Przedsiębiorcy w pewnych (określonych prawem) sytuacjach zobligowani są do prowadzenia dokumentacji magazynowej. Oznacza to, iż każda zmiana magazynowa np. wydanie produktu, przyjęcie nowej partii na magazyn, przesunięcie produktów między różnymi magazynami – powinna być odpowiednio udokumentowana.
W większości przypadków przepisy te nie mają zastosowania do mikroprzedsiębiorców, na których nałożony został jedynie obowiązek stworzenia przynajmniej raz w roku spisu z natury (remanentu).
W przypadku przedsiębiorców zobligowanych do prowadzenia zaawansowanej gospodarki magazynowej BaseLinker przygotował moduł Dokumenty magazynowe – ścisła kontrola, który włączysz w ustawieniach danego Katalogu (Produkty → Ustawienia → Katalogi → Edytuj katalog → Dokumenty magazynowe – ścisła kontrola).
Opcję tę należy włączyć dla każdego Katalogu osobno.
Oznacza to, iż w ramach Managera Produktów systemu BaseLinker możesz utworzyć kilka katalogów, a przykładowo tylko jeden z nich będzie mieć włączoną opcję ścisłej kontroli stanów magazynowych.
Włączenie obsługi dokumentów magazynowych włącza następujące dodatkowe funkcje:
- Blokada ręcznej zmiany stanów magazynowych – zmiana stanu magazynowego produktu nastąpi tylko na skutek utworzenia właściwego dokumentu (na przykład PZ – przyjęcie zewnętrzne, WZ – wydanie na zewnątrz itp.);
- Blokada podłączenia do katalogu magazynów zewnętrznych (zawierających stan ze sklepów/hurtowni) oraz magazynów z edycją stanów dostępną tylko przez API – jak wspomniano wyżej – zmiana stanu następuje tylko na skutek utworzenia właściwego dokumentu;
- Pilnowanie unikalności SKU produktów – oznacza to, iż w jednym Katalogu nie mogą znajdować się dwa produkty / zestawy o takim samym SKU;
- Obsługa dokumentów magazynowych – m.in. odblokowana zostanie zakładka Produkty → Kontrola magazynu → Dokumenty magazynowe, na liście produktów z poziomu menu kontekstowego widoczna będzie pozycja ‘Dokumenty’ – szczegółowe informacje znajdują się w dalszej części tej instrukcji.
Dokumenty magazynowe
Po włączeniu modułu ścisłej kontroli magazynowej (Produkty → Ustawienia → Katalogi → Edytuj katalog → Dokumenty magazynowe – ścisła kontrola), w panelu odblokowana zostanie zakładka Dokumenty magazynowe.
Od tego momentu każda zmiana magazynowa może zostać wywołana jedynie przez wystawiony dokument – nie możesz już zmieniać stanów ręcznie z poziomu listy produktów lub poprzez API.
Typy dokumentów
BaseLinker obsługuje następujące typy dokumentów:
- WZ – wydanie na zewnątrz – dokument wystawiany np. w momencie wydania sprzedanego produktu;
- PZ – przyjęcie zewnętrzne – dokument wystawiany np. w momencie przyjęcia na magazyn nowej partii towarów od dostawcy;
- RW – rozchód wewnętrzny – dokument wystawiany np. gdy inwentaryzacja wykaże brak na magazynie;
- PW – przyjęcie wewnętrzne – dokument wystawiany np. gdy przy inwentaryzacji odnalezione zostaną dodatkowe sztuki danego produktu;
- MM – przesunięcie międzymagazynowe – dokument wystawiany np. gdy produkty przesyłane są z jednego magazynu przedsiębiorcy do drugiego;
- Bilans otwarcia – dokument przedstawiający spis produktów.
Każdy taki dokument tworzony jest w ramach danej serii numeracji.
Zwróć uwagę na to, iż BaseLinker tworzy po jednej serii numeracji dla danego typu dokumentu (WZ, PZ) w ramach danego magazynu (dla każdego magazynu system tworzy osobne serie).
Innymi słowy – każdy dokument jest jednoznacznie powiązany z magazynem (każdy magazyn ma po jednej serii numeracji dla danego typu dokumentu).
Nie jest możliwe tworzenie własnych serii numeracji.
Waluta
Waluta w pozycjach dokumentów magazynowych zawsze jest zgodna z walutą konta. W przypadku zmiany waluty konta, te wartości nie są przeliczane.
Ręczne tworzenie dokumentów
Aby ręcznie utworzyć dokument magazynowy przejdź do zakładki Produkty → Kontrola magazynu → Dokumenty magazynowe i wybierz zielony przycisk Utwórz dokument.
Zwróć uwagę na to, iż dokumenty typu WZ tworzone są automatycznie w momencie oznaczenia zamówienia jako zrealizowanego.
Wszystkie tworzone dokumenty widoczne są w dolnej części ekranu. BaseLinker pozwala również na wyszukiwanie określonych dokumentów za pomocą filtra Wyszukiwanie zaawansowane.
Formularz dokumentu
Formularz zawiera trzy zakładki:
- Dokument – tutaj znajdują się takie informacje jak magazyn, seria numeracji, numer, miesiąc i rok, data wystawienia dokumentu, data przyjęcia / wydania towaru, numer faktury kosztowej, sprzedawca;
- Pozycje – informacje o produktach, których dotyczy dany dokumenty;
- Notatki – w tym miejscu możesz dodać notatki dotyczące danego dokumentu.
Automatyczne tworzenie dokumentów
Choć BaseLinker umożliwia ręczne tworzenie dokumentów magazynowych, to jednak najczęściej tworzone są one automatycznie. Ma to miejsce w następujących przypadkach:
- WZ – wydanie na zewnątrz – tworzony jest w w momencie oznaczenia zamówienia jako zrealizowane;
- PZ – przyjęcie zewnętrzne – tworzony jest w momencie, gdy w sekcji Produkty → Kontrola magazynu → Dostawy dana dostawa zmieni status na ‘przyjęte’ lub ‘przyjęte niepełne’;
- PW – przyjęcie wewnętrzne oraz RW – rozchód wewnętrzny – tworzone są w momencie edycji stanu produktu w zamówieniu;
- Bilans otwarcia – tworzony jest automatycznie w momencie włączenia opcji ścisłej kontroli magazynu.
Realizacja zamówienia
Dokument magazynowy WZ – wydanie na zewnątrz generuje się w momencie oznaczenia zamówienia jako zrealizowane.
To kiedy jest zamówienie oznaczane jako zrealizowane jest ustawiane w dziale Zamówienia → Ustawienia → Przetwarzanie zamówień.
Domyślnie dzieje się to w momencie potwierdzenia zamówienia.
Akceptacja dostawy
Dokument PZ – przyjęcie zewnętrzne – tworzony jest w momencie akceptacji dostawy.
Tzn. gdy w sekcji Produkty → Kontrola magazynu → Dostawy dana dostawa zmieni status na ‘przyjęte’ lub ‘przyjęte niepełne’.
Edycja produktu w zamówieniu
Przy włączonej ścisłej kontroli magazynowej edycja stanu bezpośrednio w zamówieniu automatycznie generuje dokumenty PW – przyjęcie wewnętrzne lub RW – rozchód wewnętrzny.
Dokumenty te będą widoczne w dziale Produkty → Kontrola magazynu → Dokumenty magazynowe wraz z adnotacją, do którego zamówienia zostały wystawione.
Zwróć uwagę na to, iż BaseLinker tworzy nowe dokumenty – nie modyfikuje istniejącego dokumentu WZ.
Dokumenty przypisane do produktu
W zakładce Produkty → Lista produktów możesz przejść do menu kontekstowego Dokumenty.
W tym miejscu widoczne są wszystkie dokumenty wystawione dla tego konkretnego produktu.
Rejestr dokumentów
Rejestr dokumentów wygenerujesz w zakładce Produkty → Kontrola magazynu → Rejestr dokumentów.