Istnieją trzy główne sposoby płatności za zamówione produkty – płatność online, przelew tradycyjny oraz płatność za pobraniem. Płatność on-line jest księgowana automatycznie, takie zamówienie zostaje oznaczone jako opłacone, a informacja ta jest następnie pobierana do systemu BaseLinker. Natomiast jeżeli klient wybrał płatność przelewem tradycyjnym lub za pobraniem – sprzedawca musi samodzielnie taką wpłatę zaksięgować.
Takie rozwiązanie to między innymi:
- oszczędność czasu. Ręczne księgowanie przelewów może być wyjątkowo czasochłonne. Niektórzy sprzedawcy są zmuszeni analizować każdą wpłatę na konto osobno i dopasowywać ją do konkretnego zamówienia w systemie, a wraz ze wzrostem obrotów – tworzyć odrębne konta i przydzielać do ich obsługi nowych pracowników;
- dodatkowa kontrola rzeczywistych wpłat na konto. Import przelewów i pobrań ułatwia wyłapanie ewentualnych błędów po stronie przewoźnika.
Format importu
Do zaimportowania przelewów i pobrań możesz skorzystać z jednego z istniejących formatów lub utworzyć nowy. Każdy zdefiniowany format możesz skopiować, edytować i usunąć.
Aby stworzyć nowy format, naciśnij przycisk +Dodaj format i uzupełnij poniższe dane:
- Nazwa importu – dowolna nazwa wyświetlana w panelu;
- Opis;
- Separator kolumn;
- Kolumna – tytuł – numery kolumn zawierających tytuł przelewu (oddzielone przecinkami);
- Dopasuj po:
- ID zamówienia – numer zamówienia w BaseLinkerze,
- ID zamówienia w sklepie,
- Numer transakcji;
- Kolumna – kwota – numer kolumny zawierającej kwotę przelewu.
Dodatkowo, po zaznaczeniu opcji Wyświetl zaawansowane opcje importu, możesz ustawić:
- Kolumna – Numer przesyłki – numer kolumny zawierającej numer przesyłki;
- Pomijanie wierszy;
- Ucinanie początku tytułu;
- Odwrócenie kwoty.
Przycisk +Importuj format umożliwia dodanie do systemu formatu ustawień dla najpopularniejszych banków oraz kurierów. Pamiętaj jednak, aby przed wykonaniem takiego importu sprawdzić, czy na pewno ustawienia są zgodne z zawartością Twojego pliku. W każdej chwili możesz je zmodyfikować.
Format pliku
Aby plik został poprawnie odczytany, muszą zostać spełnione następujące warunki:
- plik musi zawierać numer ID zamówienia z BaseLinkera/sklepu/numer transakcji. Numer oferty z marketplace'u nie będzie rozpoznawany (podobnie jak np. dane kupującego), ponieważ nie opisuje jednoznacznie zamówienia;
- numer zamówienia ze sklepu musi mieć co najmniej 4 znaki. Dzięki temu założeniu system może zignorować przypadkowe liczby w tytułach, które nie są numerami zamówień. Czasem może być niezbędna zmiana numeracji zamówień w sklepie, np. dodanie do każdego numeru 1000. W takim wypadku numer np. 340 zostanie zastąpiony przez numer 1340, który powinien już zostać poprawnie zidentyfikowany przez system;
- przy imporcie przelewów obsługiwany jest format CSV. Jeżeli plik został dostarczony w formacie XLS, można go samodzielnie przekonwertować do formatu CSV. W tym celu należy otworzyć taki plik w MS Excel, a następnie wybrać Zapisz jako i zapisać w formacie CSV (z przecinkami – comma delimited). Poza tym plik powinien zostać w takim formacie, jaki otrzymano od kuriera.
Import przelewów
Jeżeli klient zdecydował się opłacić zamówienie przelewem tradycyjnym, musi w tytule tego przelewu podać numer, po którym chcesz dopasowywać przelewy (numer zamówienia w BaseLinkerze, w sklepie lub ID transakcji). W związku z tym warto stworzyć automatyczną akcję wysyłającą do klienta wiadomość e-mail z informacją, jaki numer należy podać w tytule przelewu. Dzięki temu znajdzie się on również w pliku zawierającym listę przelewów i po zaimportowaniu tego pliku pozwoli na automatyczne oznaczenie zamówienia jako opłacone.
Aby dokonać importu, przejdź do działu Zamówienia → Import przelewów i wykonaj następujące kroki:
-
- Wybierz Bank (utworzony wcześniej format importu).
- Zaimportuj Plik z listą przelewów. Upewnij się, że plik zapisany jest w formacie CSV.
- W przypadku poprawnego importu, system BaseLinker automatycznie zmieni status płatności dla wybranych zamówień na Opłacone.
- Gdy import przelewów poprawnie wykryje wpłatę dla zamówienia, to płatność dla tego zamówienia zostanie ustawiona w systemie zgodnie z odczytaną wartością.
- Jeżeli zamówienie zostanie oznaczone jako zapłacone, to ponowne wczytanie wpłaty, nawet z innego banku, nic nie zmieni.
- Jeśli kwota się nie zgadza, informacja o tym wyświetli się przy imporcie przelewów. Przy niezgodnej wpłacie, zamówienia trzeba będzie oznaczyć jako opłacone samodzielnie. W szczególności należy zwrócić uwagę na to, iż import przelewów nie sumuje wpłat przy kolejnych importach dla tego samego pliku, tylko ustawia dla zamówienia wartość podaną w pliku.
- Zamówienia znajdujące się w archiwum nie zostaną rozpoznane podczas importu przelewów.
Import pobrań
W przypadku płatności za pobraniem numer zamówienia w BaseLinkerze/sklepie/ID transakcji musi zostać umieszczone na liście przewozowym. W tym celu należy odpowiednio skonfigurować wybraną wtyczkę kurierską.
Ustawienia wtyczki różnią się w zależności od przewoźnika. Numer ten może być przekazywany w polu Numer referencyjny, Numer MPK, Uwagi do paczki itp. Dla przykładu: numer na etykiecie kuriera InPost można ustawić w ustawieniach integracji z InPost, w sekcji Ustawienia domyślne przesyłki i wydruków → Opis zawartości → ID zamówienia.