Firma KG Net, istniejąca na rynku od ponad dekady, działa na polu hurtowej dystrybucji nowoczesnej armatury grzewczej i szerokiej gamy części zamiennych. Ich oferta obejmuje zaawansowane urządzenia grzewcze oraz kompletny osprzęt, co umożliwia klientom realizację projektów od renowacji po nowe instalacje. Dzięki temu, zarówno firmy instalacyjne, sklepy, jak i serwisanci znajdą w KG NET niezawodnego partnera do zaopatrzenia w produkty niezbędne do wykonania zarówno ogrzewania podłogowego czy grzejnikowego, jak i kanalizacji wewnętrznej, zewnętrznej oraz gazu.
Wraz z rosnącą popularnością hurtownia zdecydowała się na ekspansję zagraniczną. Obecnie prowadzi sprzedaż w Polsce oraz całej Europie za pośrednictwem Allegro i eBay.
Mimo 4-letniego doświadczenia w korzystaniu z systemu BaseLinker, właściciel sklepu stanął przed wyzwaniem przyspieszenia i zwiększenia efektywności realizacji zamówień oraz usprawnienia procesów księgowych, które okazały się niewystarczające przy wzrastającej liczbie zamówień. Dlatego firma KG Net zdecydowała się na profesjonalną pomoc przy ułożeniu efektywnego workflow w postaci oficjalnego wdrożenia BaseLinker.
Wyzwania z realizacją zamówień w KG Net
Sklep internetowy borykał się z kilkoma trudnościami, dlatego wdrożenie BaseLinker zostało zaplanowane i przeprowadzone w sposób umożliwiający rozwiązanie tych problemów:
- Zbyt wolna realizacja zamówień: Rosnąca popularność sklepu stwarzała problemy w zakresie szybkiej obsługi zwiększonej liczby zamówień. To ograniczenie prowadziło do opóźnień w wysyłce paczek i obniżenia satysfakcji klientów.
- Trudności z automatyzacją księgowości: Wystawianie faktur czy paragonów było kolejnym problemem, który generował błędy i opóźnienia. KG Net potrzebowało zautomatyzować ten proces zarówno dla sprzedaży krajowej, jak i zagranicznej. Wyzwanie stanowiła również potrzeba zintegrowania nowego rozwiązania z istniejącym systemem ERP.
- Błędy ludzkie: Firmie zależało również na zmniejszeniu liczby błędów wynikających z “czynnika ludzkiego”. Zwiększone ryzyko pomyłek prowadziło do wzrostu liczby reklamacji, a co za tym idzie generowało dodatkowe koszty oraz wpływało negatywnie na reputację hurtowni.
Proces wdrożenia BaseLinkera
Kluczowym aspektem było dostosowanie funkcjonalności BaseLinkera do specyficznych wymagań hurtowni KG Net. Przed rozpoczęciem prac zespół wdrożeniowy przeanalizował potrzeby i wyzwania, dobierając odpowiednie rozwiązania, które wesprą cele oraz strategię firmy. W taki sposób skonfigurowany system będzie elastycznie dostosowany do zmieniających się potrzeb biznesowych.
Na podstawie wyników analizy, funkcjonalności BaseLinker zostały skonfigurowane tak, aby odpowiadały specyfice sklepu. Jednym z głównych aspektów wdrożenia było zoptymalizowanie procesu pakowania przy wykorzystaniu Asystenta Pakowania i Zbierania wraz z klawiaturą Button Base, których użycie pozwoliło na precyzyjne kompletowanie zamówień oraz redukcję pomyłek dzięki komunikatom wizualnym i dźwiękowym.
Specjalista z zespołu BaseLinker wdrożył również scenariusze automatyzacji dokumentów sprzedażowych, umożliwiających ich automatyczne generowanie bezpośrednio w zintegrowanym systemie ERP (Subiekt). Jednym z głównych problemów podczas rozszerzania działalności na nowe kraje są kwestie księgowe i podatkowe. BaseLinker umożliwił nie tylko wystawianie faktur dwujęzycznych z przewalutowaniem oraz językiem zgodnym z krajem dostawy, ale również pozwolił na ustawienie różnych serii numeracji oraz stawek VAT i VAT OSS. To z kolei znacznie upraszcza procesy księgowe i zmniejsza ryzyko błędów związanych z przestrzeganiem przepisów podatkowych. Dostosowanie automatyzacji do profilu działalności sklepu pozwoliło na szybszą i bardziej efektywną pracę.
Aplikacja została zintegrowana z istniejącą infrastrukturą sklepu, co zapewniło płynne przejście do nowego workflow i minimalizację przestojów.
Dzięki odpowiednio skonfigurowanemu systemowi oraz dobrze dobranemu sprzętowi, pozbyliśmy się „błędów ludzkich” i zyskaliśmy większą kontrolę nad realizowanymi zamówieniami. – mówi Łukasz Jakubus, właściciel marki KG Net.
BaseLinker jako klucz do efektywności i redukcji błędów
Po wdrożeniu właściciel KG NET jednoznacznie stwierdza, że profesjonalna konfiguracja BaseLinkera przyczyniła się do odczuwalnego wzrostu efektywności operacyjnej oraz rozszerzenia możliwości biznesowych.
- Dwukrotne przyspieszenie realizacji zamówień: Dzięki automatyzacji i lepszej organizacji pracy, proces pakowania przesyłek przebiega dwa razy szybciej niż przed wdrożeniem.
- Redukcja błędów i reklamacji: Usprawnienie procesów przy wykorzystaniu Asystenta Pakowania i systemu klawiszy całkowicie wyeliminowało pomyłki przy kompletowaniu zamówień, co przełożyło się na redukcję reklamacji oraz zwiększenie satysfakcji klientów.
- Oszczędności zasobów ludzkich: Zwiększona efektywność procesów operacyjnych pozwoliła na zwolnienie czasu pracy równoważnego dwóch pełnoetatowych pracowników, umożliwiając przekierowanie ich na inne zadania.
Wdrożenie BaseLinker w KG Net było odpowiedzią na konkretne wyzwania operacyjne i pokazuje, jak istotne jest optymalne ustawienie systemu dostosowane do indywidualnych potrzeb. Konfiguracja narzędzia miała za zadanie nie tylko rozwiązać istniejące problemy, ale również wspierać dalszy rozwój i skalowanie działalności.
Opinia klienta na temat wdrożenia
Pan Łukasz z BaseLinkera kompleksowo podszedł do całego projektu i na każdym etapie wspierał nas swoim doświadczeniem i pomógł stworzyć proces, który nie tylko przyspieszył codziennie zadania, ale również uwolnił fizycznie dwóch pełnoetatowych pracowników, dzięki czemu mogliśmy te zasoby zainwestować w inny obszar naszej działalności. W trakcie wdrożenia bardzo ceniliśmy sobie stały kontakt z jedną osobą, Pan Łukasz poprowadził całe wdrożenie od początku do końca, więc mieliśmy pewność, że żadna z kluczowych informacji dotycząca tworzenia nowego procesu nie została przez nikogo pominięta. Zaoszczędzony czas poprzez automatyzację procesów pozwolił nam rozwinąć sprzedaż i zwiększyć liczbę realizowanych zamówień.
Łukasz Jakubus, właściciel marki KG Net
