Udostępnianie faktur

Wygenerowane w BaseLinkerze lub zaimportowane z zewnątrz do systemu dokumenty sprzedaży (w zależności od preferencji) możesz wysyłać do klientów w wiadomościach, a także udostępniać na stronach informacyjnych zamówień.

Faktury możesz również przekazywać do większości marketplace'ów (do zamówień, które z nich pochodzą).

Wysyłanie faktur klientom

Aby system automatycznie wysyłał faktury Twoim klientom, wykonaj następujące kroki:

1. Utwórz odpowiedni szablon e-mail

Swoje własne szablony e-mail możesz dodać w dziale Zamówienia → Szablony e-mail. 

Faktury możesz wysyłać w wiadomości na dwa sposoby:

• jako link – wystarczy w szablonie e-mail użyć tagu [link_faktura_pdf], by w wiadomości wyświetlił się adres www do faktury.  Jeśli chcesz, by był to odnośnik z tekstem, użyj:

<a href="[link_faktura_pdf]">Link do faktury</a>

• jako załącznik – skonfiguruj ustawienia załącznika na dole strony w oknie edycji szablonu e-mail (w tym wypadku zwróć uwagę na to, czy załączniki nie są usuwane przez skrzynkę odbiorczą adresata wiadomości).

Jeżeli zamiast faktur z systemu BaseLinker chcesz wysyłać:

• faktury z zewnętrznych systemów księgowości to zmień ustawienia w dziale Integracje → Program księgowy → Ustawienia (pole Wyświetlaj klientowi fakturę (…) zamiast faktury BaseLinker). Dodatkowe informacje znajdują się w artykule Integracje z systemami księgowości internetowej;
• faktury wygenerowane poza systemem i dodane przez API/z dysku to upewnij się, iż taka faktura jest już zapisana przy zamówieniu, zanim wyślesz wiadomość do klienta. Dodatkowe informacje znajdują się na stronie Faktury dodane przez API.

2. Wysyłka

Wiadomości możesz wysyłać pojedyczno z poziomu karty zamówienia, masowo z poziomu listy zamówień lub przy wykorzystaniu aukcji automatycznych.

W przypadku ręcznej wysyłki wystarczy, że wybierzesz odpowiedni, utworzony wcześniej szablon wiadomości:

• na karcie zamówienia w sekcji Wymiana wiadomości → Napisz wiadomość,
• na liście zamówień, po zaznaczeniu zamówień, dla których chcesz wysłać faktury, pod przyciskiem Wyślij wiadomość.

Aby system automatycznie wysyłał wiadomości wraz z załączoną fakturą, w dziale Zamówienia → Automatyczne akcje, utwórz automatyzację dla wybranego zdarzenia wykonującą akcję Wyślij e-mail i wybierz szablon, który stworzyłeś w kroku nr 1.

Przekazywanie faktur

W przypadku niektórych integracji (np. Amazon, eMAG) możliwe jest automatyczne przekazywanie faktur bezpośrednio do platformy marketplace. Opcję taką można włączyć w dziale Integracje → Konto marketplace → Zamówienia → Faktura – przekazywanie.

W zależności od ustawień może to być faktura:

1. wygenerowana w systemie BaseLinker;
2. wygenerowana w zewnętrznym systemie księgowości internetowej;
3. wygenerowana poza BaseLinkerem i dodana jako plik .pdf;
4. wygenerowana w systemie ERP i dodana do systemu BaseLinker przez API. Uwaga – opcja ta dostępna jest jedynie dla wybranych integracji ERP. Do wgrywania faktur przez API należy wykorzystać metodę https://api.baselinker.com/?method=addOrderInvoiceFile.

W dziale Integracje → Konto marketplace → Zamówienia → Faktura – przekazywanie dostępne są opcje:

• Tak, przekazuj automatycznie faktury od razu po utworzeniu (takiej opcji nie należy wybierać w przypadku faktur dodawanych przez API/z dysku);
• Przekazuj po przeniesieniu do statusu.

Jeżeli faktury generujesz w systemie ERP, to koniecznie wybierz opcję Przekazuj po przeniesieniu do statusu (tak, aby mieć pewność, iż w momencie przekazania w systemie znajduje się już faktura dodana przez API).

Pamiętaj o odpowiedniej konfiguracji systemu BaseLinker, tak aby:

1. Najpierw dodać fakturę ERP do systemu BaseLinker.
2. Następnie przenieść zamówienie do odpowiedniego statusu.

Jeżeli w momencie przeniesienia do wybranego statusu przy zamówieniu nie będzie zapisanej faktury ERP, to system wyśle fakturę BaseLinker.