Czwarty kwartał to ogromne wyzwanie dla wszystkich firm sprzedających online. Gdy skala sprzedaży rośnie, trudno utrzymać standardowe tempo obsługi zamówień i uniknąć błędów przy pakowaniu, a co dopiero zapewnić jeszcze szybsze dostawy, których oczekują kupujący. Jednocześnie wiadomo, że to właśnie te aspekty – szybkość i dobra obsługa klienta, przekładają się bezpośrednio na sukces sprzedaży lub jego brak w tym gorącym okresie. Pojawia się więc pytanie, jak zoptymalizować proces obsługi zamówień, efektywnie obsłużyć ich większą liczbę i wyeliminować błędy? Odpowiedzią jest automatyzacja w BaseLinker – jedynym na rynku, tak zaawansowanym narzędziu, które pozwala zaoszczędzić nawet setki godzin miesięcznie.
Automatyzacja obsługi zamówień
Dzięki automatycznym akcjom, wykluczysz powtarzalne zadania i uwolnisz czas osób obsługujących zamówienia – by mogły się skupić na tym, co najważniejsze – jak najszybszym przygotowywaniu paczek do wysyłki. BaseLinker całą komunikację z klientem, tworzenie faktur i paragonów, wydruk etykiet, obsługę zwrotów i wiele innych zrealizuje za Ciebie.
Wsparcie w procesie pakowania zamówień – Asystent Pakowania w BaseLinker
W ramach abonamentu BaseLinker daje dostęp do Asystenta Pakowania. Dzięki niemu, proces pakowania staje się prostszy i bardziej precyzyjny. System podpowiada osobie pakującej, jaki karton wybrać, pomaga poprawnie spakować zamówienia, robi zdjęcie przygotowywanej paczce, a nawet (jeśli zechcesz) wysyła je do klienta. Dzięki modułowi nie tylko zmniejszysz liczbę błędów w pakowanych zamówieniach, ale będziesz mieć dowód na poprawne spakowanie produktów w razie zniszczenia paczki w transporcie czy zastrzeżeń klienta.
Sprzedaż międzynarodowa z BaseLinker
Jeśli sprzedajesz międzynarodowo, to wiesz, że wiąże się to z koniecznością dostosowania dokumentów księgowych do różnych rynków. Dokumenty sprzedaży nie tylko muszą być w odpowiednim języku, ale muszą też uwzględniać różnice podatkowe. Im więcej dokumentów i rynków zbytu, tym trudniej utrzymać porządek i poprawnie przygotować zestawienie dla księgowości. Proces jest czasochłonny i podatny na błędy. Możesz ich uniknąć, automatyzując generowanie dokumentów w BaseLinker. System automatycznie wystawi faktury zgodnie z krajem pochodzenia zamówienia (obsługuje m.in.VAT OSS), sprawdzi VAT kontrahenta w systemie VIES, stworzy rejestr sprzedaży i wiele innych. Wystarczy, że przygotujesz odpowiednie szablony i zdefiniujesz, kiedy co ma się zadziać.
Obsługa Zwrotów w BaseLinker
W Q4 poza większą liczbą zamówień jest też więcej zwrotów. Dlatego warto zadbać, by także zwroty obsługiwać automatycznie. Dzięki systemowi RMA, Twój zespół nie będzie musiał ręcznie wpisywać wniosków. BaseLinker nie tylko przyjmie zwrot z Allegro czy formularza zwrotów, ale też wystawi korektę, a nawet wystąpi o zwrot prowizji do wybranych platform marketplace.
Więcej o module zwrotów (RMA) możesz przeczytać tutaj.
Automatyzacja komunikacji z klientem
Jeśli chcesz zadbać o lepszą jakość obsługi klienta, możesz podpiąć pod BaseLinker swoją skrzynkę pocztową lub SMS i automatycznie wysyłać wiadomości z systemu do klienta (na przykład, gdy zamówienie zostanie spakowane czy przekazane do kuriera).
Możesz też pójść krok dalej i zintegrować BaseLinker z Responso, dzięki czemu całą komunikację z klientami – wszystkie autorespondery, wiadomości z wielu kanałów sprzedaży, zobaczysz w jednym miejscu, bez konieczności logowania się do wielu systemów. Będzie to przydatne zwłaszcza w Q4, gdy wiadomości jest więcej, tempo jest zawrotne i nietrudno o pominięcie wiadomości.
Automatyzacja – przykład:
Klient opłaca swoje zamówienie. BaseLinker odbiera informacje o płatności za zamówienie i aktywuje ciąg zaprogramowanych zdarzeń: wystawia fakturę lub paragon i wysyła na wskazany przez klienta adres e-mail, a następnie zmienia status zamówienia na “Do wysłania”.
Kolejna reguła uruchamia się, gdy zamówienie otrzyma status “Do wysłania”, a klient wybrał wysyłkę kurierem i waga towarów nie przekracza 5 kg. BaseLinker tworzy paczkę u wybranego kuriera. Wysyła klientowi e-mail z linkiem do śledzenia przesyłki. Drukuje etykiety i fakturę na wybranej drukarce. Zmienia status zamówienia na “Pakowanie”.
Gdy system otrzyma od kuriera informację o dostarczeniu paczki, automatycznie wyśle do klienta maila według wybranego szablonu, a następnie zmieni status zamówienia na „Zrealizowane”.
Jak działają akcje automatyczne w BaseLinker?
Konfiguracja akcji automatycznych jest bardzo prosta. Ustawiasz reguły, które wykonują powtarzalne czynności za Ciebie. Automatyzacje opierają się na trzech elementach – zdarzeniach, warunkach i akcjach.
- Zdarzenie to inicjator danej reguły (np. pobrane zamówienia ze sklepu, ustawienie statusu zamówienia, akceptacja zwrotu czy wystawienie faktury).
- Warunki to określone właściwości zamówienia, dla których uruchomiona zostanie wybrana akcja lub ciąg akcji automatycznych (np. typ zamówienia, konkretny kraj dostawy).
- Akcje – czynności, które zostaną wykonane, gdy zajdzie określone zdarzenie i spełnione będą wszystkie zdefiniowane warunki (przykładowe akcje to np. wysłanie maila do klienta, utworzenie przesyłki u kuriera, wystawienie dokumentu sprzedaży).
Jeśli chcesz jeszcze bardziej zautomatyzować obsługę zamówień, możesz dodatkowo stworzyć własne przyciski i skróty klawiszowe, które uruchomią określony ciąg akcji. Wystarczy, że użyjesz odpowiedniego skrótu lub najedziesz skanerem na stworzony wcześniej kod kreskowy, a system wykona wybrane czynności.
Sprawdź, jak prosta może być Twoja praca. Ustaw akcje automatyczne w BaseLinkerze.
➡️ Zobacz, jak ustawić akcje automatyczne
Te wszystkie automatyczne akcje naprawdę robią robotę. Niemniej też trzeba ich z głową używać. Brakuje mi jeszcze wielu akcji, w których można by powiązać informacje od kuriera (w jakim punkcie jest paczka) np. z szablonem sms. Jednak macie rację sam proces automatyzacji dla firmy, która nie ma go wdrożonego może być zbawienny w 4 kwartale 🙂