Integracje z systemami księgowości internetowej

Integracje z systemami księgowości internetowej umożliwiają przekazanie faktur wystawionych w BaseLinkerze do danego systemu księgowości online.

Mechanizm integracji działa w następujący sposób:

W systemie BaseLinker generowane są faktury – ręcznie lub przy pomocy akcji automatycznych – na podstawie wybranych zamówień i zgodnie z ustawieniami danej serii numeracji.
BaseLinker przesyła takie faktury do zewnętrznego systemu księgowości internetowej i na ich podstawie generowane są właściwe faktury. To, jakie dokładnie informacje prześle system, zależy m.in od ustawień danej serii numeracji oraz od ustawień modułu integracji. W ustawieniach danego modułu możesz również wybrać, czy chcesz przesyłać faktury od razu w momencie utworzenia, czy też zbiorczo, w momencie ręcznego uruchomienia eksportu.
BaseLinker pobiera tak wygenerowane faktury z zewnętrznego systemu księgowości internetowej po API. Umożliwia to przesyłanie do klientów faktur z Fakturowni, wFirmy, iFirmy i innych integracji w wiadomości e-mail lub ich drukowanie za pomocą bezpośrednich integracji z drukarkami.
Dalszą obsługę faktur należy prowadzić już w zewnętrznym systemie, a faktury wystawione wcześniej przez BaseLinker można zignorować.

Faktury można przekazać w dowolnym momencie:

automatycznie od razu w momencie utworzenia,
zbiorczo, w momencie ręcznego uruchomienia eksportu.

Ponadto faktury te możesz z poziomu panelu BaseLinker przesyłać do klientów – jako link lub załącznik w wiadomości e-mail – oraz drukować (na takiej samej zasadzie jak faktury BaseLinker).

Integracje obejmują tylko przekazywanie faktur (a w przypadku wybranych integracji – również paragonów). Nie umożliwiają pełnej integracji – np. wystawiania produktów z magazynu systemu księgowego.

Natomiast w niektórych integracjach dostępna jest opcja przekazywania numeru SKU produktu, która pozwala zmniejszyć stan w magazynie programu księgowego.

Wszystkie dostępne integracje znajdują się w dziale Integracje → Dodaj integrację → sekcja Księgowość.

Aktualnie dostępne są integracje z następującymi programami:

Podłączenie konta

Aby podłączyć konto, wykonaj następujące kroki:

W systemie BaseLinker w dziale Integracje wybierz zielony przycisk Dodaj integrację.
W sekcji Księgowość wybierz właściwy program.
Na ekranie Nowa integracja wprowadź wymagane dane. W zależności od systemu księgowości, do integracji potrzebny jest login i hasło, login i token/klucz API, czy też sam klucz API.
Wybierz przycisk „Zapisz”.

Usługi dostępne w ramach integracji

Po podłączeniu danego konta należy je skonfigurować. Każdy z systemów posiada swoje indywidualne ustawienia. W tabelce poniżej znajdziesz dokładne informacje na temat każdej integracji.

Nazwa	Paragony	Korekty	Serie numeracji	Płatności	Przekazywanie SKU	OSS
Fakturownia.pl	Tak	Tak	Tak	Tak	Tak	Tak
wFirma.pl	Tak	Nie	Tak	Tak	Tak	Tak
Firmao.pl	Tak	Tak	Tak	Tak	Tak	Nie
iFirma.pl	Nie	Tak	Tak	Tak	Nie	Tak
inFakt.pl	Nie	Tak	Nie	Tak	Nie	Tak

W dziale Integracje, w tabeli Ustawienia integracji zobaczysz, jakie możliwości oferuje dana integracja.

Dostępne dla danego modułu opcje wyświetlone są na szaro, a aktywne – na zielono.

Wygląd modułu

W ustawieniach modułu integracji z programem księgowym widoczne są następujące sekcje:

Eksportuj dokumenty – w tym miejscu możesz wyeksportować faktury (a w niektórych integracjach również paragony) do programu księgowego. System może też eksportować dokumenty automatycznie w momencie ich utworzenia w systemie BaseLinker.
Konfiguracja – w tej sekcji podłączysz swoje konto i skonfigurujesz integrację.
Seria numeracji – jeśli używasz wielu serii numeracji faktur, możesz je w tym miejscu odpowiednio powiązać, wybrać opcję „nie przekazuj", lub ustawić bardziej szczegółowe opcje przekazywania konkretnej serii numeracji.
Typy płatności – dla każdej nazwy płatności możesz przyporządkować odpowiednią płatność wybraną w systemie księgowości online.

Konfiguracja

Każdy moduł posiada osobne ustawienia, natomiast w przypadku każdej integracji należy skonfigurować następujące pola:

Numeracja. Określ, czy system ma używać kolejnych numerów faktur Twojego systemu księgowości online czy z systemu BaseLinker.
Przekazuj faktury automatycznie. System może przekazać faktury automatycznie, od razu w momencie ich utworzenia lub zbiorczo, w momencie ręcznego uruchomienia eksportu.
Wyświetlaj klientowi fakturę (…) zamiast faktury BaseLinker. Jeżeli w tym miejscu wybierzesz opcję „tak" to faktura z zewnętrznego systemu księgowości:
- widoczna będzie w załącznikach wiadomości e-mail oraz pod tagiem [link_faktura_pdf],
- widoczna będzie na karcie zamówienia i zostanie wydrukowana zamiast faktury BaseLinker,
- BaseLinker prześle taką fakturę do zewnętrznych integracji marketplace (eMAG, Amazon) zamiast faktury BaseLinker, jeżeli tylko w dziale Integracje eMag/Amazon → Zamówienia włączona została opcja Faktura – przekazywanie.

Ponadto w kolejnych sekcjach należy ustawić:

Powiązania serii numeracji (dla wybranych integracji). Jeśli używasz wielu serii numeracji faktur, możesz odpowiednio je powiązać. Do każdej z utworzonych w BaseLinkerze serii numeracji możesz wskazać odpowiednią serię numeracji z Twojego programu księgowości online. Jeśli nie ustawisz powiązania, faktury będą dodawane do domyślnej serii numeracji w Twoim programie. Możesz także ustalić, czy dana seria ma w ogóle nie być przekazywana do programu księgowego.
Powiązania rodzaju płatności. Możesz także przypisać każdemu rodzajowi płatności, który pojawia się w Twoich zamówieniach rodzaj płatności w Twoim programie księgowości.

W sekcji ustalania powiązań serii numeracji, dostępna jest także funkcjonalność przypisania indywidualnych ustawień dla wybranych serii numeracji. Ustawienia te odpowiadają temu co dostępne jest dla całej integracji księgowej, w tym miejscu można jednak sprecyzować wybrane z nich dla pojedynczych, przekazywanych serii.

Przydatne to może być w sytuacji, kiedy to dla konkretnej serii numeracji zamieszczać chcemy komentarz inny niż dla reszty faktur, czy obowiązywać będzie dla nich inna stawka ryczałtu.

Ustawienia dla pojedynczej serii numeracji, są nadrzędne dla ustawień całej integracji księgowej.

Stan magazynowy i SKU

Przy przekazywaniu dokumentów do programów księgowych Fakturownia.pl, Firmao.pl oraz wFirma.pl BaseLinker może przy pozycjach faktur przekazywać numer SKU, na podstawie którego dany program księgowy może zmieniać ilości w swoim magazynie. Natomiast nie jest to integracja dwukierunkowa (nie jest możliwe np. wystawianie produktów z magazynu takiego programu itp).

Omawianą opcję można włączyć w ustawieniach danego modułu. W dziale Integracje → Fakturownia.pl / Firmao.pl / wFirma.pl → Ustawienia dostępne jest pole „Przekazuj SKU produktów (…)".

Pamiętaj, iż numer SKU produktu w zamówieniu powinien być identyczny z numerem SKU produktu w wybranym systemie księgowym.

Numery SKU w zamówieniu:

z Allegro i innych platform marketplace jest taki, jaki był przy produkcie w magazynie w momencie wystawiania aukcji na jego podstawie lub w momencie powiązywania aukcji z tym produktem. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykuleEAN, SKU, VAT, waga w zamówieniach;
ze sklepu pobrany jest wraz z zamówieniem ze sklepu.

Błędy przy przekazywaniu faktur

Przy przekazywaniu dokumentów sprzedażowych do zewnętrznych systemów księgowości internetowej API takiego systemu może zwrócić błąd. Wyświetli się on na karcie zamówienia w sekcji Informacje o zamówieniu lub w sekcji Informacje dodatkowe → Historia automatycznych akcji.

Omówienie błędów przy przekazywaniu dokumentów do zewnętrznych systemów znajdziesz w poniższych artykułach:

iFirma
wFirma
Firmao
Fakturownia
inFakt

Przerwij po błędzie

Jeżeli wystawiasz i wysyłasz faktury do klientów za pomocą akcji automatycznych, to warto zastosować następującą sekwencję:

wystaw fakturę – przy akcji „Wystaw fakturę" warto zaznaczyć opcję „Przerwij po błędzie → Tak" (wówczas w przypadku błędnego połączenia z zewnętrznym systemem księgowym BaseLinker przerwie wykonywanie kolejnych kroków w danej akcji);
zmień status – w kolejnym kroku przenieść zamówienie do osobnego statusu (np. „Poprawnie wygenerowano fakturę");

wyślij e-mail – a następnie utworzyć drugą (osobną) akcję „Wyślij e-mail" (wraz z załączoną fakturą wygenerowaną w zewnętrznym systemie). Akcja ta powinna zostać wywołana zmianą statusu.

Dzięki temu zamówienia, dla których nie wygenerowano faktury w zewnętrznym systemie (ze względu na błąd połączenia) i przy których zapisana jest wciąż faktura systemu BaseLinker, pozostaną w początkowym statusie.

Jakie dane przekazuje BaseLinker?

Do zewnętrznego systemu księgowości internetowej BaseLinker przekazuje m.in:

Dane klienta

Do zewnętrznego systemu księgowości online przekazywane są dokładnie takie dane, jakie widać na karcie zamówienia.

Data płatności

Jeżeli w ustawieniach serii numeracji wyłączona jest opcja daty płatności (w dziale Manager zamówień → Faktury → Ustawienia → Termin płatności wybrano Nie wyświetlaj terminu płatności na fakturze) to BaseLinker nie zapisuje takich danych i przy przesyłaniu faktury do zewnętrznego systemu pole to jest pomijane.

VAT

BaseLinker przekazuje takie stawki faktur, jakie widnieją przy fakturze w BaseLinkerze. Dodatkowe informacje na ten temat znajdują się w artykule Stawka VAT na fakturze.

Aktualizacja dokumentów sprzedażowych

Co do zasady system przekazuje fakturę tylko raz. Kolejne zmiany należy wprowadzić już bezpośrednio w zewnętrznym systemie księgowym.

Natomiast w przypadku integracji Fakturownia oraz inFakt istnieje możliwość ręcznego przekazania korekty (w dziale Manager zamówień → Faktury → Korekty → edycja danej korekty).

BaseLinker pobiera faktury bezpośrednio z API danego systemu księgowości, dlatego wszelkie zmiany naniesione po stronie zewnętrznego systemu powinny być widoczne również na wydrukowanych fakturach, lub w linkach.