V určitých (zákonem definovaných) situacích jsou podniky povinny vést evidenci zásob. To znamená, že každá změna ve skladu, např. výdej výrobku, přijetí nové šarže na sklad, přesun výrobků mezi různými sklady – by měla být řádně zdokumentována.
Ve většině případů se tato ustanovení nevztahují na mikropodnikatele, kteří jsou povinni provádět fyzickou inventuru pouze minimálně jednou ročně.
Pro podnikatele, kteří mají povinnost vést pokročilé skladové hospodářství, připravil BaseLinker modul „Skladové doklady – přísná kontrola“, který povolíte v nastavení daného katalogu (Produkty → Nastavení → Inventury → Upravit inventuru → Skladové doklady – přísná kontrola“.).
Tuto možnost je třeba povolit pro každý inventář zvlášť.
To znamená, že můžete ve správci produktů BaseLinker vytvořit několik zásob a například pouze jedna z nich bude mít povolenou přísnou kontrolu zásob.
Zapnutím podpory skladových dokladů se aktivují následující doplňkové funkce:
- Blokování ručních změn skladových zásob – ke změně stavu zásob výrobku dojde pouze v důsledku vytvoření příslušného dokladu (například GR – zboží přijaté, GI = výdej zboží apod.).
- Blokování připojení externích skladů k inventuře. (obsahující zásoby z prodejen/velkoobchodů) a skladů s editací zásob dostupných pouze přes API – jak bylo uvedeno výše – změna zásoby proběhne až v důsledku vytvoření příslušného dokladu 🙂
- Sledování jedinečnosti SKU produktů – to znamená, že v jedné evidenci nemohou být dva výrobky/balíčky se stejným SKU.
- Podpora dokumentů pro ukládání – mimo jiné karta Výrobky → Řízení zásob → Skladové doklady bude odblokována, položka „Dokumenty“ bude viditelná v seznamu produktů z kontextového menu – podrobné informace jsou uvedeny dále v této příručce 🙂
Skladové doklady
Po povolení modulu přísné kontroly zásob (Výrobky → Nastavení → Inventury → Upravit inventuru → Skladové doklady – přísná kontrola“.) se na panelu odemkne záložka „Skladové doklady“.
Od nynějška může být jakákoli změna zásoby vyvolána pouze vystaveným dokladem – již nelze měnit zásoby ručně ze seznamu produktů nebo prostřednictvím rozhraní API.
Typy dokladů
BaseLinker podporuje následující typy dokumentů:
- GI – výdej zboží – doklad vystavený například při výdeji prodaného výrobku.
- GR – zboží přijaté – doklad vystavený například při příjmu nové šarže dodávky na sklad od dodavatele.
- IGI – interní výdej zboží – doklad, který se vystavuje např. v případě, že inventura vykazuje nedostatek na skladě
- IGR – interní doklad o přijatém zboží – doklad vystavený např. při zjištění dalších položek daného výrobku při inventarizaci.
- IT – interní převod – doklad vystavený např. při převodu výrobků ze skladu jedné společnosti do skladu jiné společnosti.
- Počáteční stav – doklad seznamu výrobků.
Každý takový dokument se vytváří v rámci dané číselné řady.
Všimněte si, že BaseLinker vytváří jednu číselnou řadu pro každý typ dokladu (GI, GR) v rámci daného skladu (systém vytváří samostatné řady pro každý sklad).
Jinými slovy – každý doklad je jednoznačně spojen se skladem (každý sklad má pro daný typ dokladu jednu číselnou řadu).
Není možné vytvářet vlastní číselné řady.
Měna
Měna v položkách skladových dokladů vždy odpovídá měně účtu. Pokud se měna účtu změní, tyto hodnoty se nepřepočítávají.
Ruční vytvoření dokladu
Chcete-li ručně vytvořit skladový doklad, přejděte na stránku Výrobky → Kontrola zásob → Skladové doklady a vyberte zelené tlačítko „Vytvořit dokument“.
Vezměte prosím na vědomí, že doklady typu GI se vytvářejí automaticky, když je objednávka označena jako vyřízená.
Všechny vytvořené doklady jsou viditelné v dolní části obrazovky. BaseLinker rovněž umožňuje vyhledávat konkrétní dokumenty pomocí filtru „Rozšířené vyhledávání“.
Formulář dokladu
Formulář obsahuje tři karty:
- Dokument– zde naleznete informace jako sklad, číselná řada, číslo, měsíc a rok, datum vystavení dokladu, datum příjmu/výdeje zboží, číslo nákladové faktury, dodavatel
- Položky – informace o příslušných výrobcích
- Poznámky– zde můžete přidat poznámky k danému dokladu.
Automatické generování dokladů
Přestože BaseLinker umožňuje vytvářet skladové doklady ručně, nejčastěji se vytvářejí automaticky .K tomu dochází v následujících případech:
- GI – výdej zboží – se vytvoří v okamžiku potvrzení objednávky (úplná objednávka načtena, FOD načtena- v případě Allegro a eBay, potvrzení objednávky – v případě objednávek zadaných ručně).
- GR – zboží přijaté – se vytvoří v okamžiku, kdy je v sekci Produkty → Řízení zásob → Objednávky daná objednávka změní svůj stav na „dokončena“ nebo „dokončena (nedokončena)“.
- IGR – interní příjem zboží a IGI – interní výdej zboží – se vytvářejí při úpravě stavu zboží v objednávce.
- Počáteční stav – se vytvoří automaticky, když je aktivována možnost přísné kontroly skladování.
Plnění objednávek
Skladový doklad GI – výdej zboží se vygeneruje, když je objednávka označena jako vyřízená.
Zda je objednávka označena jako splněná, se nastavuje v položce Objednávky → Nastavení → Zpracování objednávek. Standardně se tak děje v okamžiku potvrzení objednávky.
Přijetí objednávky
Doklad GR – přijaté zboží – se vytvoří v okamžiku přijetí objednávky . To znamená, že v Produkty → Řízení zásob → Nákupní objednávky. sekci změní stav dané objednávky na „dokončená“ nebo „dokončená (nedokončená)“.
Úprava výrobku v objednávce
Pokud je povolena přísná kontrola skladování, editace zásob přímo v objednávce automaticky generuje IGR – doklady ocelkových příjmech zboží nebo IGI – doklady ointerních výdejích zboží .
Tyto dokumenty budou viditelné v sekci Výrobky → Řízení zásob → Skladové doklady spolu s poznámkou, ke které objednávce byly vystaveny. Vezměte prosím na vědomí, že BaseLinker vytváří nové doklady – nemění stávající doklady GI.
Doklady související s výrobkem
Na adrese Produkty → Seznam produktů můžete přistupovat ke kontextové nabídce Dokumenty.
Zde jsou k vidění všechny doklady vydané pro tento konkrétní výrobek.
Evidence dokladů
Evidenci dokladů vygenerujete v Produkty → Řízení zásob → Evidence dokladů.