Integracja BaseLinker z dyskiem Google Drive pozwala na automatyczne zapisywanie raz dziennie w nocy kopii dokumentów (faktury, paragony) oraz zamówień na Twoim dysku Google.
Jak zintegrować dysk Google Drive?
Integrację należy aktywować w panelu BaseLinker. W tym celu wykonaj następujące kroki:
- Przejdź do zakładki Integracje → Google Drive,
- Wybierz przycisk Podłącz konto Google,
- Nadaj uprawnienia. Autoryzacja dostępu do Twojego Google Drive jest jednorazowa, lecz konieczna, aby nasz system mógł przesyłać kopię. Nadanie uprawnień do dysku możesz cofnąć w każdej chwili na tej stronie (w takim przypadku tworzenie kopii nie będzie możliwe).
- Gotowe! 🙂
Konfiguracja
W ustawieniach integracji możesz wybrać, jakie dane będą się zapisywać codziennie w nocy:
- zamówienia – w formacie CSV,
- faktury – w formacie PDF * (zapisywane są faktury BaseLinker, z zewnętrznych systemów – z oczywistych względów – już nie).
- paragony (niefiskalne) – w formacie PDF *
* Przy dużej liczbie dokumentów zastrzegamy możliwość generowania dokumentów pliku HTML. Taki dokument wygląda podobnie, można zapisać go również jako PDF później. Ma to na celu optymalizacje procesu.
Backup faktur oraz paragonów możliwy jest, jeżeli masz wyłączoną integrację z zewnętrznym systemem księgowym lub faktury wgrywasz za pomocą API.
Otwórz dysk z kopią
Na Google Drive utworzony zostanie folder BaseLinker Backup, gdzie widoczne będą zapisane dane.
System utworzy strukturę katalogów podzieloną na lata i miesiące. W katalogu dla danego miesiąca pojawią się katalogi Zamówień, Faktur i Paragonów. Dane zamówień, których status uległ zmianie w ciągu ostatnich 30 dni, są zapisywane jako arkusz CSV. Faktury i paragony są zapisane jako wydruk PDF. Przy pierwszym uruchomieniu system pobierze dokumenty księgowe od 1 dnia danego miesiąca.
W nazwie pliku z zamówieniami zawarta jest data i godzina – tak aby wiedzieć, z jakiego momentu dane zostały pobrane.
Natomiast w przypadku faktur i paragonów w nazwie pliku podany jest numer faktury lub paragonu (znak / zamieniany jest na _ ).