BaseLinkera możesz wykorzystać również do komunikacji z klientem. Mogą do tego posłużyć wiadomości e-mail i/lub SMS, które wyślesz bezpośrednio z systemu!
Konta e-mail
Wiadomości e-mail mogą być wysyłane z serwerów BaseLinkera (@baselinker.com) lub bezpośrednio z Twojej skrzynki.
Domyślny adres e-mail
Jeśli nie podepniesz do systemu własnego konta e-mail, wiadomości będą wysyłane ze skrzynki systemowej. Odbiorca w polu „Odpowiedz do” zobaczy adres e-mail, który podałeś przy zakładaniu konta BaseLinker.
Nazwę oraz wyświetlany adres e-mail nadawcy zmienisz w sekcji Zamówienia → Szablony E-mail/SMS → Konta e-mail → Ustawienia standardowego adresu e-mail.
Własne konto pocztowe
Podpięcie własnej skrzynki e-mail możliwe jest w sekcji Zamówienia → Szablony E-mail/SMS → Konta e-mail. Kliknij zielony przycisk +Dodaj nowe konto i wybierz odpowiednią opcję:
- Dodaj konto SMTP (dla większości skrzynek pocztowych),
- Dodaj konto Gmail.
Następnie należy uzupełnić poniższe informacje:
- Adres serwera SMTP – adres ten znajdziesz najczęściej w pomocy na stronie obsługującej skrzynkę pocztową. W niektórych przypadkach poza adresem serwera SMTP należy podać również numer portu. Wówczas należy najpierw wpisać adres serwera SMTP, dodać znak dwukropka, a następnie podać numer portu;
- Login SMTP – login do skrzynki pocztowej. Najczęściej jest to pełny adres e-mail;
- Hasło SMTP – hasło do skrzynki pocztowej. Hasło trzeba wpisać ręcznie. Zwróć uwagę na to, czy przeglądarka nie wstawia w tym miejscu zapamiętanego wcześniej innego hasła;
- Bezpieczeństwo połączenia – możesz wybrać połaczenie szyfrowane zgodnie z protokołem TLS. Jeśli natomiast serwer pocztowy, z którego korzystasz nie obsługuje protokołu TLS, należy wybrać opcję Bez szyfrowania;
- Pełny adres e-mail – adres e-mail, z którego wysyłana jest wiadomość (domyślnie taki sam jak login);
- Nazwa wyświetlana – pełna nazwa nadawcy wiadomości wyświetlana klientowi.
Po wprowadzeniu powyższych danych należy wybrać przycisk Zapisz.
Aby podłączyć konto Gmail, zaloguj się na swoją skrzynkę pocztową, a następnie w panelu BaseLinkera po wybraniu przycisku +Dodaj nowe konto wybierz Dodaj konto Gmail.
Dzięki podłączeniu własnej skrzynki pocztowej, wiadomości do kupujących będą wysyłane bezpośrednio z Twojej skrzynki pocztowej.
Test połączenia
Po dodaniu konta e-mail warto sprawdzić, czy połączenie zostało poprawnie nawiązane wybierając przycisk Przetestuj połączenie. Jeżeli system nie może połączyć się z serwerem SMTP danej skrzynki, należy edytować ustawienia skrzynki i zapisać je ponownie.
W przypadku wadliwego podłączenia, po kilku nieudanych próbach wysłania wiadomości e-mail, system BaseLinker oznaczy połączenie z daną skrzynką jako błędne, a wiadomość zostanie wysłana z domyślnej skrzynki e-mail @baselinker.com.
Odpowiedź klienta zostanie w takim wypadku wysłana na adres e-mail ustawiony w dziale Zamówienia → Szablony E-mail/SMS → Konta e-mail → Ustawienia standardowego adresu e-mail.
Wysyłanie wiadomości e-mail
E-maile przez BaseLinkera możesz wysyłać:
- pojedynczo, z poziomu karty zamówienia (sekcja Wymiana wiadomości);
- masowo z poziomu listy zamówień;
- automatycznie, za pomocą automatycznych akcji.
Monitorowanie odpowiedzi klienta
Sprzedawca może wybrać jeden z dwóch sposobów komunikacji z klientem:
- poza systemem BaseLinker – klient może odpisać bezpośrednio na skrzynkę pocztową nadawcy wiadomości. Sprzedawca do obsługi takich e-maili może wybrać, stanowiącą alternatywę dla MS Outlook, aplikację Thunderbird. Jest to wiodący wieloplatformowy klient poczty i kalendarza open source, bezpłatny do użytku firmowego i osobistego. W takim przypadku, aby łatwiej odnaleźć zamówienie, którego dotyczy dany e-mail klienta warto zainstalować dostępną w systemie BaseLinker wtyczkę Thunderbird;
- w ramach systemu BaseLinker – za pośrednictwem formularza dostępnego na stronie zamówienia. W takim przypadku w treści e-maila wysłanego do klienta warto zawrzeć komunikat Wiadomość generowana automatycznie, prosimy nie odpowiadać. Preferowany kontakt za pośrednictwem formularza dostępnego na stronie zamówienia.
W przypadku wyboru drugiej opcji treść odpowiedzi klienta pojawi się w historii korespondencji na karcie danego zamówienia. Ponadto informacja o pozostawieniu wiadomości przez klienta na stronie zamówienia przesyłana jest na odrębny adres e-mail, który należy wskazać w dziale Zamówienia → Ustawienia → Ustawienia → Inne → Adres e-mail otrzymujący powiadomienia.
Informacja przesłana na podany wyżej adres e-mail zawiera login klienta, numer zamówienia, informacje o kupującym, link do zamówienia w BaseLinkerze oraz treść wiadomości od klienta.
Szablony
W systemie możesz stworzyć nieograniczoną liczbę szablonów wiadomości e-mail oraz SMS. Są to wzory wiadomości, które chcesz wysyłać do klientów.
Szablony wiadomości utworzysz w sekcji Zamówienia → Szablony E-mail/SMS.
W szablonach e-mail możesz wykorzystać tagi, w których miejscu automatycznie podstawiane będą wybrane informacje (np. imię kupującego, numer zamówienia, numer przesyłki i wiele innych).
Możesz także wybrać załącznik, który będzie dodawany do wiadomości (może to być plik z dysku, wydruk z systemu np. faktura lub zdjęcie paczki wykonane w asystencie pakowania).
Wiadomości SMS
SMSy możesz wysyłać z systemu w podobny sposób, jak wiadomości e-mail.
Aby jednak było to możliwe, musisz podłączyć integrację z aplikacją SMS.
Responso
Wiadomości od kupujących, dyskusje z Allegro oraz komunikację z innych źródeł możesz obsługiwać bezpośrednio w panelu BaseLinker bez potrzeby logowania się do panelu Allegro, innych platform marketplace czy Twojej skrzynki e-mail. Dzięki integracji z Responso wszystkie wiadomości będą widoczne w naszym panelu i będziesz mógł na nie odpowiadać bezpośrednio z BaseLinkera.
BL Caller
BL Caller to aplikacja na urządzenia z systemem Android, którą możesz również połączyć z BaseLinkerem.
Jeśli w momencie, kiedy jesteś zalogowany do systemu, zadzwoni do Ciebie klient z numeru telefonu, który powiązany jest z dowolnym zamówieniem w systemie – zobaczysz informację, kto dzwoni oraz jego zamówienia.