Przedsiębiorcy w pewnych (określonych prawem) sytuacjach zobligowani są do prowadzenia dokumentacji magazynowej. Oznacza to, iż każda zmiana magazynowa np. wydanie produktu, przyjęcie nowej partii na magazyn, przesunięcie produktów między różnymi magazynami – powinna być odpowiednio udokumentowana.
W większości przypadków przepisy te nie mają zastosowania do mikroprzedsiębiorców, na których nałożony został jedynie obowiązek stworzenia przynajmniej raz w roku spisu z natury (remanentu).
W przypadku przedsiębiorców zobligowanych do prowadzenia zaawansowanej gospodarki magazynowej BaseLinker przygotował moduł Dokumenty magazynowe – ścisła kontrola, który włączysz w ustawieniach danego Katalogu (Produkty → Ustawienia → Katalogi → Edytuj katalog → Dokumenty magazynowe – ścisła kontrola).
Opcję tę należy włączyć dla każdego Katalogu osobno.
Oznacza to, iż w ramach Managera Produktów systemu BaseLinker możesz utworzyć kilka katalogów, a przykładowo tylko jeden z nich będzie mieć włączoną opcję ścisłej kontroli stanów magazynowych.
Włączenie obsługi dokumentów magazynowych włącza następujące dodatkowe funkcje:
- Blokada ręcznej zmiany stanów magazynowych – zmiana stanu magazynowego produktu nastąpi tylko na skutek utworzenia właściwego dokumentu (na przykład PZ – przyjęcie zewnętrzne, WZ – wydanie na zewnątrz itp.).
- Blokada podłączenia do katalogu magazynów zewnętrznych (zawierających stan ze sklepów/hurtowni) oraz magazynów z edycją stanów dostępną tylko przez API – jak wspomniano wyżej – zmiana stanu następuje tylko na skutek utworzenia właściwego dokumentu.
- Pilnowanie unikalności SKU produktów – oznacza to, iż w jednym Katalogu nie mogą znajdować się dwa produkty / zestawy o takim samym SKU.
- Obsługa dokumentów magazynowych – m.in. odblokowana zostanie zakładka Produkty → Kontrola magazynu → Dokumenty magazynowe, na liście produktów z poziomu menu kontekstowego widoczna będzie pozycja ‘Dokumenty’ – szczegółowe informacje znajdują się w dalszej części tej instrukcji.
Funkcjonalności EPR
Włączenie ścisłej kontroli magazynowej spowoduje wyświetlenie się dodatkowej opcji – Rozliczanie kosztów zakupu. Dotyczy ona cen zakupu towarów, które będą wykorzystywane na dokumentach magazynowych. Do wyboru są następujące opcje:
- AVCO (Average Cost) – domyślnie, średnia cena zakupu;
- FIFO (First In First Out) – w pierwszej kolejności będą używane ceny zakupu produktów z najstarszych dostaw;
- LIFO (Last In First Out) – najpierw stosowana będzie cena zakupu najnowszych sztuk;
- FEFO (First Expired First Out) – w pierwszej kolejności wykorzystywana będzie cena zakupu sztuk z najkrótszą datą przydatności;
- LEFO (Last Expired First Out) – najpierw używana będzie cena zakupu sztuk z najdłuższą datą przydatności.
Średnia cena zakupu jest domyślnie stosowanym algorytmem o najprostszym działaniu i największej czytelności. W przypadku zaawansowanej księgowości wybierz sposób wybierania cen zakupu na dokumentach magazynowych zgodnie z Twoimi potrzebami.
Gdy wybierzesz sposób rozliczania kosztów zakupu FIFO, LIFO, FEFO lub LEFO zobaczysz dodatkową opcję Parametry dodatkowe dla sztuki towaru.
Są to parametry wprowadzane dla towarów przy przyjmowaniu dostawy i/lub inwentaryzacji.
Cena zakupu jest obowiązkowa dla wszystkich metod rozliczania kosztów zakupu. Dla FIFO oraz LIFO możesz dodatkowo włączyć datę ważności. Natomiast dla sposobów FEFO oraz LEFO wymagana jest zarówno cena zakupu jak i data ważności.
Dokumenty magazynowe
Po włączeniu modułu ścisłej kontroli magazynowej (Produkty → Ustawienia → Katalogi → Edytuj katalog → Dokumenty magazynowe – ścisła kontrola), w panelu odblokowana zostanie zakładka Dokumenty magazynowe.
Od tego momentu każda zmiana magazynowa może zostać wywołana jedynie przez wystawiony dokument – nie możesz już zmieniać stanów ręcznie z poziomu listy produktów lub poprzez API.
Typy dokumentów
BaseLinker obsługuje następujące typy dokumentów:
- WZ – wydanie na zewnątrz – dokument wystawiany np. w momencie wydania sprzedanego produktu;
- PZ – przyjęcie zewnętrzne – dokument wystawiany np. w momencie przyjęcia na magazyn nowej partii towarów od dostawcy;
- RW – rozchód wewnętrzny – dokument wystawiany np. gdy inwentaryzacja wykaże brak na magazynie;
- PW – przyjęcie wewnętrzne – dokument wystawiany np. gdy przy inwentaryzacji odnalezione zostaną dodatkowe sztuki danego produktu;
- MM – przesunięcie międzymagazynowe – dokument wystawiany np. gdy produkty przesyłane są z jednego magazynu przedsiębiorcy do drugiego;
- Bilans otwarcia – dokument przedstawiający spis produktów.
Każdy taki dokument tworzony jest w ramach danej serii numeracji.
Zwróć uwagę na to, iż BaseLinker tworzy po jednej serii numeracji dla danego typu dokumentu (WZ, PZ) w ramach danego magazynu (dla każdego magazynu system tworzy osobne serie).
Innymi słowy – każdy dokument jest jednoznacznie powiązany z magazynem (każdy magazyn ma po jednej serii numeracji dla danego typu dokumentu).
Nie jest możliwe tworzenie własnych serii numeracji.
Waluta
Waluta w pozycjach dokumentów magazynowych zawsze jest zgodna z walutą konta. W przypadku zmiany waluty konta, te wartości nie są przeliczane.
Ręczne tworzenie dokumentów
Aby ręcznie utworzyć dokument magazynowy przejdź do zakładki Produkty → Kontrola magazynu → Dokumenty magazynowe i wybierz zielony przycisk Utwórz dokument.
Zwróć uwagę na to, iż dokumenty typu WZ tworzone są automatycznie w momencie oznaczenia zamówienia jako zrealizowanego.
Wszystkie tworzone dokumenty widoczne są w dolnej części ekranu. BaseLinker pozwala również na wyszukiwanie określonych dokumentów za pomocą filtra Wyszukiwanie zaawansowane.
Formularz dokumentu
Formularz zawiera trzy zakładki:
- Dokument – tutaj znajdują się takie informacje jak magazyn, seria numeracji, numer, miesiąc i rok, data wystawienia dokumentu, data przyjęcia / wydania towaru, numer faktury kosztowej, sprzedawca;
- Pozycje – informacje o produktach, których dotyczy dany dokumenty;
- Notatki – w tym miejscu możesz dodać notatki dotyczące danego dokumentu.
Automatyczne tworzenie dokumentów
Choć BaseLinker umożliwia ręczne tworzenie dokumentów magazynowych, to jednak najczęściej tworzone są one automatycznie. Ma to miejsce w następujących przypadkach:
- WZ – wydanie na zewnątrz – tworzony jest w w momencie oznaczenia zamówienia jako zrealizowane;
- PZ – przyjęcie zewnętrzne – tworzony jest w momencie, gdy w sekcji Produkty → Kontrola magazynu → Dostawy dana dostawa zmieni status na ‘przyjęte’ lub ‘przyjęte niepełne’;
- PW – przyjęcie wewnętrzne oraz RW – rozchód wewnętrzny – tworzone są w momencie edycji stanu produktu w zamówieniu;
- Bilans otwarcia – tworzony jest automatycznie w momencie włączenia opcji ścisłej kontroli magazynu.
Realizacja zamówienia
Dokument magazynowy WZ – wydanie na zewnątrz generuje się w momencie oznaczenia zamówienia jako zrealizowane.
To kiedy jest zamówienie oznaczane jako zrealizowane jest ustawiane w dziale Zamówienia → Ustawienia → Przetwarzanie zamówień.
Domyślnie dzieje się to w momencie potwierdzenia zamówienia.
Akceptacja dostawy
Dokument PZ – przyjęcie zewnętrzne – tworzony jest w momencie akceptacji dostawy.
Tzn. gdy w sekcji Produkty → Kontrola magazynu → Dostawy dana dostawa zmieni status na ‘przyjęte’ lub ‘przyjęte niepełne’.
Edycja produktu w zamówieniu
Przy włączonej ścisłej kontroli magazynowej edycja stanu bezpośrednio w zamówieniu automatycznie generuje dokumenty PW – przyjęcie wewnętrzne lub RW – rozchód wewnętrzny.
Dokumenty te będą widoczne w dziale Produkty → Kontrola magazynu → Dokumenty magazynowe wraz z adnotacją, do którego zamówienia zostały wystawione.
Zwróć uwagę na to, iż BaseLinker tworzy nowe dokumenty – nie modyfikuje istniejącego dokumentu WZ.
Dokumenty przypisane do produktu
W zakładce Produkty → Lista produktów możesz przejść do menu kontekstowego Dokumenty.
W tym miejscu widoczne są wszystkie dokumenty wystawione dla tego konkretnego produktu.
Rejestr dokumentów
Rejestr dokumentów wygenerujesz w zakładce Produkty → Kontrola magazynu → Rejestr dokumentów.