Okres świąteczny to czas szczególnie intensywnej działalności dla sprzedawców internetowych. Wzmożona sprzedaż, zwiększona liczba zamówień i oczekiwania klientów dotyczące szybkiej dostawy stanowią spore wyzwanie w szczególności w kwestii zarządzania logistyką. Wymaga ona odpowiedniego planowania i wykorzystania narzędzi, takich jak BaseLinker, aby optymalizować oraz usprawnić proces wysyłki paczek. Kluczowym elementem jest tu wcześniejsze tworzenie etykiet przewozowych podczas okresu wzmożonej sprzedaży. Warto rozważyć wprowadzenie rozwiązań weekendowych, by uniknąć zaskoczenia podczas poniedziałkowego szczytu wysyłek.
Obciążenie infrastruktury kurierskiej w okresie świątecznym
Okres przedświąteczny to czas, w którym infrastruktura firm kurierskich (nawet tych największych) jest narażona na przeciążenia, co prowadzi do problemów z wydajnością. Problemy są najbardziej widoczne w poniedziałki, ponieważ zamówienia nagromadzone z piątku oraz całego weekendu skutkują niespotykanym w ciągu innych dni roku wzrostem liczby przesyłek do przetworzenia.
Infrastruktura BaseLinkera jest specjalnie skalowana w przygotowaniu na intensywny okres świąteczny. Mimo to, czasami mogą występować utrudnienia w generowaniu przesyłek, co wynika z ograniczeń API po stronie firm kurierskich. BaseLinker na bieżąco zgłasza problemy z API do właściwych firm, gdy takie występują. Rekomendujemy, by w przypadku problemów z nadaniem przesyłki sprawdzić komunikaty bezpośrednio na stronie kuriera. Szczegóły dotyczące czasowych ograniczeń operacyjnych zwykle pojawiają się na ich stronach www. Zachęcamy również do sprawdzania podstrony status.baselinker.com, na której publikujemy informacje o problemach z API firm przewozowych.
W efekcie tego przeciążenia po stronie przewoźników mogą prowadzić do opóźnień w pakowaniu i dostawach, co w gorącym okresie świątecznym jest dużym utrudnieniem. Co możesz zrobić? Mamy dla Ciebie kilka dobrych praktyk, które pomogą Ci uniknąć przestojów w wysyłce.
Masz problem z nadaniem paczki w BaseLinker w okresie świątecznym?
- Tworzenie paczek w weekend: Jeśli masz możliwość, warto zadbać o utworzenie przesyłek dla zamówień weekendowych w niedzielę wieczorem. Często problemy wydajnościowe z API firm kurierskich dotyczą tylko tworzenia paczek, nie zaś samego pobierania etykiet. Jeśli paczki utworzy się wcześniej, jest większa szansa, że będzie można poprawnie pobrać etykiety w poniedziałek, co wpłynie na zmniejszenie ryzyka zastoju.
- Drukowanie etykiet w niedzielę: Warto rozważyć również drukowanie etykiet w niedzielę. Należy jednak pamiętać, że może to wpłynąć na standardowy proces pakowania w poniedziałek, gdyż etykiety będą musiały być dopasowywane do zamówień ręcznie. Mimo to, tak przygotowane i odłożone etykiety mogą posłużyć jako plan awaryjny w sytuacji, gdyby problemy z API kuriera uniemożliwiły ich pobranie po weekendzie. Podczas drukowania etykiet warto sprawdzić, czy dzień wydruku ma wpływ na awizacje podjazdu kuriera w dniu następnym. Proces może się różnić w zależności od kuriera.
- Automatyzacja tworzenia etykiet: Ustawienie automatycznej akcji w BaseLinkerze, która generuje etykiety od razu po opłaceniu zamówienia, może znacznie przyspieszyć proces. Etykiety są wtedy przygotowywane w tle z każdym nowym zamówieniem. Zalecamy stosowanie takiego rodzaju automatyzacji przez cały rok, gdyż znacznie przyspiesza pracę i wpływa pozytywnie na cały proces obsługi zamówień. Poniżej na przykładach pokazujemy, jak ustawić takie akcje automatyczne w systemie BaseLinker.
Jak zautomatyzować generowanie etykiet?
Najlepszy sposób na zautomatyzowanie wyboru parametrów listu przewozowego, to skorzystanie z funkcji Kartony w BaseLinkerze. Opcja ta zadziała, jeśli używasz określone rodzaje opakowań do wysyłki, np. karton mały, karton średni, karton duży.
Masz swój własny standard opakowań do wysyłki? Ta opcja będzie dla Ciebie najwygodniejsza.
- Dodaj wymiary kartonów, których używasz w sekcji Zamówienia -> Ustawienia -> Zbieranie/pakowanie -> Kartony.
- Pamiętaj, żeby dodać kartony w kolejności od najmniejszego do największego.
- Następnie stwórz Akcje Automatyczne, bazujące na warunku “Mieści się w kartonie”.
- Tak jak na przykładzie poniżej, połącz wybrany karton z odpowiednim Gabarytem InPost. Wykonaj tę akcję dla różnych kombinacji kartonów, z których korzystasz z Gabarytami używanymi przez InPost.
Jeżeli sprzedajesz niewielką liczbę produktów możesz stworzyć Akcję Automatyczną, która wygeneruje odpowiedni list przewozowy, bazując na kodzie EAN, SKU, ID produktu. To rozwiązanie sprawdzi się najlepiej w przypadku małych katalogów produktów.
W sytuacji gdy posiadasz bardziej rozbudowany katalog produktów, a nie masz kartonów o stałych wymiarach, możesz pogrupować produkty, np. poprzez stworzenie Pola dodatkowego “Gabaryt” i umieszczenie w nim odpowiedniej informacji. Możesz wtedy ręcznie zaznaczyć wszystkie produkty w magazynie, które pasują do określonego Gabarytu, a następnie masowo dodać odpowiednią wartość do Pola dodatkowego.
Na przykładzie wybraliśmy typ pola “Checkbox”, ale może to być dowolny typ pola.
Szablony wysyłki
- W przypadku integracji takich InPost Kurier, DPD, DHL mamy też możliwość skorzystania z funkcji Szablony wymiarów oraz wag. W tym wypadku określamy najpierw wymiary oraz wagę danego dla szablonu, a następnie, na podstawie warunków, tworzymy Akcje Automatyczne, które wybiorą odpowiedni szablon wysyłki.
- Opcja ta może działać analogicznie do opisanych wcześniej przypadków czyli per karton, per produkt albo per grupa produktów.
- Lista proponowanych warunków nieopisanych wcześniej:
- per produkt:
- Produkt z nazwą
- Produkt z ID
- Produkt z SKU
- Produkt z EAN
- per grupa produktów:
- Produkt z lokalizacją
- Produkt z magazynu
- Produkt z katalogu
- Magazyn (wszystkie produkty)
- Produkt z gwiazdką
- Produkt z kategorii
- Produkt od producenta
- Produkt z polem dodatkowym
- per produkt:
Zamówienia z wieloma produktami
W przypadku zamówień, które zawierają wiele produktów, bez wątpienia najlepszym rozwiązaniem dla automatycznego generowania listów przewozowych, jest korzystanie z funkcji Kartony.
Jeśli nie możesz skorzystać z tej funkcji, proponujemy budowanie akcji automatycznych o warunki takie jak:
- Ilość pozycji zamówienia – informacja o liczbie różnych produktów w zamówieniu
- Ilość sztuk w zamówieniu – informacja o łącznej liczbie produktów w zamówieniu
- Ilość sztuk w pozycji zamówienia – informacja o liczbie sztuk dowolnego produktu w zamówieniu
- Ilość sztuk konkretnego produktu (SKU) – informacja o liczbie sztuk wskazanego SKU w zamówieniu
Bazując na tych warunkach możesz np. stworzyć Szablon Wysyłki z ilością podpaczek adekwatną do liczby produktów w zamówieniu.
Jeden produkt z wieloma paczkami
Jeśli sprzedajesz produkty, które są wysyłane w wielu przesyłkach, możesz skorzystać z następującego rozwiązania by ułatwić sobie proces generowania listów przewozowych.
- Stwórz pole dodatkowe “Liczba paczek”, w którym podasz ile przesyłek potrzebujesz dla danego produktu.
- Następnie w Akcji Automatycznej, ustaw to pole jako warunek, a jako zdarzenie wybierz “Utwórz przesyłkę”.
- Dodaj ilość podpaczek jaką potrzebujesz dla tego konkretnego produktu.
- W zależności od Twojej umowy z kurierem, może istnieć potrzeba podania dokładnych wymiarów każdej podpaczki. Możliwe też że wystarczy jedynie podanie odpowiedniej liczby podpaczek oraz ich wagi, która może zostać automatycznie pobrana z zamówienia.
- Informacje na temat liczby paczek, możesz dodać do produktów masowo, poprzez konfigurator.
Wcześniejsze tworzenie etykiet przesyłkowych w okresie świątecznym jest kluczowe dla płynnego zarządzania logistyką. Dzięki strategiom takim jak automatyzacja i wcześniejsze przygotowanie, sprzedawcy internetowi mogą uniknąć przestojów i zapewnić efektywną obsługę zamówień swoim klientom. BaseLinker oferuje narzędzia niezbędne do zastosowania tych rozwiązań, co jest istotne dla sukcesu biznesowego w najbardziej ruchliwym okresie roku.
