Automatyczne akcje – wprowadzenie

Czynności standardowo wykonywane przez sprzedawcę ręcznie mogą być zastąpione automatycznymi akcjami. Zamiast wysyłać maile, zmieniać statusy, wystawiać paragony i faktury, generować etykiety, czy drukować dokumenty na drukarkach, będziesz mógł zająć się czymś innym 🙂 Stworzyliśmy narzędzie, dzięki któremu możesz skonfigurować system tak, by obsługując zamówienie móc ograniczyć się wyłącznie do spakowania paczki!

 

 

Mówiąc o automatycznych akcjach w BaseLinkerze, konieczne jest zapoznanie się z trzema podstawowymi hasłami: zdarzenia, warunki, akcje.

Zdarzenia

Zdarzenia to określone sytuacje (jak pobranie zamówienia), dla których możesz ustawić akcje do wykonania. Możemy rozróżnić zdarzenia własne oraz zdarzenia systemowe. Przykładami zdarzeń mogą być: pobranie zamówienia ze sklepu, opłacenie zamówienia, otrzymanie formularza opcji dostawy, zmiana statusu, wystawienie faktury/paragonu, utworzenie przesyłki, zmiana statusu przesyłki u kuriera i wiele, wiele innych…

Warunki

Do zdarzeń możesz dodać szczegółowe warunki, które określą czy automatyczna akcja ma zostać wywołana dla danego zamówienia. Na przykład: „po otrzymaniu wpłaty wykonaj akcje, jednak tylko pod warunkiem, że zamówienie pochodzi z eBay, jednym z produktów jest iPhone i adres dostawy znajduje się w Niemczech”. Warunków do wyboru jest kilkadziesiąt, co daje niemal nieograniczone możliwości w kreowaniu własnych automatycznych akcji.

Akcje

System może samodzielnie zmieniać status zamówienia, wysyłać klientom wiadomości e-mail i SMS, nadawać paczki u wybranego przewoźnika, czy też drukować dokumenty na wybranych przez Ciebie drukarkach (fakturę, paragon, etykietę nadawczą, czy inne, własne wydruki). Może też zrobić wszystkie te rzeczy na raz 🙂 To są właśnie akcje.

 

 



Jak stworzyć automatyczną akcję?

  1. Wybierz zdarzenie (zdarzenie systemowe lub zdarzenie własne)
  2. Dodaj warunki (opcjonalnie).
  3. Wybierz akcje (dostępnych jest kilkanaście typów akcji np. zmień status, wyślij e-mail itp.)
  4. Gotowe!

automatyczne akcje

 

Każda akcja ma swój unikalny numer, który wyświetli się w lewym dolnym rogu 🙂

 

Zasady tworzenia akcji

  • Możliwe jest wykonanie dowolnej liczby akcji dla jednego zdarzenia – z dowolną liczbą warunków,

  • Dla każdego zdarzenia możesz stworzyć także całkiem osobne akcje, różniące się warunkami,
  • Możliwe jest stworzenie grup akcji,
  • Akcje nie działają wstecz,
  • Akcje dla zdarzenia w statusie od X dni są wykonywane codziennie około godziny 20. Można wpisać tu wartości ułamkowe, jednak system wywoływany jest raz dziennie.
  • Historia automatycznych akcji, a także podgląd na żywo z aktualnie wykonywanych akcji dostępne są na karcie zamówienia.

Przerwij po błędzie

Opcja 'Przerwij po błędzie' pozwala przerwać wykonywanie pozostałych akcji, jeżeli dana akcja zakończy się niepowodzeniem. Warto skorzystać z tej funkcjonalności, np. przy wysyłaniu wiadomości e-mail wraz z fakturą.

 

ID akcji 

BaseLinker nadaje każdej akcji indywidualny numer. Jest on widoczny w lewym dolnym rogu.

 

 

Wizualizacja

Dodaną automatyczną akcję możesz obejrzeć w formie graficznej, klikając przycisk „Wizualizacja” po prawej stronie automatycznej akcji. Jeśli jedna z dodanych akcji jest jednocześnie zdarzeniem, wywołującym inne, dodane wcześniej akcje – kolejne akcje pojawią się także na wykresie.

automatyczne akcje - wizualizacjs


Grupy akcji

By zachować ład w swoich automatycznych akcjach, możesz podzielić je na grupy.

 

Dodaj własne grupy w zakładce „Grupy akcji”, by podczas tworzenia/edycji akcji móc wybrać, do której grupy ma należeć dana akcja. Zdefiniowanie grup znacznie ułatwia zarządzanie swoimi automatycznymi akcjami – szczególnie w przypadku większej ilości dodanych akcji. Pozwalają one zarówno na filtrowanie jak i sortowanie zdefiniowanych akcji podczas ich wyświetlania.

 

Kolejność wywoływanych akcji

Każda akcja jest traktowana oddzielnie względem warunków innych aukcji automatycznych. Przypisanie akcji do danej grupy nie modyfikuje działania tej akcji.

 

Kolejność wykonywania akcji jest zgodna z listą akcji. Im wyżej na liście jest akcja, tym bardziej priorytetowo zostanie wywołania.

 

W szczególności – jeżeli grupa A znajduje się nad grupą B, to akcje z grupy A wywołane zostaną szybciej, niż akcje z grupy B.

 

 

FAQ

Czy na 2 różnych kontach BaseLinker można ustawić identyczny kod kreskowy w zdarzeniach własnych?

Niestety kod kreskowy generowany jest na podstawie zdarzenia własnego danego konta, który nie powtarza się na innych kontach.

Dlaczego w e-mailu z podziękowaniami za zakup na allegro/eBay pojawia się tylko jeden przedmiot, skoro klient kupił kilka?

W przypadku serwisów aukcyjnych Allegro oraz eBay nie należy używać zdarzenia „pobrano zamówienie”, ani „zamówienie trafiło do statusu: nowe”. Zamiast tego należy użyć zdarzenia „pobrano formularz opcji dostawy”. Zamówienia od razu po pobraniu z Allegro/eBay nie zawierają jeszcze kompletu produktów i danych, które klient określa później w formularzu dostawy.

Wydaje mi się, że automatyczne wiadomości do klientów nie wysyłają się. Dlaczego?

  • By sprawdzić, czy wiadomości wysyłają się, przejdź do karty zamówienia i przejrzyj historię wiadomości na dole strony.
  • Jeśli wiadomości nie wysyłają się, sprawdź, czy dane do Twojej skrzynki pocztowej są aktualne. Przejdź do działu Manager zamówień > Szablony e-mail > Konta e-mail, otwórz okno edycji i kliknij „zapisz”. Jeśli pojawi się jakiś błąd – popraw dane.
  • Jeśli dane są poprawne, dodaj zgłoszenie w dziale Pomoc i kontakt w Panelu Sprzedawcy.

 

Jak stworzyć automatyczną akcję?

Wykonaj następujące kroki:

  1. Wybierz zdarzenie (zdarzenie systemowe lub zdarzenie własne)
  2. Dodaj warunki (opcjonalnie).
  3. Wybierz akcje (dostępnych jest kilkanaście typów akcji np. zmień status, wyślij e-mail itp.)
  4. Gotowe!

 

automatyczne akcje