Czy kasa fiskalna jest potrzebna do prowadzenia legalnej sprzedaży przez Internet? Od grudnia 2017 roku niektórzy przedsiębiorcy prowadzący biznes e-commerce posiadają prawo do zwolnienia z posiadania kasy fiskalnej. Wówczas sprzedaż prowadzona jest z użyciem faktur na rzecz osób fizycznych. Tak dogodne warunki nie dotyczą jednak wszystkich właścicieli sklepów internetowych. Kto może prowadzić sklep internetowy bez kasy fiskalnej, a kto nie jest zwolniony z obowiązku jej posiadania? Jak sprzedawać przez Internet bez kasy fiskalnej?
Kiedy nie trzeba posiadać kasy fiskalnej?
Na mocy Rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 20 grudnia 2017 roku, niektóre sklepy internetowe mogą funkcjonować w pełni legalnie bez konieczności posiadania kasy fiskalnej. Wówczas sprzedaż wymaga wystawiania faktur na rzecz osób fizycznych. Sklepy online zwolnione z kasy fiskalnej to przedsiębiorstwa prowadzące sprzedaż wysyłkową. To nie jedyny warunek. Kto ma prawo do zwolnienia z kasy fiskalnej przy sprzedaży produktów w e-sklepie? Nie ma obowiązku rejestrowania transakcji na kasie fiskalnej, jeśli:
- prowadzimy sprzedaż wysyłką,
- sprzedajemy towary, które nie znajdują się na liście wykluczeń dotyczących możliwości sprzedaży bez kasy fiskalnej (lista wykluczeń podana jest w dalszej części artykułu),
- przyjmujemy całość zapłaty za sprzedany produkt na konto bankowe, a tytuł przelewu wskazuje na zakupiony asortyment.
W sieci występuje ponadto pewne zamieszanie dotyczące zapisu zawartego w Rozporządzeniu odnośnie limitu obrotu w roku poprzednim do kwoty 20 tys. zł (obejmującego wszystkie kwoty wpływające na konto z tytułu sprzedaży pomniejszone o podatek dochodowy). Po przekroczeniu takiej sumy należy posiadać kasę fiskalną i drukować paragony, ale dotyczy to WYŁĄCZNIE sprzedaży stacjonarnej. W przypadku prowadzenia biznesu wysyłkowego, możemy korzystać z prawa do braku rejestracji sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej nawet przy znacznie większych obrotach rocznie.
Kogo dotyczy obowiązek posiadania kasy fiskalnej przy sprzedaży internetowej?
Nie wszystkie sklepy internetowe kwalifikują się do niewystawiania paragonów. Dotyczy to sytuacji, gdy:
- udział produktów, które nie są objęte nakazem ewidencjonowania nie przekroczył 80% obrotu firmy,
- umożliwiamy klientowi odbiór osobisty zakupionych produktów (wówczas przestaje to być sprzedażą wysyłkową),
- oferujemy płatność gotówkową (np. w stacjonarnym punkcie odbioru),
- oferujemy towary objęte obowiązkiem wystawiania paragonów.
Oznacza to, że nawet jeśli wykluczymy formę odbioru osobistego czy płatności gotówkowe, kasa fiskalna może i tak być niezbędna, jeśli oferujemy towary wymagające ewidencji sprzedaży. To m.in.:
- części do silników i akcesoria do pojazdów silnikowych,
- sprzęt RTV,
- części do urządzeń do operowania dźwiękiem i obrazem, sprzęt fotograficzny, części do aparatów,
- nośniki danych (cyfrowe i analogowe),
- gaz płynny,
- produkty z metali szlachetnych,
- wyroby tytoniowe,
- alkohol,
- perfumy i wody toaletowe.
Kasa fiskalna a sposób płatności w sklepie internetowym
Zwolnienie z posiadania kasy fiskalnej przy sprzedaży internetowej jest obarczone kilkoma wymaganiami. Aby je spełnić, konieczne jest m.in. wprowadzenie przemyślanego systemu płatności, ponieważ może on mieć kluczowe znacznie dla obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej:
- Wysyłka pobraniowa – jeśli klient wybrał płatność za zakupy w Internecie przy odbiorze, to firma kurierska dokonuje zapłaty za zamówione towary w formie przelewu na konto sprzedawcy. Nie wyklucza to zatem możliwości biznesu e-commerce bez kasy fiskalnej – nie przeprowadzamy bowiem z klientem transakcji gotówkowej.
- Zapłata przez system płatniczy – dla sklepów internetowych dostępnych jest wiele systemów płatności bezgotówkowych, jak np. PayPal, PayU, Przelewy24, BLIK. Zastosowanie jednej z wymienionych form płatności pozwala sprzedającemu prowadzić działalność bez kasy fiskalnej (taka płatność jest bowiem realizowana tak samo, jak na rachunek bankowy).
- Płatność kartą – organy skarbowe uznają płatność kartą jako gotówkową, jednak jako sklep internetowy można oferować taką formę zapłaty, nie posiadając kasy fiskalnej. A to dlatego, że przy sprzedaży wysyłkowej nie dochodzi do fizycznego spotkania się kupującego ze sprzedającym (lub jego pracownikiem). Dotyczy to tylko sklepów internetowych, które korzystają z operatora płatności i nie proponują zapłaty przez fizyczny terminal płatniczy (płatność przy jego użyciu wymaga wystawienia paragonu).
Sprzedaż przez portale aukcyjne a kasa fiskalna
Osoby nieposiadające sklepu internetowego, a prowadzące swój biznes e-commerce na portalach aukcyjnych, również nie muszą w większości przypadków prowadzić rejestracji na kasie fiskalnej. Zasady w tej kwestii są identyczne. Aby sprzedawać na Allegro, Amazonie, eBay-u czy OLX, nie jest konieczne ewidencjonowanie transakcji przy pomocy kasy fiskalnej, o ile prowadzimy sprzedaż wysyłkową, oferujemy płatności bezgotówkowe oraz nie sprzedajemy towarów z listy wykluczeń określonej w Rozporządzeniu.
Faktura czy paragon? Co obowiązuje w sprzedaży przez Internet?
Przy sprzedaży przez Internet, która ma wyłącznie charakter wysyłkowy, jesteśmy zwolnieni z wystawiania paragonów. Jeśli prowadzimy sprzedaż także stacjonarnie, wówczas na kasie fiskalnej prowadzimy ewidencję tylko zakupów dokonanych stacjonarnie.
Przy sprzedaży wysyłkowej (co dotyczy większości sklepów online), zamiast paragonów wystawia się faktury na rzecz klientów indywidualnych. Sprzedawca, który jest zwolniony z posiadania kasy fiskalnej i sprzedaje swoje towary osobom fizycznym przez Internet w formie wysyłkowej, może więc wystawić fakturę, zamiast paragonu. Jeśli nie posiada danych nabywcy, może wygenerować dowód sprzedaży.
Co istotne, jeśli korzystamy ze zwolnienia z ewidencji na kasie fiskalnej, musimy udostępnić Urzędowi Skarbowemu nasz rachunek bankowy, aby w razie wątpliwości mógł on analizować wyciągi z konta. Zarówno paragon, jak i fakturę, sklep internetowy musi dostarczyć do klienta wraz z przesyłką (a przy wysyłce pobraniowej – drogą mailową po opłaceniu zakupu).
Co w przypadku międzynarodowej sprzedaży online?
Warto także poruszyć temat sprzedaży wysyłkowej za granicę, zwłaszcza w obliczu rosnącej popularności platform zakupowych typu eBay czy Amazon, które umożliwiają przedsiębiorcom łatwą ekspansję międzynarodową (cross-border). Okazuje się, że eksport towarów za granicę również może być prowadzony na preferencyjnych warunkach w kwestii ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej. Przedsiębiorca ma prawo zrezygnować z wystawiania paragonów na rzecz faktur, jeśli kwalifikuje się do warunków zwolnienia z posiadania kasy fiskalnej funkcjonujących dla sprzedaży w kraju. Sprzedaż zagraniczna nie różni się zatem niczym pod tym względem od sprzedaży na rynku lokalnym.
Podsumowanie
Posiadanie kasy fiskalnej dla większości sprzedawców internetowych nie jest wymagane, o ile ich biznes ma charakter wysyłkowy. Wyjątkami są sklepy, które oferują płatności gotówkowe lub sprzedają towary zawarte w wykluczeniach ze zwolnienia ewidencjonowania transakcji na kasie fiskalnej, określone w Rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 20 grudnia 2017 roku. Takie same zasady obowiązują zarówno sprzedających w kraju, jak i za granicą, a także przedsiębiorstwa oferujące towary poprzez własny sklep internetowy, jak i platformę aukcyjną. Firmy zwolnione z obowiązku posiadania kasy fiskalnej muszą dokumentować sprzedaż na rzecz osób fizycznych za pomocą faktury.
FAQ
Jakich produktów nie można sprzedawać bez kasy fiskalnej?
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 20 grudnia 2017 roku, bez kasy fiskalnej możemy sprzedawać produkty, które nie znajdują się w paragrafie 4. dokumentu (kasa fiskalna jest wymagana m.in. przy sprzedaży perfum, tytoniu i alkoholu, nośników danych, sprzętu fotograficznego, urządzeń RTV, pojazdów bez napędu, silników i części do pojazdów silnikowych, towarów z metali szlachetnych, gazu płynnego).
Czy każdy sklep internetowy musi mieć kasę fiskalną?
Sklepy internetowe nie muszą posiadać kasy fiskalnej, o ile prowadzą wyłącznie sprzedaż wysyłkową i oferują transakcje, które przebiegają bezgotówkowo (kwalifikują się do tego także wysyłki pobraniowe). Posiadanie kasy fiskalnej jest konieczne, jeśli oferujemy asortyment wykluczający zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania transakcji na kasie fiskalnej (określony w par. 4. Rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 20 grudnia 2017 roku).
Czy można sprzedawać przez Internet bez działalności gospodarczej?
Tak, nie trzeba prowadzić jednoosobowej działalności gospodarczej (lub spółki), aby działać w e-commerce. Sprzedaż można legalizować poprzez nierejestrowaną działalność. Miesięczne przychody ze sprzedaży bez własnej firmy nie mogą jednak przekroczyć 50% wynagrodzenia minimalnego (w 2022 roku jest to kwota 1505 zł miesięcznie – po jej przekroczeniu jesteśmy zobowiązani do rejestrowania działalności gospodarczej).
