Wystawianie dokumentów – przykłady automatycznych akcji

Obsługując dziesiątki, setki czy tysiące zamówień dziennie, musisz przygotować do każdego z nich dokumenty sprzedaży, co może być bardzo czasochłonne, a gdy robisz to ręcznie – podatne na błędy. System BaseLinker może automatycznie wystawiać faktury oraz paragony dla Twoich klientów. 

Dla klientów z Polski

Możesz zdecydować, w którym momencie chcesz wystawiać dokument sprzedaży. W tym scenariuszu będzie to status Spakowane. Automatyzacja wystawi fakturę w sytuacji, gdy klient podał numer NIP. 

1. Utwórz automatyczną akcję. Jako zdarzenie wybierz Ustawiono status: Spakowane. 
2. Dodaj warunek NIP: Podano numer NIP.
   Często wykorzystywany w tym scenariuszu jest również warunek Klient chce fakturę. W zależności jednak od źródła zamówienia istnieje ryzyko, że klient zaznaczył chęć otrzymania faktury, a nie podał numeru NIP.

3. Jeżeli faktury mają być wystawiane dla kupujących z Polski, dodaj kolejny warunek. Dostępny jest do wyboru Kraj dostawy, Kraj faktury lub Kraj dostawy lub faktury. W tym przypadku niech będzie to Kraj faktury, czyli kraj podany w danych do faktury (w którym firma jest zarejestrowana).
4. Dodaj akcję Wystaw fakturę i wybierz właściwą serię numeracji. Stawka VAT może być zgodna z serią numeracji, pobrana z zamówienia lub możesz zdefiniować konkretną wartość stawki VAT, która ma być ustawiana przy wystawianiu faktury przez tę automatyzację.

W zależności od tego, jakie dokumenty sprzedaży wystawiasz swoim klientom, jeżeli klient nie podał numeru NIP, należy wystawić fakturę imienną lub paragon. 

W takim przypadku możesz skopiować wcześniejszą akcję i zmienić warunek NIP na Brak numeru NIP, a jako akcję wybrać inną serię numeracji faktury lub Wystaw paragon.

Dla zagranicznych klientów

W tym scenariuszu ustawisz automatyczną akcję, która wystawi faktury dla klientów z Unii Europejskiej, ale spoza Polski, którzy posiadają status aktywny w VAT UE. 

1. Jako zdarzenie nowej automatyzacji wybierz Ustawiono status: Spakowano.
2. Dodaj warunek Kraj faktury: Unia Europejska oraz Nie: Polska.
3. Możesz również sprawdzić, czy klient ma aktywny status w VIES – od tego zależy, czy należy wystawić fakturę z VAT 0%. Wybierz więc warunek Status VAT EU (VIES): Aktywny.
   Szczegółowe informacje na temat warunku automatycznych akcji sprawdzających status w VAT UE dostępne są w artykule Weryfikacja VAT UE.

4. Dodaj akcję Wystaw fakturę i wybierz odpowiednią serię numeracji faktur dla dostaw wewnątrzwspólnotowych.

Z zewnętrznego systemu

Jeżeli korzystasz z systemu ERP, faktura może być wystawiana właśnie tam i za pomocą zewnętrznego integratora przekazywana do BaseLinkera. 

Taki moment możesz wybrać jako zdarzenie automatycznej akcji, która będzie wykonywała dalsze czynności. W tym przykładzie ustawisz automatyzację, która po wgraniu faktury wyśle ją w wiadomości e-mail do klienta. 

1. Wybierz zdarzenie nowej automatycznej akcji Wgrano pdf z fakturą (API).
2. Możesz dodać dowolne warunki, jednak nie ma takiej konieczności. 
3. Wybierz akcję Wyślij e-mail i wybierz odpowiedni szablon wiadomości zawierający fakturę jako załącznik, nadawcę wiadomości oraz jej typ.