Rozporządzenie GPSR – istotne zmiany dla e-commerce od 13 grudnia

Już 13 grudnia 2024 roku wchodzi w życie nowe rozporządzenie unijne, które znacząco wpłynie na sprzedawców internetowych w całej Unii Europejskiej. Rozporządzenie o Ogólnym Bezpieczeństwie Produktów (GPSR) wprowadza szereg istotnych zmian w zakresie bezpieczeństwa produktów oraz obowiązków informacyjnych. Przyjrzyjmy się, co oznacza GPSR dla branży e-commerce i jak się do niego przygotować.

Czym jest GPSR i jakie są jego główne cele?

Rozporządzenie o Ogólnym Bezpieczeństwie Produktów (General Product Safety Regulation) ma na celu zapewnienie, że każdy produkt (nowy, używany, naprawiony lub odnowiony) sprzedawany na rynku unijnym jest bezpieczny dla konsumentów. Obejmuje szerokie wymagania dotyczące projektowania, oznakowania oraz monitorowania produktów, z naciskiem na transparentność w łańcuchu dostaw. Dzięki temu każdy może łatwo zidentyfikować źródło produktu, co znacząco zwiększa bezpieczeństwo kupujących.

Dlaczego GPSR jest ważny dla e-commerce?

Dla e-commerce GPSR oznacza większą odpowiedzialność za produkty wprowadzane na rynek, szczególnie jeśli są one importowane spoza Unii Europejskiej. Sprzedaż online sprawia, że konsumenci mogą nabywać produkty od producentów z różnych stron świata, co stawia przed sprzedawcami internetowymi wyzwania związane z monitorowaniem zgodności produktów z wymaganiami rynku docelowego. Dzięki GPSR klienci będą mieli dostęp do pełniejszych informacji o produkcie oraz gwarancję szybkiego reagowania sprzedawców na potencjalne problemy z bezpieczeństwem. 

Ważne! GPSR dotyczy wyłącznie produktów konsumenckich (B2C). Transakcje B2B nie podlegają tym regulacjom.

Kluczowe wymogi GPSR dla sprzedawców e-commerce

GPSR nakłada szereg obowiązków na różne podmioty gospodarcze związane z łańcuchem dostaw, w tym:

1. Producentów – muszą zaprojektować, przetestować i oznakować produkty zgodnie z wymogami GPSR. Obowiązkowe jest również prowadzenie dokumentacji technicznej oraz rejestru zgłoszeń od klientów.
2. Importerów – odpowiadają za sprawdzenie, czy produkty wprowadzane na rynek spełniają wymogi bezpieczeństwa oraz są odpowiednio oznakowane. Importerzy powinni przechowywać kopie dokumentacji technicznej przez 10 lat.
3. Dystrybutorów – mają obowiązek weryfikacji, czy produkty są zgodne z wymogami dotyczącymi oznakowania, a także czy zawierają niezbędne instrukcje i informacje o bezpieczeństwie.

Obowiązki producentów i importerów – jakie kroki należy podjąć?

Producent musi:

• Zapewnić bezpieczeństwo produktów – przeprowadzić analizę ryzyka, a także sporządzić dokumentację techniczną potwierdzającą zgodność produktu z wymogami, którą należy przechowywać 10 lat od wprowadzenia produktu do obrotu.
• Oznaczyć produkt – dodać oznaczenia identyfikacyjne (np. numer typu, partii lub serii i nazwę lub znak towarowy) oraz dane producenta (nazwę, adres, e-mail).
• Zapewnić instrukcje i informacje o bezpieczeństwie – muszą być one dostępne w języku kraju, w którym produkt jest sprzedawany.
• Prowadzić rejestr skarg i działań korygujących – wszystkie zgłoszenia konsumentów powinny być analizowane, a działania naprawcze dokumentowane.

Importer natomiast:

• Weryfikuje zgodność produktu – sprawdza, czy producent zapewnił dokumentację techniczną i czy produkt spełnia wymogi bezpieczeństwa.
• Oznacza produkt swoimi danymi – jeśli produkt nie posiada informacji o producencie lub są one niekompletne, importer musi uzupełnić je o swoje dane.
• Przechowuje dokumentację – podobnie, jak w przypadku producentów, dokumentacja techniczna powinna być dostępna przez 10 lat od wprowadzenia produktu na rynek.

Czego musi dopilnować sprzedawca online?

Musisz zweryfikować, czy produkt jest oznaczony zgodnie z wymaganiami (nazwa lub znak towarowy) i czy zawiera wszystkie niezbędne informacje o producencie i importerze (adres pocztowy i elektroniczny). Ponadto dystrybutorzy odpowiadają za to, aby dołączone instrukcje oraz informacje o bezpieczeństwie były dostosowane do języka kraju, w którym produkt jest sprzedawany.

Masz też obowiązek współpracować z organami nadzorczymi, co obejmuje konieczność przedstawienia szczegółowych informacji o łańcuchu dostaw – zarówno o dostawcach produktów, ich komponentów czy oprogramowania, jak i o podmiotach, którym produkty zostały sprzedane. Dane te muszą być przechowywane przez 6 lat od momentu dostarczenia produktu.

Jakie produkty nie podlegają GPSR?

Część produktów jest wyłączona z nowej regulacji.

Dodatkowo:

• Genetycznie zmodyfikowane organizmy i mikroorganizmy,
• Produkty uboczne pochodzenia zwierzęcego,
• Produkty roślinne i odzwierzęce związane z ich reprodukcją,
• Pewne typy statków powietrznych,
• Sprzęt przewozowy obsługiwany przez dostawcę usług do transportu konsumentów,
• Produkty, które wymagają naprawy, odnowienia lub recyklingu przed użyciem i są wyraźnie oznaczone jako takie produkty.

Więcej informacji znajdziesz w Artykule 2 Rozporządzenia GPSR.

Jak przygotować się na wejście GPSR?

1. Audyt produktów – zweryfikuj, czy produkty spełniają wymogi bezpieczeństwa, obejmujące oznakowanie, instrukcje, dokumentację techniczną i identyfikację producenta oraz importera.
2. Aktualizacja informacji o produktach online – wymagane dane identyfikacyjne producenta oraz informacje o bezpieczeństwie muszą być widoczne na stronie produktu. Zadbaj o to, aby sprzedawane przez Ciebie produkty były oznaczone zgodnie z GPSR.
3. Współpraca z dostawcami: Upewnij się, że każdy dostawca spełnia wymogi GPSR, szczególnie jeśli produkt jest importowany spoza UE. Konieczne może być również aktualizowanie umów z dostawcami w celu zapewnienia pełnej zgodności.
4. Szkolenie personelu: Pamiętaj, żeby przeszkolić personel zaangażowany w sprzedaż i obsługę klienta z zakresu nowych przepisów, aby zapewnić pełną zgodność na każdym etapie sprzedaży.

Kary za nieprzestrzeganie przepisów GPSR

GPSR przewiduje surowe kary za nieprzestrzeganie przepisów. W Polsce planowane są wysokie kary finansowe, które mają motywować firmy do wdrożenia nowych wymogów:

• Do 1 mln PLN dla producentów i importerów za wprowadzenie niezgodnych produktów.
• Do 500 tys. PLN dla dystrybutorów za naruszenia związane z dokumentacją i oznakowaniem.
• Do 500 tys. PLN dla sprzedawców online za naruszenia obowiązków informacyjnych.

Warto podkreślić, że sankcje te mogą być różne w zależności od kraju, co wymaga szczególnej ostrożności przy wprowadzaniu produktów na różne rynki.

Wsparcie ze strony BaseLinkera

Aktywnie wprowadzamy zmiany, aby pomóc sprzedawcom w dostosowaniu się do wymogów Rozporządzenia GPSRW. Nowe funkcje pozwalają na łatwiejsze zarządzanie danymi wymaganymi przez dyrektywę, w tym informacjami o odpowiedzialności producenta oraz bezpieczeństwie produktów. Część platform marketplace wciąż przygotowuje stosowne udogodnienia w celu spełnienia tego obowiązku. Monitorujemy te zmiany, by odpowiednio zaadaptować technicznie nasze integracje i wesprzeć Cię w prowadzeniu sprzedaży zgodnie z wymogami.

Zmiany wprowadzone na poszczególnych marketplace’ach

Allegro

Nowe zakładki w panelu Allegro

Osoba odpowiedzialna oraz Producent odpowiedzialny – umożliwiają wprowadzenie danych wymaganych przez dyrektywę.

Import danych

• Przycisk Odśwież – pozwala na szybkie zaimportowanie danych o Osobie odpowiedzialnej i Producencie odpowiedzialnym z Allegro do BaseLinkera.
• Przycisk Dodaj – przekierowuje użytkownika na stronę Allegro, gdzie możnaręcznie zdefiniować te informacje dla swojego konta.

Formularz wystawiania ofert

W zakładce Dane możesz ręcznie przypisać odpowiednie wartości do pól Osoba odpowiedzialna i Producent odpowiedzialny, co gwarantuje zgodność z nowymi przepisami na Allegro.

Automatyczne ustawienia

W ustawieniach integracji w BaseLinkerze możesz zdefiniować domyślne wartości dla powyższych pól, co pozwala na ich automatyczne przypisywanie podczas wystawiania ofert.

Aktualizacja istniejących ofert

Aby ułatwić aktualizację danych, wprowadziliśmy nową operację, która pozwala na szybką edycję osoby odpowiedzialnej i producenta w ofercie po stronie Allegro. Dzięki temu możesz w łatwy sposób zaktualizować swoje oferty, dostosowując je do nowych wymogów.

Tworzenie reguł mapowania

Stworzyliśmy również reguły mapowania parametrów, aby zautomatyzować dodawanie powyższych parametrów na Allegro.

Amazon

Nowe pola w formularzu wystawiania ofert

Pola, dostosowane do wymagań GPSR, pozwalają na wprowadzenie wszystkich danych wymaganych dla nowych ofert, takich jak informacje o producencie i odpowiedzialnych podmiotach.

Planowane ulepszenia

Aktualizacja istniejących ofert – planujemy wprowadzić operację, która umożliwia szybkie edytowanie dowolnych parametrów w ofertach po stronie Amazon. Funkcja ta pozwoli Ci na bieżąco dostosowywać swoje oferty do nowych wymogów.

AliExpress

Parametry dotyczące producenta

W formularzu wystawiania ofert na AliExpress są dostępne pola dotyczące producenta, jednak są one widoczne tylko w wybranych kategoriach i muszą być zdefiniowane bezpośrednio po stronie AliExpress.

Import danych

Ponieważ są to indywidualne parametry przypisane do konta użytkownika, po ich dodaniu na Aliexpress, musisz pobrać te dane do BaseLinkera. Ich import wykonasz przy pomocą przycisku Pobierz w ustawieniach integracji (zakładka Ustawienia wystawiania). Po zaimportowaniu dane te mogą być przypisywane do produktów podczas wystawiania ofert.

Etykieta produktowa

Aby spełnić wymogi GPSR, konieczne jest przesłanie etykiety produktowej. W BaseLinkerze możesz wybrać skąd system ma pobrać tę etykietę:

• Wejdź do Ustawień wystawiania
• Znajdź pole Qualification Information image
• Tam wybierz jedno z dwóch:
  1. Numer zdjęcia z magazynu produktów
  2. Pole dodatkowe, z którego system będzie pobierał link do etykiety

Pamiętaj, że zdjęcie musi być w formacie JPG, bo tylko taki akceptuje Aliexpress.

Kaufland

Nowe parametry

Formularz wystawiania ofert na Kaufland zawiera pola wymagające uzupełnienia, takie jak Certyfikat CE, który może być przekazany w formie linku do zdjęcia (formaty JPG, PNG, PDF).

Szybka edycja parametrów

Nowa operacja pozwala na szybkie aktualizowanie dowolnych danych w ofertach po stronie Kaufland, co ułatwia dostosowanie się do wymagań GPSR.

eBay

Planowane ulepszenia

• Prace nad formularzem wystawiania ofert – wprowadzimy nowe pola wymagane dla zgodności z GPSR. Sprzedawcy będą mogli uzupełniać dane dotyczące bezpieczeństwa i producenta przy tworzeniu nowych ofert.
• Edycja istniejących ofert – umożliwi łatwą aktualizację danych dla aktywnych ofert w celu ich dostosowania do wymagań rozporządzenia.

eMAG

Formularz wystawiania

Na formularzu wystawiania ofert dla eMag dostępne są parametry dotyczące producenta, które należy uzupełnić.

Planowane ulepszenia

Edycja dowolnego parametru – aby ułatwić aktualizację danych, wprowadzimy również nową operację, która pozwala na szybką edycję dowolnego parametru w ofercie po stronie eMag. Dzięki temu użytkownicy BaseLinker będą mogli w łatwy sposób zaktualizować swoje oferty, dostosowując je do nowych wymogów.

Fruugo

Formularz wystawiania

Na formularzu wystawiania ofert dla Fruugo dostępne są parametry dotyczące producenta, które należy uzupełnić.

Ceneo

Formularz wystawiania

Na formularzu wystawiania ofert dla Ceneo dostępne są parametry dotyczące producenta, które należy uzupełnić.

Pamiętaj! Ceneo jest integracją feedową. Aby zaktualizować już wystawione oferty, należy wystawić dany produkt jeszcze raz. Wówczas w pliku XML wszystkie informacje przypisane do danego produktu zostaną zaktualizowane („stary” produkt zostanie usunięty i zastąpiony „nowym”).

ManoMano

ManoMano nie wprowadziło żadnych zmian w zakresie rozporządzenia GPSR. Na formularzu wystawiania ofert znajdują się już parametry takie jak SKU, EAN, SKU_MANUFACTURER, BRAND oraz MANUFACTURER, które według ManoMano odpowiadają wymaganym danym. 

Dodatkowo, ostrzeżenia oraz informacje dotyczące bezpieczeństwa produktów, które powinny zostać dołączone do feedu produktowego, są dostępne w wybranych kategoriach i są obowiązkowe. Przykładowo parametry: Energy Efficiency Attributes, Power, Voltage itp. Wspomniane parametry wprowadzane są w formacie pdf.

InpostFresh

Formularz wystawiania

Na formularzu wystawiania ofert dla InpostFresh dostępne są parametry dotyczące producenta, które należy uzupełnić.

Szybka edycja parametrów

Nowa operacja pozwala na szybkie aktualizowanie dowolnych danych w ofertach po stronie InpostFresh, co ułatwia dostosowanie się do wymagań GPSR.

FashionDays

Formularz wystawiania

Na formularzu wystawiania ofert dla FashionDays dostępne są parametry dotyczące producenta, które należy uzupełnić.

Szybka edycja parametrów

Nowa operacja pozwala na szybkie aktualizowanie dowolnych danych w ofertach po stronie FashionDays, co ułatwia dostosowanie się do wymagań GPSR.

Etsy

Etsy nie wprowadziło żadnych zmian dotyczących rozporządzenia GPSR. Na formularzu wystawiania ofert dostępny jest parametr Production Partner, który umożliwia wprowadzenie danych dotyczących producenta. Należy jednak pamiętać, że producenci są definiowani bezpośrednio po stronie Etsy.

Ponadto, Etsy nie umożliwia aktualizacji tego parametru po API, natomiast otrzymaliśmy informację, że został wysłany mailing do klientów w sprawie aktualizacji tych danych po stronie marketplace. W razie pytań, prosimy o kontakt z supportem Etsy.

Otto

Formularz wystawiania

Na formularzu wystawiania ofert dla Otto dostępne są parametry dotyczące producenta, które należy uzupełnić.

Szybka edycja parametrów

Nowa operacja pozwala na szybkie aktualizowanie dowolnych danych w ofertach po stronie Otto, co ułatwia dostosowanie się do wymagań GPSR.

Decathlon

Formularz wystawiania

Na formularzu wystawiania ofert dla Decathlon dostępne są parametry dotyczące producenta, które należy uzupełnić.

Szybka edycja parametrów

W integracji Decathlon, nie wprowadzamy operacji umożliwiających aktualizację powyższych parametrów. Zaktualizować oferty można, wystawiając ponownie produkt ze zaktualizowanymi danymi. Jak to zrobić?

• Jeśli chcesz zaktualizować np. tylko handling-time, który był już wcześniej uzupełniony w ofercie (powiązany z ofertą), to wystarczy w formularzu wystawiania (bez wybrania kategorii) uzupełnić formularz ponownie i go wysłać.
• Jeżeli chcesz zaktualizować parametry powiązane z produktem (których jeszcze nie ma, bądź są widoczne po wybraniu kategorii), to musisz wybrać najpierw kategorię, (wyświetlą się wszystkie wymagane pola z kategorii) i po uzupełnieniu obowiązkowych (w tym dane odnośnie GPSR) wysłać formularz.

Wish

Formularz wystawiania

Na formularzu wystawiania ofert na Wish dostępny jest parametr “GPSR Responsible Person”. Parametr definiuje się bezpośrednio po stronie Wish.

Ponieważ jest to indywidualny parametr przypisany do konta użytkownika, po dodaniu go na Wish, musisz pobrać te dane do BaseLinkera. W tym celu konieczne jest skorzystanie z przycisku Pobierz, który znajduje się w ustawieniach integracji, w zakładce Ustawienia wystawiania. Po pobraniu, producenci będą wyświetlali się do wyboru podczas wystawiania na formularzu.

Szybka edycja parametrów

Nowa operacja pozwala na szybkie aktualizowanie dowolnych danych w ofertach po stronie Wish, co ułatwia dostosowanie się do wymagań GPSR.

Bol

Formularz wystawiania

Na formularzu wystawiania ofert Bol dostępny jest parametr “Economic Operator” dotyczący producenta. Parametr definiuje się bezpośrednio po stronie Bol.

Ponieważ jest to indywidualny parametr przypisany do konta użytkownika, po  dodaniu go na Bol, musisz pobrać te dane do BaseLinkera. W tym celu konieczne jest skorzystanie z przycisku Pobierz, który znajduje się w ustawieniach integracji, w zakładce Ustawienia wystawiania. Po pobraniu, producenci będą wyświetlali się do wyboru podczas wystawiania na formularzu.

Szybka edycja parametrów

Nowa operacja pozwala na szybkie aktualizowanie dowolnych danych w ofertach po stronie Bol, co ułatwia dostosowanie się do wymagań GPSR.

Trwające prace

BaseLinker kontynuuje dostosowywanie integracji dla kolejnych marketplace, takich jak:

• Zalando, Heureka, Erli, Joom, Aukro, Skroutz, Velomarket, Fyndiq, Altex, Skroutz, OLX.

Dla tych platform zostaną wdrożone funkcje analogiczne do opisanych wyżej, co pozwoli na zgodność z GPSR w ramach sprzedaży międzynarodowej.

Obserwuj naszego bloga, żeby być na bieżąco ze wszystkimi informacjami o systemie.

Wsparcie zespołu wdrożeniowego BaseLinker

W obliczu nowych wymogów GPSR wielu sprzedawców czuje się przytłoczonych koniecznością dostosowania swoich ofert do aktualnych przepisów. Rozumiemy, że samodzielne wprowadzanie zmian, szczególnie przy dużej liczbie produktów, jest nie tylko czasochłonne, ale też stresujące ze względu na ryzyko błędów i potencjalne kary finansowe. Właśnie dlatego nasz zespół wdrożeniowy jest gotowy, by przejąć to zadanie i przeprowadzić Cię bezpiecznie przez proces aktualizacji danych.

Możesz liczyć na nasze kompleksowe wsparcie (w ramach usługi płatnej) w zakresie:

• dodania zakładek Osoba odpowiedzialna oraz Producent odpowiedzialny,
• automatycznego importu danych z platform sprzedażowych (Allegro, Amazon, eBay, Aliexpress i inne),
• implementacji nowych parametrów w formularzach ofertowych zgodnych z GPSR,
• dodania pól do przesyłania dokumentacji technicznej (np. certyfikatów CE),
• masowej edycji aktywnych ofert z wykorzystaniem funkcji szybkiej aktualizacji.

Zleć wprowadzenie zmian
1. Wypełnij formularz zgłoszeniowy.
2. Otrzymaj ofertę.
3. Opłać wystawioną fakturę.
4. Po zaksięgowaniu płatności wdrożeniowiec wprowadzi niezbędne modyfikacje na Twoim koncie.

Jeśli masz jakiekolwiek pytania czy wątpliwości, nasz zespół jest do Twojej dyspozycji pod adresem implementation@baselinker.com.

Artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Żadne treści zawarte w tym komunikacie nie powinny być interpretowane jako tworzące relację klient-doradca. Nie należy podejmować działań ani opierać się na przedstawionych informacjach bez zasięgnięcia porady wykwalifikowanych specjalistów prawnych w odniesieniu do Państwa konkretnej sytuacji.