do platformy marketplace. Opcję taką można włączyć w dziale Integracje → Konto marketplace → Zamówienia → Faktura – przekazywanie.

W zależności od ustawień może to być faktura:

1. wygenerowana w systemie BaseLinker,
2. wygenerowana w zewnętrznym systemie księgowości internetowej,
3. wygenerowana w systemie ERP i dodana do systemu BaseLinker przez API. Uwaga – opcja ta dostępna jest jedynie dla wybranych integracji ERP. Do wgrywania faktur przez API należy wykorzystać metodę https://api.baselinker.com/?method=addOrderInvoiceFile.

W dziale Integracje → Konto marketplace → Zamówienia → Faktura – przekazywanie dostępne są opcje:

• „Tak, przekazuj automatycznie faktury od razu po utworzeniu" (takiej opcji nie należy wybierać w przypadku faktur dodawanych przez API);
• „Przekazuj po przeniesieniu do statusu".

Jeżeli faktury generujesz w systemie ERP, to koniecznie wybierz opcję „Przekazuj po przeniesieniu do statusu" (tak, aby mieć pewność, iż w momencie przekazania w systemie znajduje się już faktura dodana przez API).

Pamiętaj o odpowiedniej konfiguracji systemu BaseLinker, tak aby:

1. Najpierw dodać fakturę ERP do systemu BaseLinker.
2. Następnie przenieść zamówienie do odpowiedniego statusu.

Jeżeli w momencie przeniesienia do wybranego statusu przy zamówieniu nie będzie zapisanej faktury ERP, to system wyśle fakturę BaseLinker.

FAQ