Pentru mulți antreprenori din e-commerce, contabilitatea este cea mai grea parte a conducerii afacerii. Emiterea facturilor, încărcarea facturilor pe platformele de marketplace, trimiterea facturilor prin email către client sunt câteva dintre multele proceduri efectuate manual, care necesită timp și resurse.
Zilele în care contabilitatea companiei se făcea folosind procese manuale, lente, au apus. Avem în prezent tehnologia online pentru a face contabilitatea mai rapidă, mai precisă și mult mai productivă. Automatizarea fluxului de lucru prin contabilitatea online oferă o mulțime de avantaje, despre care vom discuta în acest articol.
Beneficiile automatizării contabilității în sistem cloud pentru un magazin online include acces în timp real la informații, statistici mai precise și acces rapid la date pentru luarea unor decizii inteligente prin urmărirea și evaluarea bugetului zilnic, săptămânal sau lunar pentru a vă ajuta afacerea să crească și să scaleze.
Pentru a vă asigura că aceste decizii dau roade, trebuie să mențineți contabilitatea cât mai eficientă și cât mai exactă posibil – și aici intervine automatizarea. Potrivit MarketWatch.com, automatizarea va ajunge la aproape 9 miliarde USD până în 2026, reprezentând o rată de creștere anuală compusă de aproape 29%. Instrumentele contabile și financiare vor constitui majoritatea acestor tehnologii.
În acest articol povestim despre automatizarea contabilității când ai un business de comerț electronic și problemele pe care le rezolvă pentru antreprenori.
Ce înseamnă automatizarea proceselor de contabilitate?
Automatizarea contabilității unui magazin online înseamnă acțiunea automată a sarcinilor repetitive pe care un contabil sau un administrator de site trebuie să le îndeplinească zilnic. Crearea de fișiere contabile și introducerea a nenumărate rânduri de date nu mai este necesară. Poți crea cu ușurință rapoarte cu formule încorporate. Scopul este de a simplifica procesele contabile care anterior erau prea complexe și de a le face mai eficiente.
Algoritmii care formează nucleul software-ului de automatizare a contabilității tind să varieze în complexitate, de la automatizarea proceselor de bază la analiză și prognoză avansate. Pentru a fi eficient, software-ul de automatizare a contabilității trebuie să fie complet integrat cu restul aplicațiilor necesare unei afaceri de comerț electronic. Aceasta include gestionarea stocurilor, procesarea plăților, gestionarea relațiilor cu clienții și instrumente de marketing. Prin BaseLinker acest lucru este posibil mai ușor ca oricând.
De asemenea, este important să rețineți că nu numai contabilitatea este singurul proces pe care ar trebui să vă gândiți să îl automatizați. De asemenea, este util să explorați posibilitatea aplicării automatizării pentru gestionarea stocurilor, onorarea comenzilor, gestionarea listelor de produse și vânzarea pe mai multe canale.
Automatizarea contabilității poate economisi timp, energie și bani. Cum?
Nu este surprinzător că ownerii de afaceri online petrec în medie cel puțin zece ore pe săptămână verificând vânzările, inventarul și datele clienților. Luați în considerare cantitatea de date financiare generate la o singură achiziție:
- Modificări în inventarul produselor;
- Înregistrarea totală a achizițiilor efectuate de client;
- Valoarea de vânzare a produsului;
- Costuri de transport și manipulare, dacă este cazul;
- Modificarea vânzărilor totale zilnice/săptămânale/lunare;
- Facturarea furnizorului în cazul în care stocul trebuie reaprovizionat;
- Toate celelalte costuri asociate cu vânzarea – marketing, producție, taxe de comerciant etc.
- Informații fiscale, etc.
Acum, înmulțiți acest lucru cu câte achiziții zilnice fac clienții magazinului tău. Probabil puteți vedea cum gestionarea manuală a tuturor acestor informații necesită timp, efort și energie, adică resurse semnificative.
Prin automatizarea acestor procese de lucru, vă puteți concentra pe analiza datelor și pe utilizarea lor pentru a vă ghida strategia de afaceri, atât acum, cât și în viitor.
Beneficiile automatizării operațiunilor contabile
Automatizarea proceselor de contabilitate online devine din ce în ce mai populară datorită instrumentelor sale uimitoare de optimizare a fluxului de lucru, reducerea erorilor umane și ușurinței în folosire. Iată câteva beneficii ale automatizării contabilității online și problemele pe care le rezolvă pentru magazinele online:
1. Economie de timp
Prin automatizarea procesului de contabilitate, se va economisi mult timp și efort. Timp pe care îl poți dedica altor sarcini importante pentru business. Cu cât software-ul tău poate face mai mult pentru tine, cu atât mai puțin va trebui să faci singur.
Baselinker este un sistem care îți permite să automatizezi toate procesele specifice unui magazin online care are mulți clienți și tranzacții repetate. Facturarea automată și fluxul de numerar le permit clienților să cumpere din magazinul online, să fie facturați și să plătească. Tot acest proces se întâmplă automat fără ca nimeni din companie să faciliteze tranzacția.
Asigură-te că ai o platformă de comerț electronic cu care să integrezi sistemul de automatizare Baselinker și vei descoperi că o mare parte din sarcinile legate de facturare, urmărirea inventarului și a vânzărilor sunt făcute automat.
2. Evitarea erorilor umane
Un alt beneficiu major al automatizării contabilității magazinului tău online este că nu se vor produce atâtea erori inerente în acțiunea umană. Indiferent cât de bine gestionează o persoană comenzile, erorile sunt inevitabile. Și aceste erori pot fi extrem de costisitoare atât în timp, cât și în bani.
Avantajul unui sistem informatic este că rareori apar probleme. Înregistrările multiple pot fi create în câteva secunde cu ajutorul instrumentelor de automatizare a contabilității, fără riscul de eroare.
3. Preluarea rapidă a datelor
Anterior, contabilii sau gestionarii magazinelor trebuiau să stocheze manual informații în fișiere, așa că, atunci când cineva avea nevoie de informații specifice despre o tranzacție, trebuia să găsească mai întâi fișierul. Din fericire, astăzi datorită automatizării se poate găsi cu ușurință fișierul sau documentul necesar cu un singur click aproape instantaneu.
4. Acces la informații de oriunde
Oamenii care folosesc în mod regulat programe în cloud pot compara și analiza informațiile de oriunde. Toate software-urile, procesele și fișierele esențiale sunt acum disponibile dintr-o singură platformă, oriunde v-ați afla. Când trebuie să verifici rapid un document sau să procesezi o tranzacție, nu îți faci griji cu privire la timp sau loc, spre deosebire de înainte când trebuia să fii la birou sau să ai dosarele de hârtie în mână.
5. Managementul stocurilor
Dacă persoana care se ocupă de magazinul online face contabilitatea manuală și urmărirea inventarului, probabil ai observat cât de dificil de urmărit este tot procesul. Este frustrant când crezi că ai ceva în stoc, dar nu ai, sau când comanzi de la furnizor mai multe produse, pe care le aveai deja.
Software-ul care ține evidența gestionării stocurilor asigură faptul că vei prezenta clienților produsele reale de care dispune magazinul online. Practic, gestionezi comenzi din mai multe surse și ai control deplin asupra stocurilor și prețurilor, în timp real.
6. Integrare în timp real
Pe măsură ce procesele și procedurile unei companii devin mai digitalizate, vei putea utiliza mai eficient și mai rapid aceste soluții. Dacă de exemplu ai un magazin online folosind platforme de comerț electronic, este esențial să dispui de contabilitate online.
BaseLinker oferă instrumentele necesare pentru emiterea și gestionarea eficientă a facturilor și chitanțelor. De exemplu, cu SmartBill.ro vei genera cu ușurință documente pentru comenzi preluate din mai multe surse. Poți emite facturi pentru comenzi individuale sau bulk pentru o listă întreagă. Sistemul poate avea grijă de acest lucru pentru tine dacă setezi acțiunea automată corectă, iar facturile și chitanțele se vor genera singure.
7. Raport calitate/preț
Ai nevoie de mai puține resurse externe dacă utilizezi sisteme de contabilitate online pentru a gestiona mai multe sarcini administrative. Folosind o platformă de automatizare, poți lucra cu o echipă relativ mică sau vei evita să folosești un furnizor extern pentru a face față tuturor cerințelor financiare.
Automatizarea principalelor activități de contabilitate îți va permite să te concentrezi pe sarcini mai importante pentru business.
8. Luare eficientă a deciziilor
Faptele, cifrele, tendințele și diagramele formează baza deciziilor de afaceri. Atunci când datele sunt centralizate într-un singur loc și analizate din toate punctele de vedere, aceste tipuri de informații sunt semnificative pentru evoluția și scalarea unui business online.
Datele din mai multe surse sunt introduse în software-ul de contabilitate, iar apoi programul gestionează, stochează, preia și produce acele date. Un astfel de software avansat oferă acces ușor la proiecțiile viitoare și tendințele pieței.
9. Posibilitatea de scalare
Nu există antreprenori care să-și dorească să rămână exact la aceeași dimensiune a business-ului și în viitor. Oricine își dorește o afacere prosperă, care să crească. Însă creșterea este diferită de scalare. Scalarea unui business înseamnă optimizarea proceselor existente, crearea de proceduri noi și eficiente și găsirea unor soluții care minimizează costurile, în timp ce crești profitul.
Așadar, dacă îți dorești o soluție de contabilitate online care să îți ofere funcțiile de care ai nevoie la un preț pe care ți-l poți permite acum dar să-ți ofere spațiu de creștere pe viitor, BaseLinker te poate ajuta exact pe modelul tău de business. Planurile oferite la prețuri diferite îți permit să începi la un nivel accesibil și să faci o tranziție ușoară către un program mai avansat sau mai puternic.
10. KPI-uri mai bune
Platformele de automatizare a contabilității nu numai că îmbunătățesc eficiența proceselor de contabilitate, susțin creșterea și oferă informații utile pentru analiză, dar permit și o urmărire mai bună a situației generale.
Cu un sistem de automatizare a contabilității magazinului online vei ține evidența indicatorilor de performanță stabiliți. Pe lângă faptul că permit luarea unor decizii de afaceri mai bune, aceste valori pot, de asemenea, să conducă la responsabilitate și schimbare în timp util.
Nu există o modalitate mai bună de a gestiona un magazin online decât a avea o soluție de afaceri complet automatizată, care este atât holistică, cât și automatizată. Automatizarea contabilității are multe beneficii și rezolvă o mulțime de probleme, după cum ai aflat deja.
Cu aceste soluții, poți economisi timp, poți elimina greșelile costisitoare și poți rămâne organizat. Baselinker gestionează și automatizează procesele din magazinul tău online dintr-o singură interfață și oferă toate beneficiile amintite mai sus.
