Zwroty są nieodłącznym elementem prowadzenia biznesu e-commerce. W branżach takich jak moda, liczba zwrotów potrafi sięgać nawet 30–50% wysłanych paczek, co oznacza setki produktów do przyjęcia, posortowania i rozlokowania na magazynach. A zarządzanie całym procesem staje się czasochłonne i kosztowne. W odpowiedzi na te potrzeby powstał Asystent Zwrotów – narzędzie, które umożliwia sprawne zarządzanie paczkami wracającymi od klientów.
Dlaczego Asystent Zwrotów jest potrzebny?
Obsługa zwrotów to proces, który w dużych firmach wymaga dedykowanych stanowisk i pełnoetatowych pracowników. Wykonywany bez wsparcia odpowiednich narzędzi, nie tylko zajmuje zbyt dużo czasu, ale jest również podatny na błędy.
Asystent Zwrotów został stworzony z myślą o magazynierach, których zadaniem jest fizyczne przyjmowanie i weryfikowanie zwróconych produktów. Dzięki nowej funkcji można zautomatyzować proces przyjmowania i obsługi zwrotów zamówień, skrócić czas potrzebny na ich przyjęcie oraz odciążyć pracowników, którzy będą mogli się skupić na działaniach kreatywnych oraz. Niezależnie od tego, ile paczek dziennie wraca na Twój magazyn – 5, 50, czy 500 – Asystent Zwrotów pozwala na ich szybkie i dokładne przetwarzanie.
Kluczowe funkcje Asystenta Zwrotów
Asystent Zwrotów obejmuje szereg funkcji ułatwiających proces przyjęcia zwrotów i przystosowania zwróconych produktów do ponownej sprzedaży lub usunięcia ich ze stanów magazynowych.
Wybór magazynu docelowego
BaseLinker wspiera różnorodność magazynów fizycznych i wirtualnych, co pozwala na przypisanie zwrotu do odpowiedniego magazynu w zależności od statusu. Na przykład, produkty gotowe do sprzedaży mogą trafić do głównego magazynu, produkty uszkodzone – do magazynu na odpady, a te wymagające naprawy – do magazynu przeznaczonego na produkty do naprawy. Umożliwia to zoptymalizowanie przestrzeni i procesów w magazynie, eliminując chaos oraz pomyłki.
Automatyczne dopasowanie zwrotu do zamówienia
Dzięki wykorzystaniu kodów kreskowych oraz numerów nadania, pracownik skanuje paczkę zwrotną, a system automatycznie dopasowuje ją do odpowiedniego zamówienia. Dzięki temu, od razu po zeskanowaniu paczki, widzisz status i szczegóły zwrotu, takie jak produkty, statusy pozycji zwrotu, czy przypisane magazyny.
Chcesz wiedzieć więcej o obsłudze zwrotów zamówień, wymianie towarów i naprawach w BaseLinkerze? Sprawdź artykuł o naszym systemie RMA.
Zarządzanie statusami pozycji zwrotu
Każda pozycja zwrotu w BaseLinkerze ma zdefiniowany status, dzięki temu wiesz, czy produkt może wrócić do sprzedaży, czy też wymaga dodatkowych działań, takich jak naprawa lub utylizacja. Statusy te można dowolnie dostosować do specyficznych potrzeb Twojej firmy, co pozwala na szczegółowe zarządzanie stanem produktów w zależności od ich kondycji. Domyślnie w systemie znajdziesz status:
- Zaakceptowany – produkty w dobrym stanie, gotowe do ponownej sprzedaży.
- Uszkodzony – produkty, które nie wracają do magazynu, ponieważ są uszkodzone i należy je zutylizować.
- Naprawa – towary wymagające naprawy przed ponownym wprowadzeniem na rynek.
Podział zwrotu na pozycje produktowe
Wyobraź sobie, że klient zamówił od Ciebie dwie pary rękawic ogrodowych. Zwrócił obie, ale widzisz, że jedna z nich jest uszkodzona, a druga nadaje się do ponownej sprzedaży. W naszym asystencie rozdzielisz ten produkt na dwie osobne pozycje – jedną przyjmiesz ponownie na magazyn, a drugą oznaczysz do naprawy. Funkcja ta ułatwia zarządzanie stanami magazynowymi i umożliwia precyzyjne określenie, które produkty można ponownie wprowadzić do obrotu, a które wymagają dodatkowej uwagi.
Powiązanie z automatycznymi akcjami
Akcje wykonane w Asystencie Zwrotów mogą uruchomić odpowiednią automatyzację, taką jak wysłanie e-maila do klienta czy stworzenie korekty do faktury. Dzięki temu możesz automatyczne poinformować kupującego o statusie zwrotu, co buduje zaufanie do marki i zwiększa zadowolenie z obsługi. Klienci doceniają przejrzystość i profesjonalizm, zwłaszcza w trudniejszych sytuacjach związanych ze zwrotem towaru.
Dokumentacja fotograficzna zwrotów
Asystent Zwrotów umożliwia dokumentowanie każdej zwróconej paczki za pomocą zdjęcia, które możesz automatycznie wkleić do określonych szablonów e-mail. Fotografia zwrotu stanowi potwierdzenie dla klienta, co znajdowało się w paczce i w jakim stanie dotarł zwracany produkt. Jest to także pomocne w przypadku spornych sytuacji.
Zobacz, jak uruchomić Asystenta Zwrotów w naszej Bazie Wiedzy.
Korzyści z wprowadzenia Asystenta Zwrotów
Nowa funkcjonalność niesie za sobą liczne korzyści, które mają znaczący wpływ na efektywność operacją Twojego e-commerce. Oto najważniejsze z nich:
- Oszczędność czasu – pracownik magazynu skanuje paczkę, a system automatycznie pokazuje, co powinno znajdować się w środku. To eliminuje potrzebę ręcznego przeszukiwania danych i przyspiesza cały proces.
- Redukcja błędów – weryfikacja zawartości paczki odbywa się na podstawie danych zapisanych w systemie, co minimalizuje ryzyko błędów przy przyjmowaniu zwrotów
- Poprawa organizacji pracy w magazynie – dzięki nowej funkcji możliwe jest przypisanie zwróconych produktów do odpowiednich lokalizacji magazynowych, takich jak strefa napraw, co porządkuje pracę i ułatwia dalszą obsługę zwróconego towaru. Pracownicy mają przejrzyste wytyczne, a zarządzanie zwrotami jest bardziej uporządkowane.
- Wzrost satysfakcji klientów – Jednym z kluczowych elementów zarządzania zwrotami jest szybka i efektywna komunikacja z klientami. Każde przyjęcie zwrotu może wywoływać automatyzację, która bez Twojej ingerencji wyśle odpowiednie powiadomienie do kupującego.
- Redukcja kosztów operacyjnych – Asystent Zwrotów automatyzuje procesy, które wcześniej wymagały uwagi wielu pracowników. Dzięki temu firma może zredukować liczbę osób zajmujących się przyjmowaniem zwrotów lub oddelegować ich do innych zadań.
- Utrzymanie wysokiego ratingu sprzedawcy – terminowe rozpatrywanie zwrotów ma bezpośredni wpływ na scoring sprzedawcy na platformach marketplace. Dzięki automatyzacji procesu i szybszej obsłudze zwrotów, unikniesz obniżenia oceny swojego konta, co mogłoby negatywnie wpłynąć na widoczność i sprzedaż Twoich produktów.
Nowy standard w obsłudze zwrotów
Asystent Zwrotów w BaseLinkerze to narzędzie, które stanowi kompleksowe wsparcie dla firm obsługujących zwroty produktów, niezależnie od skali ich działalności. W przypadku mniejszych sprzedawców, którzy otrzymują jedynie kilka zwrotów dziennie, system zapewnia uporządkowanie procesu zwrotów i eliminuje potrzebę dodatkowych narzędzi do dokumentowania każdej paczki. W dużych firmach o wysokim współczynniku zwrotów narzędzie pozwala na efektywne skalowanie procesów – duże magazyny często zatrudniają wielu pracowników, którzy zajmują się zwrotami, a Asystent może zmniejszyć ich obciążenie, umożliwiając przyjęcie większej liczby paczek w krótszym czasie.
