Wyobraź sobie, że realizujesz 2000 zamówień dziennie w ponad 70 krajach. Teraz pomyśl, co się stanie, gdy Twój system do zarządzania sprzedażą przestanie nadążać za tym tempem rozwoju. Właśnie w takiej sytuacji znalazła się firma OstroVit. Jak poradzili sobie z lawiną zamówień, wysyłką za granicę i rosnącymi oczekiwaniami klientów? Z pomocą przyszedł zespół wdrożeniowy BaseLinkera.
Tło i wyzwania: Gdy skala działalności przerasta możliwości systemu
OstroVit specjalizuje się w produkcji szerokiej gamy suplementów, od odżywek białkowych po kompleksy witaminowe, zaspokajając potrzeby zarówno profesjonalnych sportowców, jak i osób dbających o zdrowie. Kluczem do sukcesu OstroVit jest połączenie najnowszych badań naukowych z rygorystycznymi standardami produkcji, co zaowocowało zaufaniem klientów w ponad 70 krajach na całym świecie.
Jest to firma, która swoją pozycję na rynku zawdzięcza nie tylko wysokiej jakości produktom, ale przede wszystkim sprawności operacyjnej. Jednak, wraz z rosnącą popularnością i ekspansją na nowe rynki, dotychczasowe rozwiązania zaczęły osiągać swoje limity. OstroVit realizuje dziennie od 1300 do 2000 zamówień detalicznych, nie licząc zamówień hurtowych. Ta imponująca skala operacji wymagała niezawodnego, elastycznego i niezwykle wydajnego systemu zarządzania sprzedażą. Dlatego do akcji wkroczyli nasi wdrożeniowcy.
Główne wyzwania, przed którymi stanęła firma, obejmowały:
- Integrację różnych kanałów sprzedaży (marketplace, sklepy internetowe)
- Optymalizację procesów magazynowych
- Przyspieszenie realizacji zamówień
- Automatyzację procesów, w tym obsługi klienta
Proces wdrożenia: Precyzja, bezpieczeństwo i elastyczność
Eksperci z zespołu wdrożeniowego BaseLinkera przygotowali konto dla firmy OstroVit zgodnie z ustalonymi założeniami, bazując na doświadczeniu i najlepszych praktykach, a jednocześnie uwzględniając specyficzne potrzeby klienta oraz przyszłe wyzwania. Współpraca z Bartoszem Konopką (E-commerce Managerem w OstroVit) była kluczowa w tym procesie, pozwalając na idealne połączenie naszej wiedzy z głębokim zrozumieniem specyfiki firmy.
Krytycznym elementem wdrożenia była etapowa migracja danych i procesów. W przypadku firmy o takiej skali działalności jak OstroVit nawet najmniejsze zakłócenie w codziennych operacjach mogło doprowadzić do poważnych strat. Dlatego też przyjęliśmy strategię stopniowej, kontrolowanej migracji. Każdy etap był starannie monitorowany, aby zapewnić, że realizacja zamówień, proces pakowania i księgowania przebiegają bez zakłóceń. To podejście okazało się kluczowe dla zachowania ciągłości biznesowej i minimalizacji ryzyka.
Jak przebiegało wdrożenie w siedzibie OstroVit?
Proces rozpoczęliśmy od uruchomienia pobierania zamówień z Allegro, stopniowo zwiększając ich ilość w celu weryfikacji poprawności przepływu danych. Po potwierdzeniu stabilności wdrożeniowcy odłączyli poprzedni system odpowiedzialny za pobieranie i synchronizację zamówień. Na bieżąco monitorowaliśmy kompletność danych, reagując na ewentualne problemy.
Kolejnym kluczowym elementem wdrożenia było wykorzystanie połączenia z systemem Comarch Optima, zrealizowane przy wsparciu naszego autoryzowanego partnera ELTE-S.
Przeprowadziliśmy szczegółowy przegląd procedur magazynowych z kierownikiem magazynu, optymalizując proces pakowania z zewnętrznym systemem WMS klienta. Dodaliśmy również kolejne kanały sprzedaży (w tym sklepy internetowe). Szczególną uwagę poświęciliśmy potrzebom BOK – zidentyfikowaliśmy wyzwania i zaproponowaliśmy możliwości automatyzacji. Proces wdrożenia zakończył się omówieniem planów rozwoju klienta na innych marketplace’ach.
Przez cały czas trwania wdrożenia byliśmy obecni na miejscu i nie tylko zapewniliśmy natychmiastowe wsparcie, ale też na bieżąco wprowadzaliśmy potrzebne modyfikacje, tym samym gwarantując płynne przejście na nowy system.
Kluczowe usprawnienia: Kiedy sekundy przekładają się na godziny
Wdrożenie BaseLinkera przyniosło szereg ulepszeń, które radykalnie usprawniły codzienną pracę w OstroVicie. Jednym z nich było drastyczne przyspieszenie procesu pakowania. Dzięki wprowadzeniu mechaniki nadawania przesyłek na podstawie definiowania gabarytu paczki, czas generowania etykiet został skrócony z 15 do zaledwie 4 sekund. W skali 2000 zamówień dziennie pozwoliło to zaoszczędzić ponad 6 godzin pracy. Skutkiem było zwiększenie efektywności operacyjnej oraz szybsza realizacja zamówień, co bezpośrednio wpłynęło na satysfakcję klientów.
Kolejnym kluczowym obszarem usprawnień była kompleksowa automatyzacja procesów.
- Wdrożyliśmy automatyczne wychwytywanie anulowanych zamówień, co pozwoliło na natychmiastowe reagowanie i optymalne wykorzystanie zasobów magazynowych.
- Zautomatyzowaliśmy procesy drukowania dokumentów, wysyłki faktur oraz aktualizacji statusów zamówień.
Szczególną uwagę poświęciliśmy również optymalizacji sprzedaży zagranicznej. W rekordowo krótkim czasie nasi developerzy napisali i wdrożyli skrypt, który rozwiązał długotrwały problem z kodami pocztowymi dla Litwy i Łotwy – zadanie, z którym poprzedni dostawca nie mógł sobie poradzić przez dwa lata. Dodatkowo, stworzyliśmy automat zmieniający kody pocztowe dla Irlandii, dostosowując je do specyficznych wymagań firmy kurierskiej DPD. Te z pozoru drobne zmiany miały ogromne znaczenie dla sprawności obsługi zamówień zagranicznych oraz redukcji błędów w adresowaniu przesyłek.
Dalszy rozwój i wsparcie: Partnerstwo na drodze do sukcesu
Po udanym wdrożeniu w siedzibie OstroVit dalsze wsparcie realizowane jest w ramach programu Enterprise. Firma otrzymuje nie tylko fachową pomoc w zakresie bieżącej optymalizacji procesów, ale także proaktywne rekomendacje dotyczące wdrażania nowych funkcjonalności. Zespół BaseLinkera regularnie analizuje działania firmy, sugerując innowacyjne rozwiązania, które mogą jeszcze bardziej usprawnić operacje i zwiększyć konkurencyjność.
Profesjonalne doradztwo w zakresie uruchamiania nowych kanałów sprzedażowych jest nieocenionym wsparciem dla strategii ekspansji OstroVit. Szczególnie cenna jest pomoc w rozwoju sprzedaży oparta na dogłębnej analizie wyników sprzedażowych, która pomaga firmie w identyfikacji najbardziej obiecujących możliwości rozwoju oraz podejmowaniu strategicznych decyzji opartych na solidnych danych.
Opinia klienta na temat wdrożenia
Około 4 lata temu zautomatyzowaliśmy sprzedaż w pewnym zakresie przy pomocy rozwiązania podobnego do BaseLinkera. Nie spełniało ono naszych oczekiwań z uwagi na fakt, że firma rosła i nasze wymagania wobec oprogramowania również rosły. Z punktu widzenia marki, która rozwija się na wielu europejskich rynkach, najistotniejsza jest obecność wielu integracji zarówno jeżeli chodzi o platformy marketplace, jak i firmy kurierskie, z czym nierzadko jest problem. Mieliśmy też kłopoty na etapie integracji z innym oprogramowaniem i BaseLinker w ramach programu Enterprise troszeczkę poruszył niebo i ziemię, żeby wszystko zaczęło działać.
Podstawową różnicą po wdrożeniu jest jakość pracy, którą zapewniliśmy dla Biura Obsługi Klienta, ponieważ dotychczasowe rozwiązanie wymagało od nas dużo pustych przeklików i sporo czasu. BaseLinker to istotnie uprościł. Naprawdę podobają nam się też akcje automatyczne, ponieważ pozwalają spersonalizować ten system do granic możliwości.
Bartosz Konopka, E-commerce Manager w Ostrovit
