Szablony e-mail/SMS

System BaseLinker pozwala na wysyłanie do klientów wiadomości e-mail oraz SMS bezpośrednio z poziomu panelu. Wiadomości mogą zostać wysłane ręcznie dla pojedynczego zamówienia z poziomu karty zamówienia, masowo z poziomu listy zamówień lub przy wykorzystaniu automatycznych akcji. System umożliwia tworzenie szablonów takich wiadomości (wraz z załącznikami).  Wiadomości te mogą być wysyłane z systemowej skrzynki e-mail @baselinker.com lub ze skrzynki sprzedawcy.

 

Przy odpowiednio skonfigurowanym systemie wiadomości mogą wysyłać się automatycznie w momencie zaistnienia wybranego zdarzenia, na przykład:

• w momencie, gdy dla danego zamówienia Allegro pobrano FOD oraz potwierdzenie płatności, system wysyła do klienta szablon e-mail Dziękujemy za zakupy wraz z listą zamówionych produktów oraz linkiem do strony informacyjnej zamówienia;
• po wystawieniu faktury i nadaniu paczki system wysyła do klienta szablon e-mail Twoje zamówienie zostało już wysłane wraz z załączoną fakturą, zdjęciem spakowanej paczki oraz linkiem do śledzenia nadanej przesyłki.

 

Tworzenie szablonów e-mail

Szablony e-mail i SMS stanowią gotowy wzór wiadomości do klienta. Możesz wykorzystywać je zarówno do wysyłania automatycznych wiadomości, jak i wysyłać je ręcznie z poziomu karty zamówienia lub listy zamówień. Na liście zamówień szablony będą widoczne pod ikonką koperty a na karcie zamówienia – na samym dole strony. Szablony e-mail możesz także powiązać z własnymi skrzynkami pocztowymi.

 

Swoje własne szablony e-mail możesz dodać w dziale Zamówienia → Szablony E-mail/SMS. Nie ma ograniczeń co do ilości stworzonych szablonów.

 

Każdy szablon składa się z następujących elementów:

• Nazwa wyświetlana – nazwa, która będzie wyświetlana w systemie i pozwoli na identyfikację danego szablonu.  Nazwa ta nie zostanie wyświetlona klientowi;
• Temat wiadomości – możesz skorzystać ze specjalnych znaczników omówionych w sekcji Tagi systemu BaseLinker;
• Format – treść wiadomości możesz tworzyć jako zwykły tekst lub kod HTML. Jeżeli przy tworzeniu szablonu wykorzystujesz znaczniki HTML, pamiętaj aby wybrać format HTML. W przeciwnym wypadku znaczniki pojawią się w treści wiadomości;

 

• Treść wiadomości – przy tworzeniu treści możesz skorzystać ze specjalnych znaczników omówionych w sekcji Tagi systemu BaseLinker;
• Konto e-mail – adres z którego wysyłana będzie wiadomość;
• Opcja Szablon ukryty na liście – zaznacz Tak jeśli ten szablon e-mail wykorzystywany będzie wyłącznie przy definiowaniu automatycznych akcji. Nie będzie on widoczny na liście e-maili w innych miejscach systemu (poza tworzeniem automatycznych akcji);
• Załączniki – omówione w sekcji Załączniki do wiadomości;
• Język szablonu – zgodnie z wybranym językiem tłumaczone będą niektóre elementy wiadomości np. niektóre tagi.

W szablonach e-mail można korzystać ze znaczników HTML do formatowania tekstu. Szablon może zawierać maksymalnie 25 000 znaków, przy czym pliki CSS mogą być linkowane z zewnętrznego adresu.

 

 

Tagi w wiadomościach

Podczas tworzenia szablonów e-mail skorzystaj z naszych specjalnych znaczników, które w momencie wysłania wiadomości są automatycznie zamieniane na informacje dotyczące danego zamówienia.

 

Tagi BaseLinkera możesz umieścić zarówno w treści, jak i w tytule wiadomości. Swoje szablony e-mail możesz dodać w formie zwykłego tekstu, jak i kodu HTML (pamiętaj, aby w polu Format wybrać odpowiednią opcję – Zwykły tekst lub Kod HTML).

 

Przykładowy e-mail z podziękowaniami za zakup:

Witaj [imie],
Dziękujemy za złożenie zamówienia w naszym sklepie.
Zamówienie dotyczy produktów:
[lista_przedmiotow]

Wszystkie informacje związane z Państwa zamówieniem, w tym postęp w jego realizacji, można sprawdzić na własnej stronie zamówienia:
[link_zamowienia]

Wiadomość generowana automatycznie, prosimy nie odpowiadać. Preferowany kontakt za pośrednictwem formularza dostępnego na stronie zamówienia.


Pozdrawiamy

 

Aktualna lista znaczników jest widoczna w systemie w dziale Zamówienia → Szablony e-mail/SMS → Szablony e-mail/SMS, w edycji i podczas tworzenia każdego szablonu. Po najechaniu kursorem na wybrany tag, system wyświetli jego opis. Wystarczy kliknąć na wybrany tag, aby został wstawiony do szablonu wiadomości.

W tabeli poniżej omówione są najczęściej wykorzystywane tagi.

 

 

Tag	Dodatkowe informacje
[link_faktura_pdf]	Jeżeli w wiadomości e-mail chcesz umieścić link do faktury, skorzystaj z tagu [link_faktura_pdf]. Jeśli chcesz, by był to odnośnik do faktury, umieść link w tej formie: <a href="[link_faktura_pdf]">Link do faktury. Alternatywnie fakturę można również przesłać w postaci załącznika do wiadomości. Zależnie od ustawień wtyczki , pod tym linkiem może pojawić się faktura z podłączonego systemu księgowości online (np. Fakturownia, Firmao, IFirma, inFakt, wFirma itp.) Jeżeli zamiast standardowej faktury wystawiono fakturę pro forma, link ten będzie odnosił się do faktury pro forma.
[klient login]	Jeżeli kupujący jest niezarejestowany, wówczas e-mail z tym tagiem może np. przybrać postać "Witamy serdecznie niezarejestrowany". Aby tego uniknąć warto ustawić dodatkowo odrębną automatyczną akcję z innym szablonem email gdy kupujący jest niezarejestrowany.
[przesylka_link_sledzenia] [przesylka_link_sledzenia_en]	Dostępność tego tagu zależy od kuriera. Link śledzenia udostępiony jest w formie dostarczonej przez kuriera (lub brokera). W przypadku kilku wybranych kurierów istnieje również możliwość odesłania do strony w języku angielskim.
[laczna cena]	Automatyczną akcję wysyłającą e-mail z tagiem [laczna cena] należy zbudować w oparciu o zdarzenie "Pobrano FOD", zamiast "Pobrano zamówienie".  Zamówienia z Allegro tworzone są w systemie BaseLinker poprzez dodawanie do nich kolejno produktów. Jeżeli akcja wysyłania wiadomości ustawiona jest tak, aby wykonywała się w momencie pobrania zamówienia do pierwszego statusu to wiadomość wysyła się natychmiastowo dla jeszcze niekompletnego zamówienia. W takim przypadku w wiadomości wysłanej do klienta pojawi się jedynie informacja o cenie pierwszego produktu bez ceny kolejnych oraz bez wartości przesyłki.
[lista_przedmiotow]	Automatyczną akcję wysyłającą e-mail z tagiem [lista przedmiotów] należy zbudować w oparciu o zdarzenie "Pobrano FOD", zamiast "Pobrano zamówienie".  Zamówienia z Allegro tworzone są w systemie BaseLinker poprzez dodawanie do nich kolejno produktów. Jeżeli akcja wysyłania wiadomości ustawiona jest tak, aby wykonywała się w momencie pobrania zamówienia do pierwszego statusu to wiadomość wysyła się natychmiastowo dla jeszcze niekompletnego zamówienia. W takim przypadku w wiadomości wysłanej to klienta pojawi się jedynie pierwszy z kilku zakupionych produktów.
[link_zamowienia]	Jeżeli w treści wiadomości chcesz umieścić link do domyślnej strony informacyjnej o zamówieniu, wykorzystaj w tyl celu tag [link_zamowienia].
[pole_dodatkowe_1],[pole_dodatkowe_2]	Są to pola dodatkowe z karty zamówienia.
[aa_ostatni_komunikat_bledu]	Ten tag zwróci komunikat błędu, który wystąpił jako ostatni podczas próby wykonywania automatycznych akcji dla zamówienia. Możesz wykorzystać ten tag np. w wiadomości dla zamówień, które znajdują się w statusie Do wysłania przez określoną liczbę dni.

 

Dodatkowe szablony strony zamówienia, stworzone przez użytkownika, również mają swoje tagi. Są one widoczne w pierwszej kolumnie tabeli w dziale Zamówienia → Ustawienia → Strony informacyjne.

 

Treść wiadomości e-mail wyświetlana jest zgodnie z zaprogramowanym szablonem. Natomiast na stronie zamówienia wiadomość wyświetlana jest bez znaczników HTML.

 

Załączniki do wiadomości

Do każdego szablonu wiadomości e-mail możesz dodać maksymalnie trzy załączniki. Każdy załącznik może przyjąć jedną z trzech dostępnych form:

• Wybrany plik z dysku – możesz wstawić dowolny plik z dysku i ustawić dla niego określoną nazwę, na przykład karta zwrotu, karta reklamacji itp.;
• Załącz fakturę/dokument, plik lub wybrany wydruk – dowolny dokument, plik z pola dodatkowego lub wydruk z utworzonych w systemie wydruków i eksportów;
• Zdjęcie paczki (asystent pakowania) – Asystent Pakowania systemu BaseLinker daje użytkownikowi możliwość zrobienia zdjęcia skompletowanego zamówienia. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule Asystent Pakowania.

 

 

Wysyłanie wiadomości

Wysyłanie wiadomości z poziomu karty zamówienia

Wiadomość e-mail lub SMS można wysłać ręcznie z poziomu karty zamówienia w sekcji Wymiana wiadomości. Możesz w tym celu wykorzystać jeden z przygotowanych wcześniej szablonów.

 

 

W systemie dostępnych jest kilka typów wysyłanych wiadomości:

• Wiadomość na stronie zamówienia + e-mail (z treścią);
• Wiadomość na stronie zamówienia + e-mail (bez treści) – wiadomość wyświetlana będzie na stronie zamówienia oraz zostanie wysłany e-mail z powiadomieniem o pojawieniu się takiej wiadomości (niezawierający jej treści);
• Tylko wiadomość na stronie zamówienia;
• Tylko wiadomość e-mail;
• Tylko dla sprzedawcy (wiadomość ukryta) – wiadomość nie zostanie wysłana do klienta. Na karcie zamówienia treść wiadomości wyświetli się w kolorze pomarańczowym, jako wiadomość wewnętrzna. Z tego sposobu często korzystają użytkownicy, którzy mają wielu pracowników. Tabela Wymiana wiadomości może służyć jako okno wymiany informacji na temat zamówienia między pracownikami. W tym wypadku wiadomość nie zostanie wysłana na żaden zewnętrzny e-mail (klienta lub inny, stały adres e-mail podany w ustawieniach akcji automatycznych).

 

Wysyłanie wiadomości z poziomu listy zamówień

Wiadomości e-mail lub SMS można również wysyłać masowo z poziomu listy zamówień. W tym celu, po zaznaczaniu wybranych zamówień, należy wybrać przycisk Wyślij wiadomość.

 

 

Wysyłanie wiadomości z wykorzystaniem automatycznych akcji

System BaseLinker po zaistnieniu określonego zdarzenia może automatycznie wysyłać e-maile lub SMSy. Należy w tym celu w dziale Zamówienia → Automatyczne akcje → +Dodaj automatyczną akcję przypisać do wybranego zdarzenia akcję Wyślij e-mail lub Wyślij SMS.

 

Musisz w tym celu wybrać:

• szablon e-mail;
• skrzynkę nadawczą;
• adresata wiadomości (można tu wybrać zarówno adres e-mail klienta pobierany z zamówienia, jak i zdefiniować dowolny stały adres e-mail, na przykład w celu potwierdzenia wysłania danej wiadomości lub przekazania informacji do wybranego działu przedsiębiorstwa);
• typ wiadomości, omówiony w sekcji powyżej.

 

Przy konstrukcji akcji automatycznych należy pamiętać o kilku zasadach:

• e-mail do klienta może zostać wysłany między innymi w momencie zmiany statusu danego zamówienia w systemie BaseLinker. Natomiast zmiana statusów w sklepie przez plik integracyjny czy też API nie wywoła takiej akcji. W związku z tym nie można stworzyć akcji automatycznej w oparciu o zmianę statusu w sklepie internetowym, chyba że zmiany te będą wykonywane ręcznie z poziomu panelu sklepu;
• należy zwrócić uwagę na budowę akcji automatycznych wysyłających wiadomości e-mail wraz z załącznikiem. Na przykład, jeżeli w systemie nie wystawiono jeszcze faktury dla danego zamówienia, a nastąpiło już zdarzenie wywołujące automatyczną akcję wysyłającą e-mail do klienta, to zostanie on wysłany bez załączonej faktury. W tym przypadku aby uniknąć takiej sytuacji, automatyczną akcję warto zbudować na podstawie zdarzenia Wystawiono fakturę/Wystawiono fakturę pro forma lub do innego zdarzenia dodać warunek Status faktury: Wystawiona;
• aby wiadomość została przesłana na poprawny adres e-mail klienta, pierwszą akcję automatyczną warto zbudować w oparciu o zdarzenie Pobrano FOD (Allegro/eBay) zamiast zdarzenia Pobrano zamówienie. Przed pobraniem FODu w systemie przy zamówieniu widnieje domyślny adres e-mail z konta Allegro klienta.

 

 

---

 FAQ