Czy Twój magazyn e-commerce odbiega od optymalnych standardów efektywności? Zdarza Ci się tracić nerwy (i pieniądze!) przez pomyłki, opóźnienia w wysyłkach albo zwykły bałagan? No właśnie… A teraz wyobraź sobie, że sytuacja wygląda zupełnie inaczej: masz pełną kontrolę nad towarem, wszystko idzie sprawnie, a magazyn pracuje na Twój sukces. System WMS zamienić Twój magazyn w prawdziwe centrum sprawności operacyjnej i rentowności.
Co to jest WMS (Warehouse Management System) i dlaczego go potrzebujesz?
Zacznijmy od podstaw. WMS, czyli Warehouse Management System, to po prostu system do zarządzania magazynem. Można o nim myśleć jak o „centrum dowodzenia” Twojego magazynu, które pomaga kontrolować wszystkie procesy, jakie w nim zachodzą.
Żeby lepiej zrozumieć, skąd w ogóle wzięły się systemy WMS, warto cofnąć się o kilka lat. Kiedyś magazyny były zarządzane ręcznie, a pracownicy polegali na papierowych listach i własnej pamięci. Z czasem, gdy biznesy zaczęły rosnąć, a magazyny stawały się coraz bardziej złożone, takie tradycyjne metody zaczęły zawodzić. Pojawiły się problemy z:
- kontrolą stanów magazynowych: trudno było dokładnie wiedzieć, co i w jakiej ilości znajduje się w magazynie.
- kompletacją i wysyłką: pracownicy mylili się przy kompletowaniu zamówień, co prowadziło do wysyłania nieprawidłowych produktów do klientów.
- efektywnością pracowników: przez brak odpowiednich narzędzi i organizacji pracy, pracownicy tracili czas na szukanie towarów lub wykonywanie zbędnych czynności.
- lokalizacją produktów: trudno było szybko znaleźć konkretny produkt w dużym magazynie.
- zarządzaniem zwrotami: proces przyjmowania i ponownego wprowadzania do obiegu zwróconych towarów był skomplikowany i czasochłonny.
Wtedy właśnie narodziła się potrzeba stworzenia systemów, które pomogłyby usprawnić te procesy. Wprowadzenie WMS do magazynu to jak przesiadka z roweru do Mercedesa. Dzięki WMS zyskujesz:
- Optymalizację procesów magazynowych: WMS pomaga tak zorganizować pracę w magazynie, aby wszystko odbywało się sprawniej i szybciej.
- Zwiększenie efektywności i produktywności: pracownicy wykonują więcej pracy w krótszym czasie, a Ty możesz obsłużyć więcej zamówień.
- Redukcję kosztów operacyjnych: mniej błędów to mniej strat, a sprawniejsza praca to oszczędność pieniędzy.
- Poprawę dokładności i redukcję błędów: WMS minimalizuje ryzyko pomyłek przy kompletacji i wysyłce, co zwiększa zadowolenie klientów.
- Lepszą kontrolę nad zapasami: wiesz dokładnie, co masz w magazynie, ile i gdzie to się znajduje, co pozwala uniknąć braków lub nadmiaru towaru.
- Skalowalność i rozwój biznesu: WMS ułatwia zarządzanie rosnącym magazynem i zwiększającym się wolumenem zamówień, dzięki czemu możesz bez problemu rozwijać swój biznes.
Być może zastanawiasz się, czy WMS jest dla Ciebie. Odpowiedź brzmi: tak!.
Początkujący sprzedawca z małym magazynem może pomyśleć: „Mój magazyn jest niewielki, czy WMS w ogóle ma dla mnie sens?”. Warto jednak pamiętać, że nawet mały magazyn, ale dobrze zorganizowany, to podstawa sprawnego e-commerce. WMS może pomóc Ci uniknąć problemów w przyszłości, gdy Twój biznes zacznie się rozwijać.
Rozwijający się sprzedawca, który zmaga się z rosnącą liczbą zamówień, na pewno doceni automatyzację i usprawnienie procesów, jakie oferuje WMS.
Duże firmy z pewnością zwrócą uwagę na to, czy dany WMS zintegruje się z ich rozbudowanym systemem ERP i czy będzie w stanie obsłużyć specyficzne procesy magazynowe.
W dalszej części artykułu dowiesz się więcej o tym, jak WMS działa w praktyce, jakie są koszty jego wdrożenia i jak wybrać system idealny dla Twojego e-commerce.
Funkcje systemu WMS – jakie powinien posiadać nowoczesny WMS?
System WMS to nie tylko narzędzie do „pilnowania” towaru. To zaawansowane oprogramowanie, które oferuje szereg funkcji optymalizujących każdy aspekt pracy magazynu. Przyjrzyjmy się szczegółowo kluczowym możliwościom WMS:
Przyjmowanie i składowanie towarów
Co stoi za efektywnością najlepszych magazynów na świecie? Doskonała organizacja przestrzeni. WMS pozwala na precyzyjne zdefiniowanie struktury magazynu, włącznie z podziałem na strefy, regały, półki i konkretne lokalizacje. Ponadto umożliwia przypisywanie unikalnych adresów do każdej lokalizacji, co ułatwia identyfikację i szybkie odnalezienie towaru. Wspiera też różne strategie składowania, takie jak składowanie losowe (chaotyczne) czy składowanie dedykowane, optymalizując rozmieszczenie towarów w zależności od ich rotacji, gabarytów lub innych kryteriów.
Przyjmowanie i składowanie towarów
Wyobraź sobie, że dostawy towaru w Twoim magazynie przestają być źródłem stresu i zamieniają się w płynny, zautomatyzowany proces. Brzmi dobrze? Systemy WMS automatyzują proces przyjęcia towaru, od momentu awizacji dostawy, poprzez weryfikację zgodności z zamówieniem, aż po umieszczenie towaru w odpowiedniej lokalizacji. Obsługuje różne metody identyfikacji towarów, takie jak kody kreskowe, kody QR lub RFID, dzięki temu rejestracja przyjętych produktów przebiega sprawniej. Magazynowy system informatyczny optymalizuje też proces składowania, sugerując optymalne lokalizacje dla przyjętego towaru, biorąc pod uwagę takie czynniki jak dostępność miejsca.
Zarządzanie stanami magazynowymi (inwentaryzacja, raportowanie)
Koniec z nerwowym poszukiwaniem produktów i zaskoczeniem brakami magazynowymi. Systemy WMS zapewniają bieżący wgląd w stany magazynowe, umożliwiając monitorowanie ilości i lokalizacji każdego produktu w czasie rzeczywistym. Co więcej, wspiera różne rodzaje inwentaryzacji, takie jak inwentaryzacja cykliczna, inwentaryzacja wyrywkowa lub inwentaryzacja całkowita, ułatwiając kontrolę nad zgodnością stanów rzeczywistych ze stanami ewidencyjnymi. Dzięki systemom WMS możesz też generować różnego rodzaju raporty magazynowe, które dostarczają cennych informacji do analizy i podejmowania decyzji biznesowych.
Kompletacja zamówień (metody, optymalizacja tras)
Czy wiesz, że to, jak sprawnie Twoi pracownicy poruszają się po magazynie, bezpośrednio wpływa na czas dostawy i satysfakcję klienta? WMS usprawnia proces kompletacji zamówień, oferując różne metody zbierania towarów, takie jak kompletacja pojedyncza, kompletacja strefowa czy kompletacja falowa. System optymalizuje trasy kompletacji, minimalizując odległość, jaką muszą pokonać pracownicy, co przekłada się na oszczędność czasu i zwiększenie wydajności.
Wysyłka i spedycja
Pożegnaj się z logistycznym koszmarem związanym z wysyłkami. WMS automatyzuje proces wysyłki, generując dokumenty wysyłkowe, takie jak listy przewozowe, etykiety adresowe czy faktury. System integruje się z systemami przewoźników, umożliwiając automatyczne generowanie zleceń transportowych i monitorowanie statusu przesyłek. WMS wspiera konsolidację przesyłek, optymalizując koszty transportu poprzez łączenie zamówień do jednego odbiorcy lub w jednym kierunku.
Zarządzanie zwrotami
Przekształć chaos zwrotów w uporządkowany proces. WMS ułatwia proces obsługi zwrotów, umożliwiając rejestrację przyjętych zwrotów, weryfikację stanu zwracanych produktów i podejmowanie decyzji o dalszym postępowaniu (np. przyjęcie do magazynu, utylizacja). Oprócz tego automatyzuje generowanie dokumentów zwrotnych, takich jak protokoły zwrotu.
Automatyzacja procesów (np. generowanie dokumentów, powiadomienia)
Wyobraź sobie pracownika, który nigdy nie śpi, nie popełnia błędów i wykonuje żmudne zadania z bezkonkurencyjną szybkością – tak właśnie działa WMS w obszarze automatyzacji. Automatyzuje wiele rutynowych czynności, takich jak generowanie dokumentów (np. dokumenty przyjęcia, dokumenty wydania, dokumenty inwentaryzacyjne), wysyłanie powiadomień (np. powiadomienia o przyjęciu dostawy, powiadomienia o wysyłce zamówienia).
Chcesz wiedzieć, jak efektywnie zarządzać logistyką magazynową w e-commerce? Przeczytaj nasz poradnik Logistyka magazynowa – na czym polega i jaką pełni rolę?
Rodzaje WMS dla różnych typów e-commerce – od startupu po giganta
System WMS to elastyczne rozwiązanie, które można dostosować do potrzeb firm e-commerce o różnej wielkości i specyfice.
Dostosowanie WMS do specyfiki różnych branż
Różnorodność branż e-commerce generuje unikalne wyzwania logistyczne. Dlatego system WMS musi być adaptowalny. Na przykład, w kategorii fashion kluczowa jest kontrola nad wieloma wariantami produktów i sprawna obsługa zwrotów. System optymalizuje przestrzeń magazynową, ułatwiając składowanie zróżnicowanego asortymentu. Z kolei handel elektroniką wymaga ścisłej kontroli. WMS umożliwia śledzenie numerów seryjnych, zarządzanie gwarancjami oraz optymalizację procesów kompletacji i pakowania delikatnych i wartościowych towarów. W branży artykułów spożywczych priorytetem jest świeżość. WMS wspiera zarządzanie datami ważności, kontrolę warunków przechowywania oraz optymalizację kompletacji w warunkach chłodniczych, co gwarantuje szybką wysyłkę produktów.
WMS dla małych sklepów internetowych
Małe sklepy internetowe często charakteryzują się ograniczonym budżetem i zasobami, dlatego WMS dla tego segmentu rynku powinien oferować:
- Proste i intuicyjne rozwiązania – WMS dla małych firm powinien być łatwy w obsłudze i nie wymagać skomplikowanej konfiguracji. Ważne jest, aby system oferował dokumentację i samouczki.
- Skalowalność i możliwość rozwoju – powinien być elastyczny i umożliwiać dodawanie kolejnych funkcji i modułów w miarę rozwoju firmy.
- Integracje z popularnymi platformami e-commerce – dzięki temu wdrożenie i konfiguracja systemu będzie szybsza i łatwiejsza, a wymiana danych między WMS a sklepem internetowym będzie zautomatyzowana.
WMS dla średnich i dużych firm
Średnie i duże firmy e-commerce często posiadają bardziej złożone procesy logistyczne i wymagają od WMS:
- Zaawansowanych funkcji i automatyzacji – automatyzacja powtarzalnych zadań, takich jak generowanie dokumentów wysyłkowych, wysyłanie powiadomień do klientów czy aktualizacja stanów magazynowych to absolutny must-have.
- Integracji z ERP i innymi systemami – możliwość połączenia z systemami ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management), systemami księgowymi i innymi wykorzystywanymi w firmie. Dodatkowym plusem będzie elastyczne API, które umożliwi łatwe tworzenie niestandardowych rozwiązań.
- Dostosowania do indywidualnych potrzeb – powinien być skalowalny i umożliwiać obsługę rosnącego wolumenu zamówień i transakcji.
WMS dla dropshippingu i fulfillmentu
Dropshipping i fulfillment to specyficzne modele biznesowe, które wymagają od WMS:
- Zarządzania stanami magazynowymi u dostawców – efektywny WMS dla dropshippingu powinien umożliwiać monitorowanie aktualnych stanów magazynowych u wszystkich dostawców, automatyczne aktualizowanie oferty w sklepie internetowym i na marketplace’ach na podstawie rzeczywistej dostępności, śledzenie przesyłek na całej drodze od dostawcy do klienta końcowego.
- Automatyzacja wysyłek i zwrotów – dobry system WMS znacząco upraszcza logistykę poprzez automatyczne generowanie etykiet adresowych i przekazywanie zleceń do przewoźników, wysyłanie powiadomień do klientów o statusie ich zamówienia usprawnienie procesu obsługi zwrotów dzięki automatycznemu generowaniu etykiet zwrotnych, natychmiastowe aktualizowanie stanów magazynowych po przyjęciu zwrotu.
Pamiętaj, że kluczem do sukcesu jest dopasowanie systemu WMS do indywidualnych potrzeb i specyfiki danego biznesu.
Ile kosztuje system magazynowy WMS?
Wdrożenie systemu WMS to inwestycja, która przyniesie znaczne korzyści dla Twojego biznesu. Koszty mogą się jednak różnić w zależności od wielu czynników. Rozłóżmy to na czynniki pierwsze!
Modele cenowe systemu zarządzania magazynem
Istnieją różne modele cenowe systemów WMS, z których najpopularniejsze to:
- Licencja: Kupujesz oprogramowanie „na własność”, ale pamiętaj o dodatkowych kosztach wdrożenia, konfiguracji i aktualizacji.
- SaaS (Software as a Service): Płacisz abonament (miesięczny lub roczny) za dostęp do oprogramowania hostowanego przez dostawcę. To często obejmuje aktualizacje i wsparcie.
- Wdrożenie: Niektórzy dostawcy oferują kompleksową usługę wdrożenia, która obejmuje wszystko od analizy potrzeb po szkolenie.
Przykładowe widełki cenowe dla różnych typów firm
Przykładowe widełki cenowe dla różnych typów firm. Pamięta, że są to jedynie orientacyjne wartości, a rzeczywiste koszty mogą się różnić w zależności od konkretnych potrzeb i dostawcy:
- Małe sklepy internetowe:
- SaaS: od kilkudziesięciu do kilkuset złotych miesięcznie
- Licencja: od kilku do kilkunastu tysięcy złotych
- Średnie firmy e-commerce:
- SaaS: od kilkuset do kilku tysięcy złotych miesięcznie
- Licencja: od kilkunastu do kilkudziesięciu tysięcy złotych
- Duże firmy i przedsiębiorstwa:
- SaaS: od kilku do kilkudziesięciu tysięcy złotych miesięcznie
- Licencja: od kilkudziesięciu do kilkuset tysięcy złotych
Jaki system zarządzania magazynem (WMS) wybrać? (przykłady narzędzi)
Wybór odpowiedniego WMS to strategiczna decyzja, która ma fundamentalny wpływ na efektywność operacyjną i rentowność przedsiębiorstwa. Na rynku istnieje bogaty wybór systemów zarządzania magazynem, charakteryzujących się zróżnicowanymi funkcjonalnościami, modelami licencyjnymi i architekturami.
Kluczowe kryteria przy wyborze WMS
Zanim zanurzysz się w specyfikacje, zadaj sobie kilka pytań. Jaki jest Twój magazyn e-commerce? Ogromny z wieloma strefami składowania i odbioru, a może zgrabne pomieszczenie? Co przechowujesz? Delikatną elektronikę, szybko psującą się spożywkę czy może ciężkie palety z meblami? Jakie procesy są dla Ciebie kluczowe? Szybka kompletacja, a może precyzyjna inwentaryzacja? I wreszcie, jakie cele chcesz osiągnąć? Redukcja kosztów, wzrost wydajności, a może jedno i drugie?
Jak wybrać dostawcę WMS?
Wybór dostawcy to wybór partnera na lata. To on będzie Cię wspierał w drodze do efektywnego magazynu. Poproś dostawcę o referencje od innych klientów, aby uzyskać informacje o ich doświadczeniach związanych z wdrożeniem i użytkowaniem danego systemu. Sprawdź, jakie formy wsparcia technicznego i serwisu oferuje dostawca WMS (np. telefoniczne, e-mailowe, zdalne, na miejscu), a także jakie są koszty i warunki świadczenia tych usług.
Przykłady popularnych systemów WMS
Na rynku dostępne są zarówno rozwiązania globalne, jak i lokalne, dedykowane różnym segmentom rynku i branżom.
Comarch WMS:
- Polski produkt z kompleksowymi funkcjami (m.in. zarządzanie lokalizacjami, przyjęciem i wydaniem towaru, kompletacją, inwentaryzacją, wysyłką, zwrotami, cross-dockingiem)
- Elastyczne rozwiązanie dla firm różnej wielkości
- Bezproblemowa integracja z systemami Comarch ERP
SAP WM (Warehouse Management) / SAP EWM (Extended Warehouse Management):
- Rozwiązania od globalnego lidera
- SAP WM – podstawowe funkcje w ramach SAP ERP (zarządzanie lokalizacjami, przyjęcie i wydanie towaru, kompletacja i wysyłka)
- SAP EWM – zaawansowane narzędzie dla złożonych operacji logistycznych
Expert WMS
- Dedykowany dla firm produkcyjnych, dystrybucyjnych i logistycznych.
- Oferuje funkcje takie jak zarządzanie lokalizacją, przyjęciem i wydaniem towaru, kompletacją, inwentaryzacją i wysyłką
- Dostosuje się do specyficznych potrzeb i procesów logistycznych
- Rozwiązanie dla firm z różnych branż, w tym e-commerce.
- Efektywne zarządzanie stanami magazynowymi, lokalizacjami, zwrotami i integracją z kurierami
- System jest dostępny w różnych wersjach dopasowanych do wielkości firmy
PSI WMS
- Wszechstronne narzędzie dla logistyki, produkcji i handlu
- Oferuje szeroki zakres funkcji, w tym m.in. zarządzanie zapasami, optymalizację procesów magazynowych, automatyzację przepływu materiałów, zarządzanie zasobami ludzkimi w magazynie i integrację z systemami automatyki
- System jest skalowalny i umożliwia obsługę dużych i złożonych operacji logistycznych.
Powyższe przykłady to tylko wycinek dostępnych na rynku rozwiązań. Wybierając WMS, zwróć uwagę na możliwość integracji z Twoim systemem e-commerce (np. BaseLinker), co pozwoli na automatyzację procesów i sprawną wymianę danych.
FAQ
Co oznacza skrót WMS?
WMS to skrót od Warehouse Management System, czyli System Zarządzania Magazynem. To oprogramowanie, które pomaga kontrolować i optymalizować wszystkie procesy zachodzące w magazynie, od przyjęcia towaru, przez składowanie i kompletację, aż po wysyłkę.
Czym różni się ERP od WMS?
ERP (Enterprise Resource Planning) to system do planowania zasobów przedsiębiorstwa, który integruje różne obszary działania firmy, takie jak finanse, księgowość, produkcja czy sprzedaż. WMS natomiast skupia się wyłącznie na optymalizacji procesów magazynowych. Można powiedzieć, że WMS jest częścią ERP, ale działa na bardziej szczegółowym poziomie, zarządzając konkretnymi operacjami w magazynie.
