Kiedy konkurencja zmaga się z problemami w realizacji zamówień, Ekogram znalazł sposób na podwojenie swojej wydajności bez dodatkowych rąk do pracy. Firma pakuje setki zamówień dziennie i nie popełnia żadnego błędu! Sekret ich sukcesu jest prostszy niż myślisz.
Wyzwania z realizacją zamówień w Ekogram.pl
Ekogram.pl to sklep internetowy, który specjalizuje się w sprzedaży ekologicznej żywności. Został założony z myślą o dostarczaniu klientom produktów wysokiej jakości, które pochodzą z certyfikowanych upraw ekologicznych. Najpopularniejszą kategorią w sklepie są masła orzechowe, które Ekogram sam produkuje w swoim zakładzie koło Krakowa. Firma kieruje swoją ofertę do osób świadomych, poszukujących zdrowej żywności, wyprodukowanej z organicznych surowców. Stawiają na zaufanie i budowanie społeczności wokół swoich produktów, promując zarówno zdrowy styl życia, jak i dbałość o środowisko.
Wraz z rosnącą popularnością, właściciel sklepu stanął przed wyzwaniem zwiększenia efektywności realizacji paczek oraz usprawnienia procesów logistycznych, które okazały się niewystarczające przy wzrastającej liczbie zamówień. Postanowił wprowadzić BaseLinkera, decyzja była podjęta na podstawie rekomendacji znajomego. Wcześniej firma korzystała jedynie z programu magazynowego Subiekt GT oraz prostej wtyczki importującej zamówienia i synchronizującej stany magazynowe.
Sklep internetowy borykał się z kilkoma trudnościami, dlatego wspólnie z Ekogramem zaplanowaliśmy i przeprowadziliśmy wdrożenie BaseLinkera w sposób umożliwiający rozwiązanie tych problemów:
- Ograniczona skalowalność: Rosnąca popularność sklepu stwarzała wyzwania w zakresie obsługi zwiększonej liczby zamówień. To ograniczenie skalowalności biznesu prowadziło do opóźnień w realizacji zamówień i obniżenia satysfakcji klientów.
- Błędy w kompletacji zamówień: Właściciel podkreśla, że ręczne procesy kompletacji zamówień były podatne na zwiększone ryzyko pomyłek, co prowadziło do wzrostu liczby reklamacji, generowało dodatkowe koszty oraz wpływało negatywnie na reputację sklepu.
- Trudności z monitorowaniem dostaw: Brak efektywnego systemu do monitorowania statusu zamówień utrudniał komunikację z klientami oraz kurierami. Skutkiem były niejasności co do terminów dostaw oraz brak możliwości szybkiej reakcji na ewentualne problemy.
Proces wdrożenia BaseLinkera
Kluczowym aspektem było dostosowanie funkcjonalności BaseLinkera do specyficznych wymagań sklepu Ekogram.pl. Przed rozpoczęciem prac nasz zespół wdrożeniowy przeanalizował potrzeby i wyzwania właściciela sklepu, dobierając odpowiednie rozwiązania, które wesprą cele oraz strategię firmy. W taki sposób zaimplementowany system będzie elastycznie dostosowany do zmieniających się potrzeb biznesowych.
Na podstawie wyników analizy, skonfigurowaliśmy funkcjonalności BaseLinkera tak, aby odpowiadały specyfice sklepu. Jednym z głównych aspektów wdrożenia było wprowadzenie Asystenta Pakowania wraz z kolektorami kodów kreskowych, których użycie pozwoliło na precyzyjne i szybkie kompletowanie zamówień oraz redukcję pomyłek dzięki komunikatom wizualnym i dźwiękowym.
Skonfigurowaliśmy również kilkadziesiąt scenariuszy automatyzacji, umożliwiających jak najszybsze przygotowywanie paczek do wysyłki. Dzięki poprawnie ustawionym akcjom automatycznym Ekogram zaoszczędził godziny na drukowaniu listów przewozowych, zamawianiu kurierów czy wysyłaniu potwierdzeń do klientów. Dostosowanie automatyzacji do profilu działalności sklepu pozwoliło na szybszą i bardziej efektywną pracę.
Dzięki BaseLinkerowi internetowy sklep ze zdrową żywnością zyskał możliwość dokładniejszego śledzenia zamówień. Tracking przesyłki odbywa się bezpośrednio na stronie zamówienia. Gdy paczka zmieni status na “W drodze”, system sam wyśle odpowiednie powiadomienie do klienta.
System zintegrowaliśmy z istniejącą infrastrukturą sklepu, co zapewniło płynne przejście i minimalizację przestojów. Ponadto zespół Ekogram przeszedł szkolenie z obsługi nowego systemu. Szczególny nacisk położyliśmy na przekazanie wiedzy pracownikom odpowiedzialnym za logistykę i realizację zamówień.
BaseLinker jako klucz do efektywności i redukcji błędów
Po roku od wdrożenia właściciel Ekogram stwierdza, że BaseLinker przyczynił się do odczuwalnego wzrostu efektywności operacyjnej, poprawy jakości obsługi klienta oraz rozszerzenia możliwości biznesowych.
Zwiększenie wydajności
Dzięki automatyzacji i lepszej organizacji pracy, sklep jest w stanie realizować 2 razy więcej zamówień każdego dnia bez dodatkowego zatrudnienia.
Redukcja błędów i reklamacji
Asystent Pakowania i system skanowania produktów znacznie zminimalizował błędy w kompletowaniu zamówień, co przełożyło się na redukcję reklamacji i oszczędności.
Usprawnienie monitoringu dostaw
Możliwość lepszego śledzenia paczek w trakcie dostawy zwiększyła efektywność obsługi klienta.
Wdrożenie BaseLinkera w Ekogram było odpowiedzią na konkretne wyzwania operacyjne i logistyczne. Implementacja narzędzia miała za zadanie nie tylko rozwiązać istniejące problemy, ale również wspierać dalszy rozwój i skalowanie działalności – cele te udało się zrealizować, co potwierdza zespół Ekogram.
