Szablony e-mail/SMS

System BaseLinker pozwala na wysyłanie do klientów wiadomości e-mail oraz SMS bezpośrednio z poziomu panelu. Wiadomości mogą zostać wysłane ręcznie dla pojedynczego zamówienia z poziomu karty zamówienia, masowo z poziomu listy zamówień lub przy wykorzystaniu automatycznych akcji. System umożliwia tworzenie szablonów takich wiadomości (wraz z załącznikami). Wiadomości te mogą być wysyłane z systemowej skrzynki e-mail @baselinker.com lub ze skrzynki sprzedawcy.

Do wysyłania wiadomości SMS konieczne jest włączenie osobnej wtyczki w dziale Integracje. Tę kwestię omówiono w osobnym artykule Wysyłanie wiadomość SMS

Przy odpowiednio skonfigurowanym systemie wiadomości mogą wysyłać się automatycznie w momencie zaistnienia wybranego zdarzenia, na przykład:

w momencie, gdy dla danego zamówienia Allegro pobrano FOD oraz potwierdzenie płatności, system wysyła do klienta szablon e-mail Dziękujemy za zakupy wraz z listą zamówionych produktów oraz linkiem do strony informacyjnej zamówienia;
po wystawieniu faktury i nadaniu paczki system wysyła do klienta szablon e-mail Twoje zamówienie zostało już wysłane wraz z załączoną fakturą, zdjęciem spakowanej paczki oraz linkiem do śledzenia nadanej przesyłki.

Tworzenie szablonów e-mail

Szablony e-mail i SMS stanowią gotowy wzór wiadomości do klienta. Możesz wykorzystywać je zarówno do wysyłania automatycznych wiadomości, jak i wysyłać je ręcznie z poziomu karty zamówienia lub listy zamówień. Na liście zamówień szablony będą widoczne pod ikonką koperty a na karcie zamówienia – na samym dole strony. Szablony e-mail możesz także powiązać z własnymi skrzynkami pocztowymi.

Swoje własne szablony e-mail możesz dodać w dziale Zamówienia → Szablony E-mail/SMS. Nie ma ograniczeń co do ilości stworzonych szablonów.

Każdy szablon składa się z następujących elementów:

Nazwa wyświetlana – nazwa, która będzie wyświetlana w systemie i pozwoli na identyfikację danego szablonu. Nazwa ta nie zostanie wyświetlona klientowi;
Temat wiadomości – możesz skorzystać ze specjalnych znaczników omówionych w sekcji Tagi systemu BaseLinker;
Format – treść wiadomości możesz tworzyć jako zwykły tekst lub kod HTML. Jeżeli przy tworzeniu szablonu wykorzystujesz znaczniki HTML, pamiętaj aby wybrać format HTML. W przeciwnym wypadku znaczniki pojawią się w treści wiadomości;

Treść wiadomości – przy tworzeniu treści możesz skorzystać ze specjalnych znaczników omówionych w sekcji Tagi systemu BaseLinker;
Konto e-mail – adres z którego wysyłana będzie wiadomość;
Opcja Szablon ukryty na liście – zaznacz Tak jeśli ten szablon e-mail wykorzystywany będzie wyłącznie przy definiowaniu automatycznych akcji. Nie będzie on widoczny na liście e-maili w innych miejscach systemu (poza tworzeniem automatycznych akcji);
Załączniki – omówione w sekcji Załączniki do wiadomości;
Język szablonu – zgodnie z wybranym językiem tłumaczone będą niektóre elementy wiadomości np. niektóre tagi.

W szablonach e-mail można korzystać ze znaczników HTML do formatowania tekstu. Szablon może zawierać maksymalnie 25 000 znaków, przy czym pliki CSS mogą być linkowane z zewnętrznego adresu.

Do każdego szablonu należy przypisać wybrany adres e-mail, z którego będzie on wysyłany.

Tagi w wiadomościach

Podczas tworzenia szablonów e-mail skorzystaj z naszych specjalnych znaczników, które w momencie wysłania wiadomości są automatycznie zamieniane na informacje dotyczące danego zamówienia.

Tagi BaseLinkera możesz umieścić zarówno w treści, jak i w tytule wiadomości. Swoje szablony e-mail możesz dodać w formie zwykłego tekstu, jak i kodu HTML (pamiętaj, aby w polu Format wybrać odpowiednią opcję – Zwykły tekst lub Kod HTML).

Przykładowy e-mail z podziękowaniami za zakup:

Witaj [imie],
Dziękujemy za złożenie zamówienia w naszym sklepie.
Zamówienie dotyczy produktów:
[lista_przedmiotow]

Wszystkie informacje związane z Państwa zamówieniem, w tym postęp w jego realizacji, można sprawdzić na własnej stronie zamówienia:
[link_zamowienia]

Wiadomość generowana automatycznie, prosimy nie odpowiadać. Preferowany kontakt za pośrednictwem formularza dostępnego na stronie zamówienia.


Pozdrawiamy

Aktualna lista znaczników jest widoczna w systemie w dziale Zamówienia → Szablony e-mail/SMS → Szablony e-mail/SMS, w edycji i podczas tworzenia każdego szablonu. Po najechaniu kursorem na wybrany tag, system wyświetli jego opis. Wystarczy kliknąć na wybrany tag, aby został wstawiony do szablonu wiadomości.

W tabeli poniżej omówione są najczęściej wykorzystywane tagi.

Tag	Dodatkowe informacje
[link_faktura_pdf]	Jeżeli w wiadomości e-mail chcesz umieścić link do faktury, skorzystaj z tagu [link_faktura_pdf]. Jeśli chcesz, by był to odnośnik do faktury, umieść link w tej formie: <a href="[link_faktura_pdf]">Link do faktury. Alternatywnie fakturę można również przesłać w postaci załącznika do wiadomości. Zależnie od ustawień wtyczki , pod tym linkiem może pojawić się faktura z podłączonego systemu księgowości online (np. Fakturownia, Firmao, IFirma, inFakt, wFirma itp.) Jeżeli zamiast standardowej faktury wystawiono fakturę pro forma, link ten będzie odnosił się do faktury pro forma.
[klient login]	Jeżeli kupujący jest niezarejestowany, wówczas e-mail z tym tagiem może np. przybrać postać "Witamy serdecznie niezarejestrowany". Aby tego uniknąć warto ustawić dodatkowo odrębną automatyczną akcję z innym szablonem email gdy kupujący jest niezarejestrowany.
[przesylka_link_sledzenia] [przesylka_link_sledzenia_en]	Dostępność tego tagu zależy od kuriera. Link śledzenia udostępiony jest w formie dostarczonej przez kuriera (lub brokera). W przypadku kilku wybranych kurierów istnieje również możliwość odesłania do strony w języku angielskim.
[laczna cena]	Automatyczną akcję wysyłającą e-mail z tagiem [laczna cena] należy zbudować w oparciu o zdarzenie "Pobrano FOD", zamiast "Pobrano zamówienie". Zamówienia z Allegro tworzone są w systemie BaseLinker poprzez dodawanie do nich kolejno produktów. Jeżeli akcja wysyłania wiadomości ustawiona jest tak, aby wykonywała się w momencie pobrania zamówienia do pierwszego statusu to wiadomość wysyła się natychmiastowo dla jeszcze niekompletnego zamówienia. W takim przypadku w wiadomości wysłanej do klienta pojawi się jedynie informacja o cenie pierwszego produktu bez ceny kolejnych oraz bez wartości przesyłki.
[lista_przedmiotow]	Automatyczną akcję wysyłającą e-mail z tagiem [lista przedmiotów] należy zbudować w oparciu o zdarzenie "Pobrano FOD", zamiast "Pobrano zamówienie". Zamówienia z Allegro tworzone są w systemie BaseLinker poprzez dodawanie do nich kolejno produktów. Jeżeli akcja wysyłania wiadomości ustawiona jest tak, aby wykonywała się w momencie pobrania zamówienia do pierwszego statusu to wiadomość wysyła się natychmiastowo dla jeszcze niekompletnego zamówienia. W takim przypadku w wiadomości wysłanej to klienta pojawi się jedynie pierwszy z kilku zakupionych produktów.
[link_zamowienia]	Jeżeli w treści wiadomości chcesz umieścić link do domyślnej strony informacyjnej o zamówieniu, wykorzystaj w tyl celu tag [link_zamowienia].
[pole_dodatkowe_1],[pole_dodatkowe_2]	Są to pola dodatkowe z karty zamówienia.
[aa_ostatni_komunikat_bledu]	Ten tag zwróci komunikat błędu, który wystąpił jako ostatni podczas próby wykonywania automatycznych akcji dla zamówienia. Możesz wykorzystać ten tag np. w wiadomości dla zamówień, które znajdują się w statusie Do wysłania przez określoną liczbę dni.

Dodatkowe szablony strony zamówienia, stworzone przez użytkownika, również mają swoje tagi. Są one widoczne w pierwszej kolumnie tabeli w dziale Zamówienia → Ustawienia → Strony informacyjne.

Treść wiadomości e-mail wyświetlana jest zgodnie z zaprogramowanym szablonem. Natomiast na stronie zamówienia wiadomość wyświetlana jest bez znaczników HTML.

Więcej informacji na temat stron zamówienia znajdziesz w naszym artykule: Strona informacyjna dla klienta.

Załączniki do wiadomości

Do każdego szablonu wiadomości e-mail możesz dodać maksymalnie trzy załączniki. Każdy załącznik może przyjąć jedną z trzech dostępnych form:

Wybrany plik z dysku – możesz wstawić dowolny plik z dysku i ustawić dla niego określoną nazwę, na przykład karta zwrotu, karta reklamacji itp.;
Załącz fakturę/dokument, plik lub wybrany wydruk – dowolny dokument, plik z pola dodatkowego lub wydruk z utworzonych w systemie wydruków i eksportów;
Zdjęcie paczki (asystent pakowania) – Asystent Pakowania systemu BaseLinker daje użytkownikowi możliwość zrobienia zdjęcia skompletowanego zamówienia. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule Asystent Pakowania.

Jeżeli dla zamówienia zamiast standardowej faktury wystawiona została faktura pro forma, to w załączniku dodana zostanie właśnie pro forma.

Ponadto zależnie od ustawień wtyczki, załączona może zostać faktura z podłączonego systemu księgowości online. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule Integracje z systemami księgowości internetowej.

Wysyłanie wiadomości

Wysyłanie wiadomości z poziomu karty zamówienia

Wiadomość e-mail lub SMS można wysłać ręcznie z poziomu karty zamówienia w sekcji Wymiana wiadomości. Możesz w tym celu wykorzystać jeden z przygotowanych wcześniej szablonów.

W systemie dostępnych jest kilka typów wysyłanych wiadomości:

Wiadomość na stronie zamówienia + e-mail (z treścią);
Wiadomość na stronie zamówienia + e-mail (bez treści) – wiadomość wyświetlana będzie na stronie zamówienia oraz zostanie wysłany e-mail z powiadomieniem o pojawieniu się takiej wiadomości (niezawierający jej treści);
Tylko wiadomość na stronie zamówienia;
Tylko wiadomość e-mail;
Tylko dla sprzedawcy (wiadomość ukryta) – wiadomość nie zostanie wysłana do klienta. Na karcie zamówienia treść wiadomości wyświetli się w kolorze pomarańczowym, jako wiadomość wewnętrzna. Z tego sposobu często korzystają użytkownicy, którzy mają wielu pracowników. Tabela Wymiana wiadomości może służyć jako okno wymiany informacji na temat zamówienia między pracownikami. W tym wypadku wiadomość nie zostanie wysłana na żaden zewnętrzny e-mail (klienta lub inny, stały adres e-mail podany w ustawieniach akcji automatycznych).

Niezależnie od wybranej opcji wszystkie wiadomości będą widoczne na karcie zamówienia.

Wysyłanie wiadomości z poziomu listy zamówień

Wiadomości e-mail lub SMS można również wysyłać masowo z poziomu listy zamówień. W tym celu, po zaznaczaniu wybranych zamówień, należy wybrać przycisk Wyślij wiadomość.

Wysyłanie wiadomości z wykorzystaniem automatycznych akcji

System BaseLinker po zaistnieniu określonego zdarzenia może automatycznie wysyłać e-maile lub SMSy. Należy w tym celu w dziale Zamówienia → Automatyczne akcje → +Dodaj automatyczną akcję przypisać do wybranego zdarzenia akcję Wyślij e-mail lub Wyślij SMS.

Musisz w tym celu wybrać:

szablon e-mail;
skrzynkę nadawczą;
adresata wiadomości (można tu wybrać zarówno adres e-mail klienta pobierany z zamówienia, jak i zdefiniować dowolny stały adres e-mail, na przykład w celu potwierdzenia wysłania danej wiadomości lub przekazania informacji do wybranego działu przedsiębiorstwa);
typ wiadomości, omówiony w sekcji powyżej.

W ustawieniach każdego szablonu czy też automatycznej akcji można wybrać, z którego konta e-mail są wysyłane wiadomości. Jeżeli w szablonie oraz w aukcji podane są inne adresy, to klient otrzyma wiadomość wysłaną z adresu e-mail wskazanego w akcji automatycznej, niezależnie od tego, jaki adres przypisany jest do szablonu wiadomości.

Przy konstrukcji akcji automatycznych należy pamiętać o kilku zasadach:

e-mail do klienta może zostać wysłany między innymi w momencie zmiany statusu danego zamówienia w systemie BaseLinker. Natomiast zmiana statusów w sklepie przez plik integracyjny czy też API nie wywoła takiej akcji. W związku z tym nie można stworzyć akcji automatycznej w oparciu o zmianę statusu w sklepie internetowym, chyba że zmiany te będą wykonywane ręcznie z poziomu panelu sklepu;
należy zwrócić uwagę na budowę akcji automatycznych wysyłających wiadomości e-mail wraz z załącznikiem. Na przykład, jeżeli w systemie nie wystawiono jeszcze faktury dla danego zamówienia, a nastąpiło już zdarzenie wywołujące automatyczną akcję wysyłającą e-mail do klienta, to zostanie on wysłany bez załączonej faktury. W tym przypadku aby uniknąć takiej sytuacji, automatyczną akcję warto zbudować na podstawie zdarzenia Wystawiono fakturę/Wystawiono fakturę pro forma lub do innego zdarzenia dodać warunek Status faktury: Wystawiona;
aby wiadomość została przesłana na poprawny adres e-mail klienta, pierwszą akcję automatyczną warto zbudować w oparciu o zdarzenie Pobrano FOD (Allegro/eBay) zamiast zdarzenia Pobrano zamówienie. Przed pobraniem FODu w systemie przy zamówieniu widnieje domyślny adres e-mail z konta Allegro klienta.

Więcej informacji na ten temat przeczytasz w naszym artykule: Automatyzacja.

FAQ

Dlaczego wiadomości docierają bez załącznika (np. faktury) ?

Jeżeli wiadomości docierają do adresatów bez załączników, to warto sprawdzić, czy:

W momencie wysyłania wiadomości, dla danego zamówienia został wygenerowany załącznik (etykieta, faktura – w tym czy pobrana została faktura z zewnętrznego systemu księgowości internetowej)
Skrzynka pocztowa adresata nie usuwa załączników (czasem odpowiedzialny za usuwanie załączników jest np. program antywirusowy).

W przypadku faktur zalecamy, aby – obok załącznika – przesyłac w treści wiadomości również link.

Dlaczego moje wiadomości nie docierają do klientów?

Jeżeli wiadomości nie docierają do klientów, warto sprawdzić, czy:

Do zamówienia został przypisany poprawny adres e-mail klienta.
Wiadomości są wysyłane ze skrzynki sprzedawcy, a nie z serwera systemu BaseLinker.
Skrzynka pocztowa sprzedawcy została poprawnie podpięta do systemu.
Akcje automatyczne zostały poprawnie zdefiniowane, a w przypadku wysyłania wiadomości ręcznie – nie wybrano opcji "Tylko dla sprzedawcy (wiadomość ukryta)".
Dostawca skrzynki sprzedawcy nie ma limitów wysyłanych wiadomości e-mail bądź limity te nie zostały przekroczone.

Nawet jeżeli wiadomość została poprawnie wysłana istnieje ryzyko, że adres e-mail sprzedawcy został zakwalifikowany jako spam przez algorytmy spamowe skrzynki odbiorczej klienta. Taki algorytm z reguły oznacza w ten sposób dużą ilość wiadomości o podobnej treści.

1. Poprawny adres e-mail klienta

W polu z adresem e-mail musi znajdować się tylko jeden poprawny adres. Dla nowych zamówień z Allegro / eBay (przed pobraniem FODu) pobierany jest e-mail przypisany do konta klienta. E-mail ten może być nieaktualny, dlatego też warto zaczekać, aż pobrany zostanie FOD.

Jeżeli klient nie poda adresu e-mail, wówczas na Karcie zamówienia przy treści wysłanej wiadomości pojawi się informacja "Brak podanego odbiorcy".

2&3. Skrzynka pocztowa

Skrzynka pocztowa musi być poprawnie podpięta do systemu BaseLinker. Więcej informacji na ten temat znajduje się w sekcji Własna skrzynka e-mail.

4. Akcje automatyczne

Warto sprawdzić, czy przy konfiguracji akcji automatycznych nie popełniono następujących błędów:

W przypadku zamówień z Allegro / eBay automatyczne akcje wysyłające wiadomości do klientów warto budować na podstawie zdarzenia „Pobrano FOD”, zamiast zdarzenia „Pobrano zamówienie”. Pozwoli to uniknąć ryzyka wysłania wiadomości do klienta w momencie, gdy do systemu nie został jeszcze pobrany wraz z FOD-em poprawny adres e-mail.

Jeżeli w szablonie e-mail znajdują się określone tagi, np. [lista przedmiotów], [łączna cena], również zamiast zdarzenia „Pobrano zamówienie” należy wybrać „Pobrano FOD” przy konstrukcji akcji. W przeciwnym wypadku e-mail zostanie wysłany po dodaniu pierwszego produktu do koszyka i nie uwzględni pozostałych produktów oraz ich łącznej ceny.
Jeżeli w szablonie e-mail znajduje się tag / załącznik z określonymi dokumentami, należy upewnić się, że automatyczna akcja jest w systemie wywoływana dopiero po ich utworzeniu.
Akcja automatyczna wysyłająca wiadomości e-mail może zostać wywołana zmianą statusu w systemie BaseLinker. Natomiast zmiana statusu w sklepie internetowym nie wywoła takiej akcji.
Jeżeli usunięto własną skrzynkę e-mail, wówczas przypisane do niej szablony e-mail będą wysyłane z adresu zakupy@baselinker.com. Natomiast akcje automatyczne, w których skrzynka ta została wskazana nie zadziałają. Taką sytuację można rozpoznać sprawdzając ustawienia wybranej akcji automatycznej. W polu "Od" zamiast wybranego adresu e-mail widoczny będzie jedynie numer zapisanej w systemie, a następnie usuniętej skrzynki. W takim przypadku należy ponownie wybrać skrzynkę nadawczą z dostępnych w systemie.

5. Limit wysłanych wiadomości e-mail

W przypadku, gdy z firmowej skrzynki pocztowej w krótkim okresie masowo wysłano dużą liczbę wiadomości, to dostawca tej skrzynki może uznać taką sytuację za podejrzenie włamania na skrzynkę lub za atak spamerski i nałożyć automatyczną blokadę wysyłania wiadomości.

W przypadku nałożenia blokady wysyłania wiadomości przez dostawcę skrzynki system BaseLinker może generować błąd o treści:

"Błąd połączenia z serwerem SMTP: SMTP connect() failed. https://github.com/PHPMailer/PHPMailer/wiki/Troubleshooting".

Taką sytuację należy wyjaśnić z dostawcą skrzynki pocztowej. Dostawca może w takim przypadku:

zdjąć blokadę dla całej skrzynki
dodać adresy IP systemu BaseLinker na białą listę. W celu uzyskania tych adresów należy wysłać zgłoszenie w dziale Pomoc i kontakt → Kontakt → Wyślij zgłoszenie.

Dlaczego nadawcą moich e-maili do klientów jest „Zakupy BaseLinker”?

Jako nadawca Twoich maili widoczne jest "Zakupy BaseLinker", ponieważ nie dodałeś własnych skrzynek e-mail i e-maile do Twoich klientów wysyłane są z naszego serwera. Dodaj swoją własną skrzynkę w dziale: Manager zamówień -> Szablony e-mail -> Konta e-mail, a następnie przypisz ją do wszystkich szablonów e-mail w dziale: Manager zamówień -> Szablony e-mail. Będziesz miał pewność, że wiadomość nie trafi do spamu oraz że odpowiedź od klienta trafi bezpośrednio na Twoją skrzynkę.

Klient kupił kilka produktów, a w wiadomości e-mail do klienta pojawia się tylko jedna pozycja. Dlaczego?

Prawdopodobnie skonfigurowałeś automatyczną akcję w taki sposób, by e-mail z podziękowaniami za zakup wysyłał się tuż po trafieniu zamówienia do statusu "nowe", a więc od razu, gdy klient zacznie zakupy i zamówienie trafi do systemu BaseLinker.

Aby w mailu widoczne były wszystkie przedmioty, należy ustawić automatyczną akcję tak, by e-mail wysyłał się dopiero, gdy klient zakończy zakupy, czyli wypełni FOD. (Klient wypełnił FOD > Wyślij e-mail > Podziękowania za zakup). Więcej informacji na ten temat znajdziesz w artykule Szablony e-mail, konta e-mail (sekcja Tagi systemu BaseLinker).

Jak wysyłać faktury mailem?

Faktury możesz wysyłać w wiadomości na dwa sposoby

jako link – wystarczy w szablonie e-mail użyć tagu [link_faktura_pdf], by w wiadomości wyświetli się adres www do faktury. Jeśli chcesz, by był to odnośnik z tekstem, użyj:
```
<a href="[link_faktura_pdf]">Link do faktury</a>
```
jako załącznik – skonfiguruj ustawienia załącznika na dole strony w oknie edycji szablonu e-mail.

Skąd wiadomo, czy e-mail do klienta został wysłany?

Wszystkie wiadomości, wysyłane do klienta (zarówno te automatyczne, jak i ręczne) pojawiają się w dwóch miejscach:

W oknie zamówienia, na samym dole
Na stronie zamówienia dla klienta

Czy wiadomości dla zamówień ze sklepu mogą być wysyłane z innego e-maila niż dla zamówień z allegro?

Tak, jednak konta e-mail powiązane są z szablonami e-mail, szablony e-mail z automatycznymi akcjami, a te z kolei ze statusami. Wymaga więc to stworzenia osobnych statusów zamówień, osobnych automatycznych akcji i osobnych szablonów e-mail dla zamówień sklepu i dla zamówień z allegro.

Czy wiadomości dla zamówień, pochodzących z różnych kont allegro mogą być wysyłane z innych kont e-mail?

Jest to możliwe, jednak konta e-mail powiązane są z szablonami e-mail, szablony e-mail z automatycznymi akcjami, a te z kolei ze statusami. Wymagałoby to więc stworzenia osobnych statusów zamówień, osobnych automatycznych akcji i osobnych szablonów e-mail dla poszczególnych kont allegro.