Wszystkie informacje dotyczące zamówienia widoczne są na Karcie zamówienia w dziale Zamówienia → Lista zamówień.
Karta zamówienia podzielona jest na następujące sekcje:
- tabela produktów – zawiera informacje o produktach w zamówieniu;
- Informacje o zamówieniu – tutaj widoczne są mi.in. informacje o kupującym, płatności, przesyłce;
- Adres dostawy i Dane do faktury;
- Przesyłki;
- Wymiana wiadomości;
- Informacje dodatkowe.
Tabela produktów
W tabeli produktów zobaczysz wszystkie produkty z danego zamówienia. O każdym produkcie dostępne są następujące informacje:
- miniaturka produktu (jej wyświetlanie możesz włączyć/wyłączyć w ustawieniach zamówień);
- ID produktu;
- nazwa produktu (z magazynu lub z oferty, w zależności od ustawień integracji źródła zamówienia);
- EAN;
- SKU;
- lokalizacje;
- ilość;
- cena;
- VAT;
- waga;
- data (dodania produktu do zamówienia).
W tym miejscu możesz dokonać następujących zmian:
- dodać nowe produkty (+Dodaj produkty do zamówienia);
- usunąć wybrany produkt (Akcje→ Usuń przy wybranym produkcie);
- edytować informacje dotyczące poszczególnych produktów (Akcje→ Edytuj przy wybranym produkcie);
- masowo zmienić wagę, VAT lub ceny wszystkich produktów w zamówieniu wybierając opcję Operacje na produktach;
- dodać rabat do zamówienia.
Akcje na produktach w zamówieniu
Po kliknięciu ikony trzech pionowych kropek w kolumnie Akcje przy produkcie dostępne są następujące działania:
- Edytuj,
- Usuń,
- Historia stanów.
Wybierając opcję Edytuj, możesz zmienić:
- nazwę produktu, liczbę zakupionych sztuk (tylko liczby całkowite, bez ułamków), cenę oraz walutę;
- VAT, wagę, EAN, SKU;
- ID produktu, ID wariantu, katalog oraz magazyn, z którego pochodzi dany produkt;
- nr aukcji;
- nr transakcji;
- lokalizacje produktu w magazynie;
- atrybuty.
ID produktu, EAN, SKU, VAT, Waga
Numer ID produktu w zamówieniu, a także numer EAN, SKU, stawka VAT oraz waga pobierana jest bezpośrednio z oferty znajdującej się w systemie, w której złożono dane zamówienie.
Jeśli zmienisz EAN/SKU/VAT lub wagę przy produkcie w magazynie, to dane te nie zostaną automatycznie zaktualizowane dla nowych zamówień. W tym celu należy ponownie zapisać powiązanie oferty z produktem lub przejść do edycji oferty i wybrać w zakładce Powiązanie opcję Odśwież dane z magazynu.
Informacje o zamówieniu
W prawym górnym rogu sekcji dostępne są przyciski:
- Wydruki i eksporty – w tym miejscu szybko wygenerujesz wydruk/eksport dla zamówienia. Szablony stworzysz w dziale Zamówienia → Wydruki i eksporty;
- Pakuj:
- Zbieraj produkty,
- Zrób zdjęcie;
- Akcje::
- Usuń zamówienie,
- Utwórz nowe zamówienie dla tego klienta,
- Stwórz kopię zamówienia,
- Rozdziel zamówienie,
- Stwórz zwrot.
W sekcji Informacje o zamówieniu znajdują się szczegółowe informacje o zamówieniu takie jak status płatności (który możesz zmienić), dane kupującego, sposób wysyłki, sposób płatności czy źródło zamówienia.
W tym miejscu dostępne są również pola dodatkowe zamówień.
Po prawej stronie sekcji dostępne są również:
- status zamówienia – oraz możliwość przeniesienia zamówienia do innego statusu;
- informacje o dokumentach sprzedażowych – możesz tutaj wystawić np. fakturę do zamówienia;
- data złożenia zamówienia;
- data w statusie – data, kiedy zamówienie trafiło do aktualnego statusu;
- przyciski zdarzeń własnych;
- link do strony z informacjami o zamówieniu.
Adres dostawy i Dane do faktury
Dalej widoczne są trzy tabele:
- Adres dostawy;
- Dane do faktury – w tym miejscu wstawione zostaną dane do dostawy, chyba że klient poda osobne dane do faktury. Jeżeli klient przy składaniu zamówienia poprosi o fakturę, to w tym miejscu pojawi się dodatkowy komunikat Klient prosi o fakturę;
- Odbiór w punkcie – jeżeli klient wybrał wysyłkę do punktu, w tym miejscu pobrane zostaną dane punktu dostawy.
Przesyłki
W tabeli przesyłek możesz nadać paczkę oraz wydrukować etykietę, a także ją anulować (jeśli API przewoźnika daje taką możliwość).
Wystarczy wybrać przewoźnika, uzupełnić opcje przesyłki i utworzyć paczkę. Po nadaniu paczki w tabeli widnieć będzie numer nadania wraz z linkiem do strony kuriera oraz status paczki u kuriera.
W tej tabeli możesz także dodać paczkę nadaną poza BaseLinkerem (np. bezpośrednio w systemie kuriera). Wystarczy wybrać opcję Inne, wybrać kuriera i wpisać numer nadawczy.
Wymiana wiadomości
Tabela Wymiana wiadomości zawiera wiadomości pozostawione przez klienta na stronie zamówienia, wiadomości wysłane do klienta (zarówno mailowe, jak i smsowe) oraz wiadomości wewnętrzne (tylko dla sprzedawcy).
W tym miejscu możesz:
- wysłać do klienta wiadomość e-mail – możesz skorzystać z przygotowanych szablonów lub stworzyć własną wiadomość;
- wysłać do klienta wiadomości SMS – jeżeli masz podłączoną integrację SMS;
- wysłać wiadomość na stronę z informacjami o zamówieniu;
- dodawać informacje, widoczne tylko dla sprzedawcy. Z tego sposobu często korzystają użytkownicy, którzy mają wielu pracowników – może służyć jako okno wymiany informacji na temat zamówienia między pracownikami.
Informacje dodatkowe
W tym miejscu prześledzisz szczegółowo losy zamówienia – zmiany w zamówieniu, informacje o płatności i statusach.
W tabeli znajdują się następujące sekcje:
- status transakcji ze źródła zamówienia (w przypadku marketplace);
- Historia płatności zamówienia;
- Linki płatności;
- Historia statusów zamówienia;
- Historia zmian w zamówieniu – taka zmiana może być wprowadzona przez użytkownika (imię i nazwisko pracownika), przez akcję automatyczną (automat) albo przez zewnętrzną aplikację (API);
- Historia automatycznych akcji;
- Historia zbierania i pakowania produktów (wraz ze zdjęciem zamówienia z Asystenta Pakowania);
- Zamówienia współdzielone – w tym miejscu znajdują się informacje związane z przesyłaniem zamówień do hurtowni.
Ustawienia karty zamówienia
W dziale Zamówienia → Ustawienia w zakładce Ustawienia → Karta zamówienia możesz włączyć/wyłączyć następujące opcje na karcie zamówienia:
- Miniaturki produktów – Tak/Nie;
- Formularz dodawania produktów – pobierz wagę i VAT – Tak/Nie;
- Grupuj przyciski zdarzeń własnych – Tak/Nie.
FAQ
Jak rozłączyć zamówienie na dwa osobne zamówienia?
By rozłączyć zamówienie (np. w celu wysłania prośby do allegro o zwrot prowizji za część zamówienia), należy zduplikować istniejące zamówienie i usunąć z obu zamówień wybrane pozycje.
Zamówienie można zduplikować klikając "Stwórz kopię zamówienia" w prawym, górnym rogu tabeli "Informacje o zamówieniu" na karcie zamówienia.
Jak ręcznie dodać do systemu paczkę?
By dodać do zamówienia paczkę nadaną poza BaseLinkerem (np. bezpośrednio u przewoźnika), wybierz "Inne" w tabeli "Przesyłki" na karcie zamówienia. Uzupełnij datę nadania, podaj numer nadawczy oraz wybierz kuriera.
Jak dodać rabat do zamówienia?
Rabat do zamówienia możesz dodać na dwa sposoby:
- Dodanie rabatu jako kolejną pozycję w zamówieniu. Kliknij "Dodaj produkt do zamówienia" i stwórz pozycję o nazwie np. "Rabat" i cenie na minusie.
- Zmiana cen produktów w zamówieniu. Kliknij przycisk "Operacje na produktach", widniejący po prawej stronie, na dole tabeli z produktami, a następnie "Zmień ceny produktów".
Czy można przez BaseLinkera wysłać prośbę o zwrot prowizji?
Tak, można to zrobić na dwa sposoby:
- Na karcie zamówienia – w tabeli "Dodatkowe informacje".
- Na liście zamówień – pod przyciskiem "Akcje → Zwrot prowizji Allegro".
Jeśli chcesz wystąpić o zwrot prowizji tylko dla części zamówienia, należy najpierw rozdzielić zamówienia.
Czy w zamówieniach, w polu 'Ilość', można podać wartość ułamkową?
Niestety nie jest to możliwe.
W zamówieniach, w polu 'Ilość' możesz wpisać jedynie pełne liczby.
Jak rozbijać zestawy z katalogu BL w zamówieniach pobranych ze sklepu?
Aby zestawy były rozbijane w zamówieniach ze sklepu, oprócz prawidłowego powiązania produktów, konieczne jest włączenie synchronizacji stanów z BaseLinker do sklepu. Spowoduje to podmianę produktów ze sklepu na powiązane produkty z katalogu BaseLinker w pobieranych zamówieniach.
Przed włączeniem synchronizacji zalecamy, aby w systemie były aktualne stany produktów.
Jak wyświetlić pola dodatkowe produktów z magazynu BL na karcie zamówienia?
Pola dodatkowe produktów z magazynu BaseLinker nie są dziedziczone do zakładki zamówienia.
Jak zweryfikować, czy system prawidłowo wysłał wiadomość e-mail do klienta?
Historia wiadomości znajduje się na karcie zamówienia w dolnej sekcji „Wymiana wiadomości" i zawiera wszystkie wysłane wiadomości dla danej transakcji.
Co jest podmienianie w pozycjach zamówienia ze sklepu, jeśli produkty są powiązane i mam włączoną synchronizację stanów z BL do sklepu?
Zmieniane są magazyn/katalog, numery ID, waga, EAN, SKU i lokalizacja. Mechanizm nie dokonuje zmiany w nazwie pozycji zamówienia.
Co zrobić, żeby w zamówieniach ze sklepu podstawiane były nazwy produktów z katalogu?
Konieczne jest powiązanie produktów oraz włączenie opcji „Nazwy produktów z magazynu" [Integracje → Sklep → Zamówienia].
Jak automatycznie dodawać do zamówienia jakiś produkt np. gratis?
Możesz utworzyć akcję automatyczną, która doda produkt do zamówienia. 
Jak podczas ręcznego dodawania produktów do zamówienia wybrać konkretną grupę cenową?
Wystarczy utworzyć własne źródło zamówień i przypisać do niego daną grupę cenową. Następnie podczas ręcznego tworzenia zamówienia, w pierwszej kolejności konieczna będzie zmiana źródła.
Jak podczas ręcznego dodawania produktów do zamówienia mogę wyszukać warianty po SKU/EAN?
Wyszukiwanie wariantów po SKU/EAN jest możliwe wyłącznie dla wariantów z katalogu BL. W przypadku sklepów niestety nie jest to możliwe.