Integrace s online účetními systémy umožňuje přenos faktur vystavených BaseLinkerem do daného online účetního systému.
Mechanismus integrace funguje následujícím způsobem:
- Systém BaseLinker generuje faktury – ručně nebo pomocí automatických akcí – na základě vybraných objednávek a podle nastavení dané číselné řady.
- BaseLinker tyto faktury odesílá do externího online účetního systému a tam se generují příslušné faktury.Přesné informace odesílané systémem závisí mimo jiné na nastavení dané číslovací řady a na nastavení integračního modulu. V nastavení daného modulu můžete také zvolit, zda chcete faktury odesílat ihned při vystavení, nebo hromadně při ručním exportu.
- BaseLinker takto vygenerované faktury načítá z externího online účetního systému prostřednictvím rozhraní API.. Díky tomu můžete zákazníkům zasílat faktury z integrací Fakturownia, wFirma, iFirma a dalších nebo je tisknout pomocí přímé integrace s tiskárnou.
- Další správa faktur by měla být prováděna v externím systému a faktury dříve vystavené BaseLinkerem by měly být ignorovány
Faktury můžete kdykoli exportovat:
- automaticky v době vystavení,
- hromadně, při ručním exportu.
Kromě toho můžete tyto faktury posílat zákazníkům z panelu BaseLinker – jako odkaz nebo přílohu e-mailu – a tisknout je (stejně jako faktury BaseLinker).
Integrace zahrnují pouze přeposílání faktur (a v případě vybraných integrací také účtenek). Neumožňují plnou integraci – např. výpis výrobků ze skladu účetního systému.
Na druhou stranu některé integrace nabídka přenosu čísla SKU výrobku, které umožňují snížit skladové zásoby v účetním softwaru.
Všechny dostupné integrace jsou k dispozici v Integrace → Přidat integraci → Účtování.
V současné době jsou k dispozici následující integrace:
Připojovací účet
Chcete-li účet připojit, postupujte podle následujících kroků:
- V systému BaseLinker v Integrace sekci vyberte zelené tlačítko Přidání integrace.
- Vyberte požadovaný program v části Účetnictví sekce.
- Na Nová integrace obrazovce zadejte požadované údaje. V závislosti na účetním systému vyžaduje integrace přihlašovací jméno a heslo, přihlašovací jméno a token/API klíč nebo pouze API klíč.
- Vyberte tlačítko „Uložit“.
Služby poskytované v rámci integrace
Po připojení účtu jej nezapomeňte správně nakonfigurovat. Každý systém má vlastní individuální nastavení. V tabulce níže najdete podrobné informace o jednotlivých integracích.
| Název |
Příjemky |
Opravy |
Číslování řad |
Platby |
Převod SKU |
| Fakturownia.pl |
Ano |
Ano |
Ano |
Ano |
Ano |
| Fakturowo.pl |
Ano |
Ne |
Ne |
Ano |
Ne |
| Firmao.pl |
Ano |
Ne |
Ano |
Ano |
Ano |
| iFirma.pl |
Ne |
Ne |
Ano |
Ano |
Ne |
| inFakt.pl |
Ne |
Ano |
Ne |
Ano |
Ne |
| wFirma.pl |
Ano |
Ne |
Ano |
Ano |
Ano |
V Integrace v sekci Nastavení integrace vidíte možnosti, které integrace nabízí.
Možnosti dostupné pro daný modul jsou zobrazeny šedě a aktivní zeleně.
Vzhled modulu
V nastavení modulu integrace s účetním programem jsou zobrazeny následující sekce:
- Export dokladů – zde můžete exportovat faktury (a v některých integracích také účtenky) do účetního programu. Systém může také exportovat doklady automaticky, jakmile jsou vytvořeny v BaseLinkeru.
- Konfigurace – v této části připojíte svůj účet a nakonfigurujete integraci.
- Číselné řady – pokud používáte více číselných řad faktur, můžete je zde propojit nebo zvolit možnost „nepředávat“.
- Typy plateb – ke každému názvu platby můžete přiřadit odpovídající platbu vybranou v online účetním systému.
Konfigurace
Každý modul má vlastní nastavení, ale pro každou integraci je třeba nakonfigurovat následující pole:
- Číslování. Určete, zda má systém používat pořadová čísla faktur z vašeho online účetního systému nebo z BaseLinkeru.
- Předávat faktury automaticky. Systém může předávat faktury automaticky, jakmile jsou vytvořeny, nebo hromadně, při ručním exportu.
- Zobrazte fakturu zákazníka (…) místo faktury BaseLinker. Pokud zde vyberete možnost„Ano“, pak fakturu z externího účetního systému:
- budou k dispozici v přílohách e-mailů a pod značkou [invoice_link]. ,
- bude k dispozici na kartě objednávky a bude vytištěna místo faktury v BaseLinkeru.
- BaseLinker předá takovou fakturu externím integracím tržiště (eMAG, Amazon) místo faktury BaseLinkeru, pokud je pouze Integrace EMag/Amazon → Objednávky Faktura – přeposílání byla povolena možnost .
Kromě toho by měly být nastaveny následující oddíly:
- Propojení číselných řad (u vybraných integrací). Pokud používáte více řad číslování faktur, můžete je správně propojit. Pro každou z číslovacích řad vytvořených v BaseLinkeru můžete zadat odpovídající číslovací řadu z vašeho online účetního programu. Pokud propojení nenastavíte, budou faktury přidány do výchozí číslovací řady ve vašem programu.
- Propojení typu platby. Každý typ platby, který se objeví v objednávkách, můžete také přiřadit k typu platby ve vašem účetním programu.
Sklad a SKU
Při přenosu dokladů do účetních programů Fakturownia.pl, Firmao.pl a wFirma.pl může BaseLinker přenášet číslo SKU, což umožní účetnímu programu měnit množství na skladě. Nejedná se však o obousměrnou integraci (nelze např. vypisovat výrobky ze skladu takového programu apod.).
Tuto možnost lze povolit v nastavení modulu. Na adrese Integrace → Fakturownia.pl / Firmao.pl / wFirma.pl → Nastavení najdete pole „Odesílat produkty SKU (…)“.
Nezapomeňte, že číslo SKU výrobku v objednávce by mělo být totožné s číslem SKU výrobku ve vybraném účetním systému.
Čísla SKU v objednávce:
- z Allegra a dalších platforem tržiště je stejná, jaká byla uložena s výrobkem ve skladu v okamžiku zařazení nabídky na jeho bázi nebo v okamžiku propojení nabídky s tímto výrobkem. Více informací naleznete v článku Propojení nabídek se skladovými produkty
- ze skladu se načítá společně s objednávkou ze skladu
Zastavení po selhání
Pokud vystavujete a odesíláte faktury zákazníkům pomocí automatických akcí, je vhodné použít následující pořadí:
- Vystavit fakturu – při akci „Vystavit fakturu“ je vhodné zaškrtnout „Zastavit po selhání → Ano“ (pak v případě chybného spojení s externím účetním systémem BaseLinker přeruší provádění dalších kroků),
- Změnit stav – v dalším kroku přesuňte objednávku do samostatného stavu (např. „Faktura vygenerována správně“),
- Odeslat e-mail – a poté vytvořit druhou (samostatnou) akci „Odeslat e-mail“ (s připojenou fakturou vygenerovanou v externím systému). Tato akce by měla být spuštěna změnou stavu.
Tím je zajištěno, že objednávky bez faktury vygenerované v externím systému (z důvodu chyby připojení), které pracují se základní fakturou BaseLinker, zůstanou v původním stavu.
Jaké údaje BaseLinker předává?
BaseLinker odesílá do svého externího online účetního systému mj:
Údaje o zákaznících
Do externího online účetního systému se přenášejí přesně ty samé údaje, které jsou uvedeny na objednávkové kartě.
Datum platby
Pokud je v nastavení číselných řad vypnuta možnost data platby (v části Správce objednávek → Faktury → Nastavení → Datum platby sekci Datum platby se na faktuře nezobrazuje), ), BaseLinker tyto údaje neukládá a při odesílání faktury do externího systému se toto pole vynechá.
DPH
BaseLinker uvede na faktuře sazby DPH tak, jak jsou uvedeny na faktuře BaseLinkeru. Další informace naleznete v článku Sazba DPH na faktuře.
Aktualizace prodejních dokladů
Systém zpravidla předá fakturu pouze jednou. Další změny je třeba provádět přímo v externím účetním systému.
NIn Fakturownia a inFakt integrace existuje možnost ručně předat korekci (v sekci Správce objednávek → Faktury → Opravy → editace dané opravy.)
BaseLinker načítá faktury přímo z API daného účetního systému, proto by se veškeré změny provedené v externím systému měly projevit i na vytištěných fakturách a odkazech.