Święta Bożego Narodzenia to czas odpoczynku, spędzania czasu z rodziną i przyjaciółmi. Dla właścicieli sklepów internetowych jest to jednak często okres intensywnej pracy. Niekończący się strumień wiadomości od klientów, konieczność szybkiego reagowania na zapytania – to wszystko może skutecznie zepsuć świąteczny nastrój.
Ale możesz cieszyć się Świętami bez konieczności ciągłego sprawdzania skrzynki mailowej! Dzięki odpowiedniemu wykorzystaniu funkcji systemu Responso zautomatyzujesz wiele zadań związanych z obsługą klienta, zapewniając sobie spokój i czas dla siebie.
Automatyzacja pracy zespołu – godziny pracy agentów
Masz kilkuosobowy zespół i część pracowników wyjeżdża na Święta? Nie musisz martwić się o to, że klienci nie otrzymają odpowiedzi na swoje pytania. Responso pozwala na ustawienie indywidualnych godzin pracy dla każdego agenta. Dzięki temu system będzie automatycznie przypisywał wiadomości do dostępnego konsultanta, bez konieczności ręcznego przełączania zadań.
Jak to działa?
- Ustawiasz godziny pracy. Dla każdego agenta określ godziny, w których jest dostępny.
- Dodajesz automatyzację na przypisywanie wiadomości. System automatycznie przydzieli wiadomość do agenta, który ma ustawione godziny pracy w danym momencie, gdy przyjdzie wiadomość.
- Nie martwisz się, że jakaś wiadomość zostanie przegapiona! Nie ma obaw, że wiadomości będą przypisywane do agentów, którzy są na urlopie.
Autorespondery – obsługa klientów 24/7
Autorespondery to niezwykle przydatne narzędzie, które pozwala na automatyczne wysyłanie wiadomości do klientów w odpowiedzi na ich zapytania. Możesz ustawić różne autorespondery dla różnych sytuacji, np.:
- Informacja o tym, kiedy konsultanci będą dostępni, jeśli nie możesz natychmiast odpowiedzieć na wszystkie wiadomości – w przypadku Świąt to niezbędne.
- Automatyczna odpowiedź z FAQ – w ten sposób pomożesz wielu klientom bez prowadzenia z nimi konwersacji, za to dając im odpowiedzi na często zadawane pytania
- Informacja na temat procesu zwrotu lub reklamacji – nawet gdy Cię nie ma, autoresponder reagujący na kontekst lub konkretną frazę może w odpowiedzi na wiadomość dotyczącą zwrotu odesłać procedurę opisaną krok po kroku czy formularz do zgłoszenia zwrotu.
Jak skonfigurować autorespondery w Responso?
- Zdefiniuj warunki: określ, kiedy autoresponder ma zostać wysłany (np. po otrzymaniu wiadomości zawierającej określone słowa kluczowe).
- Utwórz treść wiadomości: przygotuj odpowiedź, która będzie automatycznie wysyłana do klienta.
- Włącz autoresponder i gotowe!
Priorytetyzacja wiadomości – pilne sprawy nawet w Święta
Nie wszystkie wiadomości wymagają natychmiastowej odpowiedzi, ale niektóre mogą być rzeczywiście wyjątkowo pilne. Responso pozwala na automatyczne ustawienie wysokiego priorytetu dla wybranych wiadomości. Możesz to zrobić np. na podstawie sentymentu wiadomości. Funkcja AI w Responso pozwala na analizę emocji w wiadomości klienta i w przypadku takich zapytań, które sugerują np. wystawienie negatywa w przypadku braku odzewu, system przypisze im sentyment “Grożący”. Na tej podstawie możesz oprzeć automatyzację, w której do wiadomości o takim sentymencie zostanie ustawiony wysoki priorytet, a dodatkowo zostanie wysłana wiadomość z powiadomieniem do Ciebie lub innego pracownika.
Dlaczego warto ustawiać priorytety?
Dzięki temu będziesz masz pewność, że najważniejsze sprawy zostaną szybko załatwione, a jeśli już coś zakłóci Twój świąteczny spokój, to będzie to coś naprawdę ważnego.
Specjalna wiadomość na czacie
Czy korzystasz już z funkcji czatu w Responso? To fantastyczne narzędzie, która pozwala osadzić czat na stronie Twojego sklepu i być w ten sposób jeszcze bliżej kupujących. Co ważne, czat może być w pełni dostosowany do Twoich potrzeb, a więc na przykład wyłączony na czas Świąt. Możesz zdecydować, czy ikona czatu ma być zupełnie niewidoczna, czy dostępna – w tym wypadku po kliknięciu klienci zobaczą specjalną wiadomość, na przykład taką:
Nasz czat jest w tej chwili niedostępny – mamy świąteczną przerwę i spędzamy czas z bliskimi. Jeśli chcesz, możesz wysłać maila na adres przykladowy@adresemail.pl – na wszystkie wiadomości odpowiemy 27 grudnia.
Dzięki temu klienci będą mieli świadomość, że ich wiadomość została odnotowana i pozostaną z Tobą w kontakcie.
Co jeszcze możesz zrobić, by w Święta cieszyć się wolnym czasem?
Przygotuj FAQ
Stwórz listę najczęściej zadawanych pytań i odpowiedzi. Możesz umieścić ją na swojej stronie internetowej lub w autoresponderach. Choć wymaga trochę pracy, możesz ją wykorzystać na wiele sposobów i przez długi czas może być pomocna w kontakcie z klientami.
Zautomatyzuj więcej procesów
Oprócz proponowanych wyżej automatyzacji Responso oferuje szereg innych możliwości, a wśród nich automatyczną zmianę statusu zamówienia w BaseLinkerze. Od przebiegu konwersacji z kupującym często zależą dalsze losy zamówienia. Przekazywanie informacji z działu obsługi klienta do innych działów powinno odbywać się płynnie, w miarę możliwości nawet w okresie świątecznym – po powrocie do pracy pozwoli to uniknąć niepotrzebnego chaosu czy nawarstwienia zadań.
Przykład: Klient chce zmienić wariant zamówionego produktu i pisze w tej sprawie maila. Reguła, w której warunkiem będą pojawiające się w wiadomości frazy “zmienić”, “zmiana”, “zmiany” może wywołać automatyczną akcję zmiany statusu zamówienia w BaseLinkerze na przykład na “Wstrzymane”. Dzięki temu informacja nie umknie i po Świętach możliwe będzie wprowadzenie w zamówieniu zmian, o które prosi klient, zanim proces jego realizacji się zakończy.
Spróbuj być offline
Nawet prowadząc biznes online, warto czasem przejść na offline – i Święta są ku temu dobrą okazją. Dzięki odpowiedniemu wykorzystaniu funkcji systemu Responso możesz zautomatyzować wiele zadań związanych z obsługą klienta i cieszyć się błogim czasem z bliskimi. Możesz wypróbować je już teraz, zakładając darmowe konto testowe w Responso.
Tymczasem życzymy Ci pięknych Świąt, spędzonych tak, jak sobie życzysz, ze spokojną głową. Niech to będzie czas na zasłużony relaks!
