În anumite situații (definite din punct de vedere legal), întreprinderile sunt obligate să țină evidența inventarului. Acest lucru înseamnă că fiecare modificare a depozitului, de exemplu, eliberarea unui produs, acceptarea unui nou lot în stoc, transferul de produse între diferite depozite – ar trebui să fie documentată în mod corespunzător.
În cele mai multe cazuri, aceste dispoziții nu se aplică microîntreprinderilor, care sunt obligate să facă un inventar fizic cel puțin o dată pe an.
Pentru întreprinzătorii obligați să țină un management avansat al depozitului, BaseLinker a pregătit un modul „Documente de depozitare – control strict”, pe care îl activezi în setările unui anumit catalog (Produse → Setări → Inventar → Inventar → Editare inventar → Documente de depozitare – control strict).
Această opțiune trebuie să fie activată pentru fiecare Inventar separat.
Acest lucru înseamnă că poți crea mai multe inventare în cadrul BaseLinker Product Manager și, de exemplu, doar unul dintre ele va avea activat controlul strict al stocurilor.
Activarea suportului pentru documentele de stoc activează următoarele funcții suplimentare:
- Blocarea modificărilor manuale ale stocurilor – o modificare a stocului unui produs va avea loc numai ca urmare a creării unui document corespunzător (de exemplu, GR – intrare marfă, GI – ieșire marfă etc.).
- Blocarea conectării depozitelor externe la inventar (care conțin stocuri de la magazine/angrosiști) și depozite cu editarea stocului disponibil doar prin API – așa cum am menționat mai sus – modificarea stocului are loc doar ca urmare a creării unui document corespunzător 🙂
- Monitorizarea unicității SKU-urilor produselor – acest lucru înseamnă că nu pot exista două produse/pachete cu același SKU într-un singur inventar.
- Documente de depozitare suportă – printre altele fila Produse → Controlul stocurilor → Documente de depozitare va fi deblocată, intrarea „Documente” va fi vizibilă în lista de produse din meniul contextual – informații detaliate sunt furnizate mai târziu în acest manual 🙂
Documente de depozitare
După activarea modulului de control strict al stocurilor (Produse → Setări → Inventar → Inventar → Editare inventar → Documente de depozitare – control strict), fila „Documente de depozitare” va fi deblocată în panou.
De acum înainte, orice modificare de stoc poate fi declanșată doar de un document emis – nu mai poți modifica stocurile manual din lista de produse sau prin intermediul API.
Tipuri de documente
BaseLinker acceptă următoarele tipuri de documente:
- GI – ieșire de mărfuri – un document emis, de exemplu, în momentul eliberării unui produs vândut
- GR – bunuri primite – un document emis, de exemplu, în momentul în care un nou lot de livrare este primit în stoc de la un furnizor
- IGI – ieșire internă de mărfuri – document care trebuie emis, de exemplu, atunci când inventarul indică o lipsă de stoc.
- IGR – recepție internă de mărfuri – un document emis, de exemplu, atunci când se găsesc articole suplimentare dintr-un anumit produs în timpul inventarierii.
- IT – transfer intern – un document emis, de exemplu, atunci când produsele sunt transferate de la depozitul unei societăți la altul.
- Opening Balance (sold de deschidere ) – document cu lista de produse.
Fiecare astfel de document este creat în cadrul unei serii de numerotare date.
Reține că BaseLinker creează o serie de numerotare pentru fiecare tip de document (GI, GR) în cadrul unui anumit depozit (sistemul creează serii separate pentru fiecare depozit).
Cu alte cuvinte, fiecare document este legat în mod unic de un depozit (fiecare depozit are o serie de numere pentru un anumit tip de document).
Nu este posibil să îți creezi propriile serii de numerotare.
Monedă
Moneda din elementele documentului de stoc corespunde întotdeauna monedei contului. În cazul în care moneda contului se modifică, aceste valori nu sunt convertite.
Crearea manuală a documentelor
Pentru a crea manual un document de stoc, accesează Produse → Controlul stocurilor → Documente de depozitare și selectează butonul verde „Create Document” (Creare document).
Te rog să reții că documentele de tip GI sunt create automat atunci când comanda este marcată ca fiind îndeplinită.
Toate documentele create sunt vizibile în partea de jos a ecranului. BaseLinker îți permite, de asemenea, să cauți documente specifice utilizând filtrul „Căutare avansată”.
Formular de document
Formularul conține trei file:
- Document– aici poți găsi informații cum ar fi: depozit, seria de numerotare, numărul, luna și anul, data emiterii documentului, data primirii/emiterii mărfurilor, numărul facturii de cost, furnizor
- Articole – informații despre produsele în cauză
- Note – aici poți adăuga note privind documentul în cauză.
Generarea automată a documentelor
Deși BaseLinker îți permite să creezi manual documentele de stocare, cel mai adesea acestea sunt create automat. Acest lucru se întâmplă în următoarele cazuri:
- IG – ieșirea mărfurilor – este creat în momentul confirmării comenzii (comandă completă preluată, FOD preluată – în cazul Allegro și eBay, confirmare comandă – în cazul comenzilor introduse manual)
- GR – bunuri primite – se creează în momentul în care în secțiunea Produse → Controlul stocurilor → Comenzi de achiziție o anumită comandă își schimbă statutul în „finalizată” sau „finalizată (incompletă)”
- IGR – intrare internă de mărfuri și IGI – ieșire internă de mărfuri – sunt create atunci când modifici statusul unui produs dintr-o comandă.
- Sold de deschidere – este creat automat atunci când este activată opțiunea de control strict al depozitării.
Executarea comenzilor
Un document de depozit GI – ieșire de mărfuri este generat atunci când o comandă este marcată ca fiind îndeplinită.
Dacă o comandă este marcată ca fiind îndeplinită sau nu se stabilește la rubrica Comenzi → Setări → Prelucrare comenzi. În mod implicit, acest lucru se întâmplă în momentul în care comanda este confirmată.
Acceptarea comenzii de achiziție
Documentul GR – bunuri primite – este creat atunci când este acceptată o comandă de achiziție. Acest lucru înseamnă că, în secțiunea Produse → Controlul stocurilor → Comenzi de achiziție, o anumită comandă își schimbă statusul în „finalizată” sau „finalizată (incompletă)”.
Editarea unui produs din comandă
Atunci când este activat controlul strict al depozitării, editarea stocului direct în comandă generează automat documente IGR – intrare marfă internă sau IGI – ieșire marfă internă.
Aceste documente vor fi vizibile în secțiunea Produse → Controlul inventarului → Documente de depozitare, împreună cu o notă la care a fost emisă comanda. Te rog să reții că BaseLinker creează documente noi – nu modifică documentul GI existent.
Documente referitoare la produse
În Produse → Lista de produse poți accesa meniul contextual Documente.
Toate documentele emise pentru acest produs sunt vizibile aici.
Registrul documentelor
Vei genera un registru de documente în secțiunea Produse → Controlul inventarului → Registrul documentelor.