Domyślnie w Managerze Zamówień dostępne są 3 pola dodatkowe:
- Pole dodatkowe 1 (limit 50 znaków),
- Pole dodatkowe 2 (limit 50 znaków),
- Uwagi (sprzedawcy, limit 200 znaków).
Są one widoczne na karcie zamówienia oraz karcie zwrotu w sekcji Informacje o zamówieniu. Nie ma możliwości ich usunięcia.
Możesz jednak utworzyć więcej pól dodatkowych różnych typów i dowolnie nimi zarządzać.
Pola dodatkowe wykorzystasz np. do:
- zapisywania krótkich informacji o zamówieniach/zwrotach;
- filtrowania zamówień/zwrotów po ich zawartości;
- zamieszczania zawartych w nich informacji w różnych miejscach w systemie za pomocą tagów (np. w wiadomościach).
Dłuższe notatki możesz zamieszczać w polu Wymiana wiadomości, wybierając opcję wysyłania Tylko dla sprzedawcy (wiadomość ukryta).
Tworzenie pól dodatkowych
Utworzenie nowego pola dodatkowego możliwe jest w dziale Zamówienia → Ustawienia → Pola dodatkowe po kliknięciu przycisku +Dodaj pole dodatkowe.
W tym celu należy ustawić pożądane wartości dla pól:
- Nazwa pola dodatkowego – dowolna nazwa pola;
- Wyświetlanie – do wyboru:
- Zawsze wyświetlaj na karcie zamówienia,
- Wyświetlaj tylko podczas edycji zamówienia;
- Typ – wybierz zależnie od tego, jakie wartości będziesz chciał wprowadzać w tym polu. Po utworzeniu pola dodatkowego nie ma możliwości zmiany typu pola. Do wyboru:
- Pole tekstowe,
- Numer – tylko wartości liczbowe,
- Lista – w dodatkowym polu należy wprowadzić opcje do wyboru (w oddzielnych wierszach),
- Przycisk wyboru (checkbox) – jak wyżej,
- Przycisk opcji (radio button) – j.w.,
- Data,
- Plik – możliwość wgrania pliku z dysku. Wybranie tego typu pola spowoduje pojawienie się dodatkowej opcji:
- Publiczny – Tak/Nie – możliwość pobrania pliku z adresu URL spoza BaseLinkera. Dla Nie w celu pobrania pliku niezbędne będzie zalogowanie się do panelu BaseLinkera;
- Zakres – wybierz obszary, dla których pole dodatkowe ma być dostępne. Pole będzie niezależne dla każdego z zakresów – wybranie więcej niż jednego pozwoli na ustawienie innej wartości dla poszczególnych. W przypadku wybrania Zamówienia oraz Faktury w momencie utworzenia faktury do zamówienia wartość pola dodatkowego zostanie skopiowana (z zamówienia do faktury). Jednak późniejsze wprowadzenie zmian w jednym z tych zakresów nie spowoduje ich modyfikacji w drugim.
Edycja pola dodatkowego
Każde z pól dodatkowych możesz edytować klikając ikonę ołówka w kolumnie Edytuj przy odpowiednim polu.
W przypadku domyślnych pól dodatkowych (Pole dodatkowe 1, Pole dodatkowe 2) możesz zmienić jedynie nazwę. Dla własnych pól dodatkowych możliwa jest zmiana nazwy, wyświetlania, zakresu oraz wartości (dla typów lista, przycisk wyboru, przycisk opcji).
Wprowadzanie wartości do pól dodatkowych
Informacje do pól dodatkowych możesz wprowadzić:
- ręcznie na karcie zamówienia oraz zwrotu – klikając w wartość danego pola;
- za pomocą akcji automatycznej Zmodyfikuj zamówienie: Pole dodatkowe.
Jeżeli pole dodatkowe jest dostępne dla faktur, a jego wyświetlanie zostało włączone w ustawieniach serii numeracji, wartość tego pola zostanie skopiowana z zamówienia podczas generowania dokumentu. Możesz później zmienić jego wartość w edycji faktury.
Wyświetlanie pól dodatkowych
Omawiane pola dodatkowe mogą być wyświetlane:
- na karcie zamówienia,
- na liście zamówień/zwrotów,
- na stronie z informacjami o zamówieniu,
- na fakturze lub na paragonie,
- w szablonie wiadomości e-mail,
- na wydrukach i eksportach zamówień,
- w Asystencie Pakowania.
Karta zamówienia/zwrotu
Omawiane pola dodatkowe są widoczne na karcie zamówienia oraz zwrotu w sekcji Informacje o zamówieniu. Nie ma możliwości ich wyłączenia, możesz jedynie ograniczyć ich widoczność w ustawieniach poszczególnych pól (Wyświetlaj tylko podczas edycji zamówienia).
Lista zamówień/zwrotów
Pole dodatkowe 1 i/lub 2 może być widoczne również na liście zamówień i/lub zwrotów.
Włączenie wyświetlania pól dodatkowych możliwe jest:
- na liście zamówień – w zakładce Zamówienia → Ustawienia → Ustawienia → Lista zamówień → Dodatkowe informacje (niezalecane);
- na liście zwrotów – w zakładce Zamówienia → Ustawienia → Zwroty → Lista zwrotów → Dodatkowe informacje (niezalecane).
Możesz również wybrać położenie wartości wybranych pól dodatkowych – oddzielnie dla listy zamówień oraz listy zwrotów (Dodatkowe informacje – Położenie):
- Wyświetlaj w kolumnie ze statusem,
- Wyświetlaj pod imieniem i nazwiskiem,
- Wyświetlaj w oddzielnej kolumnie.
Filtrowanie zamówień
Zamówienia zawierające wybraną frazę w polu dodatkowym można odfiltrować na liście zamówień.
Za pomocą pola Pola dodatkowe możesz wyfiltrować zamówienia zawierające wskazaną wartość w polu dodatkowym 1 lub 2.
Własne pola dodatkowe pojawią się jako dodatkowe pola w ramach opcji filtrowania.
Strona informacyjna zamówienia
Widoczność pól dodatkowych na stronie informacyjnej zamówienia skonfigurujesz w dziale Zamówienia → Ustawienia → Strony informacyjne → Edytuj
Na stronie informacyjnej możliwe jest wyświetlenie domyślnych pól dodatkowych: 1 oraz 2.
Faktura lub paragon
Wartość pola Uwagi możesz umieścić na fakturze lub na paragonie za pomocą tagu [uwagi_sprzedawcy] w polu Informacje.
Własne pola dodatkowe mogą być widoczne na fakturach (jeżeli w ustawieniach pola dodatkowego wybierzesz Zakres: Faktury). W tym przypadku wartość pola zostanie skopiowana z zamówienia, dla którego faktura jest wystawiana, możesz jednak ją zmienić w edycji faktury.
Aby włączyć wyświetlanie własnego pola dodatkowego na fakturze, przejdź do ustawień serii numeracji (Zamówienia → Faktury → Ustawienia → Edytuj wybraną serię numeracji) i na samym dole wybierz odpowiednią opcję dla właściwego pola dodatkowego:
- Nie wyświetlaj,
- Wyświetlaj w nagłówku faktury,
- Wyświetlaj w danych nabywcy.
Wiadomości e-mail oraz SMS
Wartości pól dodatkowych możesz również umieszczać w wiadomościach e-mail oraz SMS za pomocą odpowiednich tagów.
Dla domyślnych pól dodatkowych w BaseLinkerze dostępne są tagi:
- [pole_dodatkowe_1]
- [pole_dodatkowe_2]
- [uwagi_sprzedawcy]
Tagi własnych pól dodatkowych sprawdzisz podczas edycji/tworzenia szablonu e-mail. Taki tag składa się z nazwy pola dodatkowego oraz przypisanego mu numeru ID.
Wydruki i eksporty
Pola dodatkowe możesz wykorzystać również we własnych wydrukach i eksportach w dziale Zamówienia → Wydruki i eksporty. Obowiązują tam te same tagi, co w wiadomościach i są dostępne dla wszystkich (domyślnych oraz własnych) pól dodatkowych.
Asystent Pakowania
Pola dodatkowe mogą być również widoczne w Asystencie Zbierania i/lub Pakowania.
Ich wyświetlanie włączysz:
- dla Asystenta Zbierania – w zakładce Zamówienia → Ustawienia → Zbieranie/pakowanie → Zbieranie → Dane zamówień;
- dla Asystenta Pakowania – w zakładce Zamówienia → Ustawienia → Zbieranie/pakowanie → Pakowanie → Dane zamówień.
Podczas zbierania/pakowania możliwe jest wyświetlanie zarówno domyślnych jak i własnych pól dodatkowych.