Integrarea cu sistemele de contabilitate online permite transferul facturilor emise de BaseLinker către un anumit sistem de contabilitate online.
Mecanismul de integrare functioneaza in felul urmator:
- Sistemul BaseLinker genereaza facturi – manual sau cu actiuni automate – pe baza comenzilor selectate si in functie de setarile unei serii de numerotare date.
- BaseLinker trimite aceste facturi catre sistemul extern de contabilitate online si acolo sunt generate facturile corespunzatoare. Informatiile exacte trimise de sistem depind, printre altele, de setarile unei anumite serii de numerotare si de setarile modulului de integrare. In setarile unui anumit modul, poti alege, de asemenea, daca doresti sa trimiti facturile imediat in momentul emiterii sau in bulk, la exportul manual.
- BaseLinker recupereaza facturile generate in acest mod dintr-un sistem extern de contabilitate online prin intermediul API… Acest lucru iti permite sa trimiti clientilor facturi din SmartBill, Oblio, iFirma si alte integrari sau sa le imprimi cu integrarea directa a imprimantei.
- Gestionarea ulterioara a facturilor trebuie efectuata intr-un sistem extern, iar facturile emise anterior de BaseLinker trebuie ignorate.
Poti exporta facturi in orice moment:
- automat la momentul emiterii;
- in bulk, la exportul manual;
In plus, poti trimite aceste facturi clientilor din panoul BaseLinker – ca link sau atasament intr-un e-mail – si le poti imprima (in acelasi mod ca si facturile BaseLinker).
Integrarile includ doar transmiterea facturilor (si, in cazul integrarilor selectate – si a chitantelor). Ele nu permit o integrare completa – de exemplu, listarea produselor din depozitul sistemului de contabilitate.
Pe de alta parte, unele integrari ofera transferul numarului SKU al produsului, ceea ce permite reducerea inventarului in software-ul de contabilitate. Toate integrarile disponibile sunt disponibile in sectiunea Integrari → Adauga integrare → Contabilitate.
In prezent, sunt disponibile urmatoarele integrari:
Contul de conectare
Pentru a conecta un cont, urmeaza acesti pasi:
- In sistemul BaseLinker in sectiunea Integrari selecteaza butonul verde Adauga integrare.
- Selecteaza programul dorit in sectiunea Contabilitate.
- Pe butonul Integrare noua, introdu datele necesare. In functie de sistemul de contabilitate, integrarea necesita un username si o parola, un username si un token/cheie API sau doar cheia API.
- Selecteaza butonul „Salvare„.
Servicii furnizate in cadrul integrarii
Dupa ce ai conectat contul, nu uita sa il configurezi corespunzator. Fiecare sistem are propriile setari individuale. In tabelul de mai jos vei gasi informatii detaliate despre fiecare integrare.
| Denumire |
Chitante |
Corectii |
Serii de numerotare |
Plati |
Transfer SKU |
| SmartBill.ro |
Da |
Da |
Da |
Da |
Da |
| Fakturowo.pl |
Da |
Nu |
Nu |
Da |
Nu |
| Firmao.pl |
Da |
Nu |
Da |
Da |
Da |
| iFirma.pl |
Nu |
Nu |
Da |
Da |
Nu |
| inFakt.pl |
Nu |
Da |
Nu |
Da |
Nu |
| wFirma.pl |
Da |
Nu |
Da |
Da |
Da |
In Integrari in sectiunea Setari de integrare , vei vedea posibilitatile oferite de aceasta integrare.
Optiunile disponibile pentru un anumit modul sunt afisate in gri, iar cele active – in verde.
Aspectul modulului
Urmatoarele sectiuni sunt prezentate in setarile modulului de integrare cu programul de contabilitate:
- Export documente – aici poti exporta facturi (si in unele integrari si chitante) direct in programul de contabilitate. De asemenea, sistemul poate exporta automat documentele imediat ce acestea sunt create in BaseLinker.
- Configurare – in aceasta sectiune vei conecta contul si vei configura integrarea.
- Seriile de numerotare – daca folosesti mai multe serii de numerotare a facturilor, le poti lega aici sau poti alege optiunea „nu trece”.
- Tipuri de plata – poti atribui o plata corespunzatoare selectata in sistemul de contabilitate online pentru fiecare nume de plata.
Configuratie
Fiecare modul are propriile setari, dar urmatoarele campuri trebuie sa fie configurate pentru fiecare integrare:
- Numbering (Numerotare). Specifica daca sistemul trebuie sa utilizeze numere secventiale de factura din sistemul tau de contabilitate online sau din BaseLinker.
- Trece automat facturile. Sistemul poate trece facturile in mod automat, imediat ce sunt create, sau in bulk, atunci cand exporti manual.
- Afiseaza factura clientului (…) in loc de factura BaseLinker. Daca alegi aici optiunea”Yes” (Da), atunci factura din sistemul de contabilitate extern:
- va fi disponibila in atasamentele de e-mail si sub eticheta [invoice_link];
- va fi disponibila in cardul de comanda si va fi tiparita in locul facturii BaseLinker;
- BaseLinker va transmite o astfel de factura catre integrari externe de piata (eMAG, Amazon) in locul facturii BaseLinker, doar daca in sectiunea Integrari eMAG/Amazon → Comenzi o optiune Factura – expediere a fost activata.
In plus, ar trebui sa fie stabilite urmatoarele sectiuni:
- Conectarea seriei de numerotare (pentru integrarile selectate). Daca utilizezi mai multe serii de numerotare a facturilor, le poti asocia in mod corespunzator. Pentru fiecare dintre seriile de numerotare create in BaseLinker poti specifica seria de numerotare corespunzatoare din programul de contabilitate online. Daca nu setezi legatura, facturile vor fi adaugate la seria de numerotare implicita din programul tau.
- Legatura cu tipul de plata. Poti, de asemenea, sa atribui fiecare tip de plata care apare in comenzi unui tip de plata din programul de contabilitate.
Stoc si SKU
Atunci cand se transfera documente catre programele de contabilitate SmartBill.ro, Firmao.pl si wFirma.pl, BaseLinker poate transfera numarul SKU, permitand programului de contabilitate sa modifice cantitatile din depozit. Cu toate acestea, nu este o integrare bidirectionala (nu este posibila, de exemplu, listarea produselor din depozitul unui astfel de program etc.).
Aceasta optiune poate fi activata in setarile modulului. In sectiunea Integrari → SmartBill.ro / Firmao.pl / wFirma.pl → Setari vei gasi campul „Trimite produse SKU (…)”.
Nu uita faptul ca numarul SKU al produsului din comanda trebuie sa fie identic cu numarul SKU al produsului din sistemul de contabilitate selectat.
Numerele SKU din comanda:
- din Allegro si alte platforme de marketplace este aceeasi cu cea salvata impreuna cu produsul in depozit in momentul listarii ofertei pe baza acestuia sau in momentul asocierii ofertei la acest produs. Pentru mai multe informatii, citeste articolul Legarea ofertelor de produsele din depozit
- din magazin este preluata impreuna cu comanda din magazin
Oprire dupa esec
Daca emiti si trimiti facturi catre clienti utilizand actiuni automate, merita sa utilizezi urmatoarea ordine:
- Emiterea unei facturi – atunci cand se executa actiunea „Emite factura„, merita sa verifici optiunea „Stop after failure → Yes” (atunci, in cazul unei conexiuni incorecte cu sistemul de contabilitate extern, BaseLinker va intrerupe efectuarea pasilor urmatori);
- Change status (Schimbare status) – in etapa urmatoare, modifica statusul comenzii intr-un status separat (de exemplu, „Factura generata corect”);
- Send e-mail – si apoi creeaza o a doua actiune (separata) „Send e-mail” (cu o factura atasata generata intr-un sistem extern). Aceasta actiune ar trebui sa fie declansata de o schimbare de status.
Acest lucru garanteaza ca comenzile care nu au o factura generata in sistemul extern (din cauza unei erori de conectare) si care functioneaza pe baza unei facturi BaseLinker de baza vor ramane in starea lor initiala.
Ce date transmite BaseLinker?
BaseLinker trimite la sistemul tau extern de contabilitate online, printre altele:
- Date despre clienti – Exact aceleasi date ca cele de pe cardul de comanda sunt transferate catre sistemul extern de contabilitate online.
- Data platii – In cazul in care optiunea Data platii este dezactivata in setarile seriei de numerotare (in sectiunea Order Manager → Invoices → Settings → Payment date – Nu afisati data platii pe factura), este selectata, BaseLinker nu salveaza astfel de date si acest camp este omis la trimiterea facturii catre sistemul extern.
- TVA – BaseLinker furnizeaza cotele de TVA din factura, astfel cum sunt indicate pe factura BaseLinker. Pentru informatii suplimentare, citeste articolul Cota de TVA de pe factura.
Actualizarea documentelor de vanzare
De regula, sistemul transmite factura o singura data. Modificarile ulterioare trebuie efectuate direct in sistemul contabil extern.
In Fakturownia si inFakt exista posibilitatea de a trece manual corectia (in sectiunea Managerul comenzilor → Facturi → Corectii → editarea unei anumite corecturi)
BaseLinker recupereaza facturile direct din API-ul unui anumit sistem de contabilitate, prin urmare, orice modificare efectuata in sistemul extern ar trebui sa fie vizibila si pe facturile si legaturile tiparite.