Die BaseLinker-Integration mit Google Drive ermöglicht es Ihnen, Kopien von Dokumenten (Rechnungen, Quittungen) und Bestellungen automatisch auf Ihrem Google-Laufwerk zu speichern, und zwar einmal pro Tag in der Nacht.
Wie integriert man Google Drive?
Die Integration muss im BaseLinker-Panel aktiviert werden. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:
1. Gehen Sie auf die Seite Registerkarte „Integrationen“ → Google Drive,
2. Wählen Sie die Google-Konto verbinden Schaltfläche,
3. Berechtigungen erteilen. Die Berechtigung zum Zugriff auf Ihr Google Drive ist einmalig, aber notwendig, damit unser System eine Kopie senden kann. Sie können Ihre Festplattenrechte jederzeit auf dieser Seite widerrufen (in diesem Fall können Sie keine Kopie erstellen).
Konfiguration
In den Integrationseinstellungen können Sie festlegen, welche Daten jeden Tag nachts gespeichert werden sollen:
- Bestellungen – im CSV-Format,
- Rechnungen – im PDF-Format (BaseLinker-Rechnungen werden, aus offensichtlichen Gründen, nicht mehr von externen Systemen gespeichert)
- Quittungen (nicht fiskalisch) – im PDF-Format.
Die Sicherung von Rechnungen und Belegen ist möglich, wenn Sie die Integration mit einem externen Buchhaltungssystem deaktiviert haben oder Rechnungen über API hochladen.
Öffnen Sie den Sicherungsdatenträger
Ein BaseLinker Backup-Ordner wird auf Google Drive erstellt, um die gespeicherten Daten anzuzeigen.
Das System erstellt eine Verzeichnisstruktur, die nach Jahren und Monaten gegliedert ist. Kataloge von Bestellungen, Rechnungen und Quittungen werden im Katalog für einen bestimmten Monat angezeigt. Bestelldaten, deren Status sich in den letzten 30 Tagen geändert hat, werden als CSV-Datei gespeichert. Rechnungen und Quittungen werden als PDF-Ausdruck gespeichert. Beim ersten Start lädt das System die Buchhaltungsunterlagen ab dem 1. des jeweiligen Monats herunter.
Der Name der Datei mit den Aufträgen enthält das Datum und die Uhrzeit – so dass Sie wissen, ab wann die Daten heruntergeladen wurden.
Bei Rechnungen und Quittungen hingegen enthält der Dateiname die Nummer der Rechnung oder Quittung (das Zeichen / wird in _ geändert).