Wygenerowane w BaseLinkerze lub zaimportowane z zewnątrz do systemu dokumenty sprzedaży (w zależności od preferencji) możesz wysyłać do klientów w wiadomościach, a także udostępniać na stronach informacyjnych zamówień.
Faktury możesz również przekazywać do większości marketplace'ów (do zamówień, które z nich pochodzą).
Wysyłanie faktur klientom
Aby system automatycznie wysyłał faktury Twoim klientom, wykonaj następujące kroki:
- Utwórz odpowiedni szablon e-mail
Swoje własne szablony e-mail możesz dodać w dziale Zamówienia → Szablony e-mail.
Faktury możesz wysyłać w wiadomości na dwa sposoby:
- jako link – wystarczy w szablonie e-mail użyć tagu [link_faktura_pdf], by w wiadomości wyświetlił się adres www do faktury. Jeśli chcesz, by był to odnośnik z tekstem, użyj:
<a href="[link_faktura_pdf]">Link do faktury</a>
- jako załącznik – skonfiguruj ustawienia załącznika na dole strony w oknie edycji szablonu e-mail (w tym wypadku zwróć uwagę na to, czy załączniki nie są usuwane przez skrzynkę odbiorczą adresata wiadomości).
Jeżeli zamiast faktur z systemu BaseLinker chcesz wysyłać:
- faktury z zewnętrznych systemów księgowości to zmień ustawienia w dziale Integracje → Program księgowy → Ustawienia (pole Wyświetlaj klientowi fakturę (…) zamiast faktury BaseLinker). Dodatkowe informacje znajdują się w artykule Integracje z systemami księgowości internetowej;
- faktury wygenerowane poza systemem i dodane przez API/z dysku to upewnij się, iż taka faktura jest już zapisana przy zamówieniu, zanim wyślesz wiadomość do klienta. Dodatkowe informacje znajdują się na stronie Faktury dodane przez API.
- Wysyłka
Wiadomości możesz wysyłać pojedyczno z poziomu karty zamówienia, masowo z poziomu listy zamówień lub przy wykorzystaniu aukcji automatycznych.
W przypadku ręcznej wysyłki wystarczy, że wybierzesz odpowiedni, utworzony wcześniej szablon wiadomości:
- na karcie zamówienia w sekcji Wymiana wiadomości → Napisz wiadomość,
- na liście zamówień, po zaznaczeniu zamówień, dla których chcesz wysłać faktury, pod przyciskiem Wyślij wiadomość.
Aby system automatycznie wysyłał wiadomości wraz z załączoną fakturą, w dziale Zamówienia → Automatyczne akcje, utwórz automatyzację dla wybranego zdarzenia wykonującą akcję Wyślij e-mail i wybierz szablon, który stworzyłeś w kroku nr 1.
Przekazywanie faktur
W przypadku niektórych integracji (np. Amazon, eMAG) możliwe jest automatyczne przekazywanie faktur bezpośrednio do platformy marketplace. Opcję taką można włączyć w dziale Integracje → Konto marketplace → Zamówienia → Faktura – przekazywanie.
W zależności od ustawień może to być faktura:
- wygenerowana w systemie BaseLinker;
- wygenerowana w zewnętrznym systemie księgowości internetowej;
- wygenerowana poza BaseLinkerem i dodana jako plik .pdf;
- wygenerowana w systemie ERP i dodana do systemu BaseLinker przez API. Uwaga – opcja ta dostępna jest jedynie dla wybranych integracji ERP. Do wgrywania faktur przez API należy wykorzystać metodę https://api.baselinker.com/?method=addOrderInvoiceFile.
W dziale Integracje → Konto marketplace → Zamówienia → Faktura – przekazywanie dostępne są opcje:
- Tak, przekazuj automatycznie faktury od razu po utworzeniu (takiej opcji nie należy wybierać w przypadku faktur dodawanych przez API/z dysku);
- Przekazuj po przeniesieniu do statusu.
Jeżeli faktury generujesz w systemie ERP, to koniecznie wybierz opcję Przekazuj po przeniesieniu do statusu (tak, aby mieć pewność, iż w momencie przekazania w systemie znajduje się już faktura dodana przez API).
Pamiętaj o odpowiedniej konfiguracji systemu BaseLinker, tak aby:
- Najpierw dodać fakturę ERP do systemu BaseLinker.
- Następnie przenieść zamówienie do odpowiedniego statusu.
Jeżeli w momencie przeniesienia do wybranego statusu przy zamówieniu nie będzie zapisanej faktury ERP, to system wyśle fakturę BaseLinker.