FAQ BaseLinker

Aktualny temat: Księgowość i dokumenty sprzedaży

Księgowość i dokumenty sprzedaży

Kody GTU na fakturach VAT

Od 1.10.2020 roku obowiązuje  JPK_V7 – nowy wzór Jednolitego Pliku Kontrolnego.

 

Jeżeli przedsiębiorca (płatnik podatku VAT) świadczy usługi lub dokonuje sprzedaży towarów należących do jednej z wymienionych w ustawie grup, to musi oznaczyć transakcję specjalnym kodem GTU. Szczegółowe informacje na ten temat znajdują się na stronie Ministerstwa Finansów.

 

Oznaczenia odnoszą się do tzw. towarów i usług wrażliwych, których sprzedaż jest uznawana za szczególnie narażoną na nadużycia.

 

Katalog zawiera 10 grup towarów oraz trzy grupy usług. Dokładne informacje znajdują się w  rozporządzeniu Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z 15 października 2019 r. (m.in. rozdz. 3 §10 ust. 3).

 

W pliku JPK wybrane faktury muszą zostać oznaczone kodem GTU.

 

W związku z tym w systemie BaseLinker można na stałe przypisać wybrany kod GTU do danej serii faktur (Manager zamówień Faktury Ustawienia Edytuj JPK). Kod ten pobierany jest z danej serii numeracji w momencie generowania pliku JPK.

 

 

 

Kody można również wybrać w rejestrze sprzedaży (Manager zamówień → Faktury →  Rejestr sprzedaży)  JPK_V7M Tylko Faktury Sprzedaży lub JPK_V7K Tylko Faktury Sprzedaży.

 

 

Kody te nie będą widoczne na fakturze – jedynie w pliku JPK. Dla każdej kombinacji można utworzyć oddzielną serię numeracji.

 

Natomiast informację o kodzie można dodać do pola 'Informacje' na fakturze, za pomocą wybranej akcji automatycznej.

 

Czy można ponownie wyeksportować paragony dla tych samych zamówień?

Kolejny eksport pomija takie paragony.

 

W tym wypadku należy skorzystać z dostępnej w ustawieniach konta opcji „Wyeksportuj wszystkie paragony ponownie".

Zmieniłem dane do logowania w zewnętrznym systemie. Czy muszę coś zmienić w systemie BaseLinker?

Przy zmianie hasła dostępu w zewnętrznym serwisie upewnij się, czy zaktualizowałeś dane również w ustawieniach integracji. Sprawdź również, czy zmiana hasła nie wygeneruje nowego klucza API.

Czy mogę dodać logo do faktury?

Tak. W sekcji Zamówienia → Faktury → Ustawienia wejdź w edycję faktury. W polu „Nagłówek” umieść link do Twojego logo w postaci kodu HTML np.: <img src="https://adres.pl/logo.jpg">.

Gdzie mogę dodać na fakturze swój numer konta?

Użyj do tego pola "Informacje" w ustawieniach faktury (Manager zamówień → Faktury → Ustawienia).

Czy jest możliwość dodania pliku z fakturą do BaseLinkera?

Aby dodać plik PDF z fakturą do zamówienia, należy w pierwszej kolejności wygenerować fakturę systemową, a następnie dodać do niej plik z dysku za pomocą ikony agrafki w sekcji Zamówienia → Faktury.

Czy w systemie BaseLinker można wystawiać faktury VAT Marża?

Aktualnie w systemie BaseLinker nie można wystawić faktury VAT marża (do stworzenia faktury VAT marża potrzebna jest wiedza na temat ceny zakupu towaru, której BaseLinker nie zna).

Czy na fakturze mogą wyświetlać się różne jednostki (sztuki, pary, komplety)?

Niestety nie ma możliwości określenia jednostki przy produkcie. Na fakturze wyświetla się jedynie jednostka 'sztuki'.

Stawka VAT przesyłki na fakturze – jak usunąc tę informację?

Jeżeli w ustawieniach akcji automatycznej wybrałeś opcję 'Użyj stawki przypisanej do produktu zamówienia':

 

 

 

To jest to równoznaczne z wybraniem w ustawieniach serii numeracji następującej opcji:

 

 

 

Jako że stawka VAT również ma być dodawana do faktury proporcjonalnie do stawki VAT produktów, to dla każdej stawki VAT występującej wśród pozycji zamówienia tworzona jest oddzielna pozycja faktury dla przesyłki i dodawany do niej jest prefix tej stawki VAT.

 

Jeśli chcesz, aby faktury wystawiane przez automatyczne akcje nie posiadały tego prefixu, to wystarczy w ustawieniach automatycznej akcji w ustawieniu "Stawka VAT" wybrać opcję "Zgodnie z serią numeracji".

 

 

Stawka VAT na fakturze nie jest zgodna z ustawieniami dla serii numeracji, w której została wystawiona.

Taka sytuacja może wystąpić, gdy faktura zostanie wystawiona za pomocą akcji automatycznej. Ustawienia AA są nadrzędne nad konfiguracją serii numeracji. 

Korzystam z programu księgowego. Czy jest możliwość wyłączenia generowania faktur przez BL?

Faktury same z siebie nie zostaną wygenerowane, można je wystawić ręcznie lub za pomocą automatycznych akcji. Jeśli jednak chcesz np. generować faktury w programie księgowym na podstawie zamówień w BaseLinkerze nie ma możliwości wyłączenia tworzenia faktur systemowych. 

Jak zmienić numer faktury?

Kolejna wystawiona faktura będzie kontynuacją numeracji względem ostatnio utworzonej. Aby faktury były wystawiane od konkretnego numeru, możesz go zmienić dla najnowszego dokumentu z poziomu jego edycji. 

Czy da się usunąć domyślną serię numeracji faktur?

Niestety nie ma możliwości usunięcia domyślnej serii numeracji faktur/paragonów/korekt.

Czy jest możliwe automatyczne przeliczanie cen według aktualnego kursu NBP?

Jeśli chodzi o moduł wystawiania faktur, to dostępna jest opcja przewalutowania kwot na dokumencie.
W przypadku cen produktów w katalogu nie ma takiej opcji. Możliwe jest zastosowanie mnożników w grupach cenowych, jednak wtedy ręcznie należy wprowadzić wartość mnożnika.

Czy można utworzyć wzór faktury, który będzie przeliczał np. RON na PLN i RON na EUR na jednym dokumencie?

W każdej serii numeracji faktur możemy użyć jednego przewalutowania waluty głównej z faktury.

Jak zacząć wystawiać faktury od konkretnego numeru?

Wystarczy wystawić pierwszą fakturę, a następnie edytować jej numer na kolejny numer swojej numeracji. Następne faktury automatycznie będą miały kolejny numer.

Jak wystawić fakturę, na której widnieje zarówno nabywca, jak i odbiorca?

Stwórz nową serię numeracji faktur i skorzystaj z naszego szablonu faktury "Faktura nabywca i odbiorca". Krok po kroku:

  1. Zasubskrybuj wydruk "Faktura nabywca i odbiorca" w dziale Manager zamówień → Wydruki i eksporty.
  2. Stwórz nową serię numeracji w dziale Manager zamówień → Faktury → Ustawienia.
  3. Ustaw zasubskrybowany wydruk jako domyślny szablon dla nowej serii numeracji (Manager zamówień →  Faktury → Ustawienia → Edytuj → Szablon wydruku).

Czy istnieje możliwość pobrania danych firmy na podstawie numeru NIP?

Tak, taka opcja dostępna jest na karcie zamówienia:

 

Jak zmienić datę wystawienia faktury?

Data utworzenia faktury jest zawsze bieżącą datą. Możesz zmienić ją ręcznie po utworzeniu faktury. 

W jaki sposób wysyłać do klientów faktury wystawiane w BL?

Możesz utworzyć szablon e-mail z fakturą jako załącznik. Więcej informacji na temat szablonów e-mail znajdziesz w naszym artykule.

Chciałbym wystawić w BL fakturę za zakupy stacjonarne (w sklepie). Czy jest taka możliwość?

Tak, jednak w tym celu konieczne będzie utworzenie zamówienia w BaseLinkerze i wygenerowanie do niego faktury.

Brak danych kupującego na fakturze do zamówienia z Allegro

Sytuacja może być spowodowana wystawieniem faktury przed pobraniem Formularza Opcji Dostawy, w związku z czym nie wszystkie informacje o kupującym nie były jeszcze dostępne w systemie. 

Czy da się utworzyć faktury za ubiegły miesiąc z odpowiednią datą (wsteczną)?

Data wystawienia jest zawsze bieżącą datą. Jedyną możliwością w takiej sytuacji jest ręczna edycja daty wystawienia faktury.

Jak zmienić dane sprzedającego na korekcie faktury?

Niestety nie ma takiej możliwości.

Czy można utworzyć drugą korektę?

Tak, jednak możliwe jest to jedynie z poziomu listy faktur (Zamówienia → Faktury). 

Czy sprawdzanie NIPu w VIES można ustawić bezpośrednio w ustawieniach serii faktur co np. zablokowałoby możliwość wystawienia faktury?

Najlepiej ustawić takie sprawdzenie za pomocą akcji automatycznej i na jej podstawie wystawić odpowiednią fakturę.

Czy jest możliwość pobrania informacji z VIES w formie wydruku pdf?

Można stworzyć własny eksport zawierający te informacje.

Czy BaseLinker przewiduje wdrożenie KSeF do faktur wystawianych w systemie?

Jesteśmy na to gotowi, funkcja zostanie udostępniona przed terminem obowiązkowego stosowania.

Czy rejestr uwzględnia również faktury wystawione dla usuniętych zamówień?

Nie, nie jest możliwe wygenerowanie rejestru dla usuniętych zamówień

Czy można edytować szablon raportu sprzedaży?

Niestety nie ma możliwości edycji rejestrów sprzedaży.

Czy można pobrać do systemu faktury wystawiane przez Amazon, aby były widoczne w rejestrze sprzedaży?

Niestety nie ma takiej możliwości, nie pobieramy faktur z Amazon.

Drukarka fiskalna nie drukuje paragonów. Co mam zrobić?

Za integrację "Paragony – drukarka fiskalna" odpowiadają zewnętrzne firmy.  W takim wypadku należy wysłać wiadomość bezpośrednio do twórcy danej integracji.

 

Jeżeli w logach pojawia się informacja o braku połączenia z API BaseLinkera, to warto spróbować podpiąć wtyczkę jeszcze raz, upewniając się, iż podany jest poprawny token API widoczny w dziale Moje konto → API.

Czy w ramach integracji można przekazywać faktury VAT marża?

Aktualnie w systemie BaseLinker nie można wystawić faktury VAT marża (do stworzenia faktury VAT marża potrzebna jest wiedza na temat ceny zakupu towaru, której BaseLinker nie zna).

 

Gdy tylko dodamy taką możliwość, przekazywanie faktur VAT marża do zewnętrznego systemu będzie zależne od API danego systemu. Np. API iFirma nie umożliwia dodania faktury VAT marża. Natomiast jest to możliwe w przypadku integracji z wFirmą.

Jak ustawić, by do klienta wysyłana była tylko faktura z systemu księgowego (nie systemowa BL)?

W tym celu należy zdefiniować odpowiedni moment wysłania faktury w taki sposób, aby w zamówieniu dostępny był zewnętrzny dokument.

Jak dodać dowód sprzedaży dla klienta z programu Nexo Pro do Allegro?

W tym celu wymagana jest integracja z Nexo. Listę firm, które stworzyły taki integrator, można znaleźć w panelu: https://panel-e.baselinker.com/list_integrations.php

Czy jest możliwość wystawienia dokumentu sprzedaży tylko na część zamówienia?

Niestety aktualnie nie ma takiej możliwości. Konieczne byłoby rozdzielenie zamówienia na dwa osobne.

Czy poniosę jakieś koszty w związku z przejściem na eparagony z fizycznej kasy fiskalnej?

Koszty, które w tej sytuacji należy uwzględnić, to:

  • zakup odpowiedniej drukarki fiskalnej online (koszt jednorazowy, o ile nie posiadasz jeszcze kompatybilnej drukarki fiskalnej https://www.eparagony.pl/integracje/kasy/);
  • miesięczny koszt abonamentowy usługi eparagony.pl. Cennik dostępny jest tutaj.

BaseLinker nie pobiera dodatkowych opłat z tytułu korzystania z Eparagony.pl.

Czy do wystawiania eparagonów potrzebna jest drukarka fiskalna?

Tak, do wystawiania eparagonów niezbędna jest drukarka fiskalna online. Na rynku istnieje już wiele modeli, które mogą obsługiwać paragony elektroniczne – ich szczegółową listę można znaleźć tutaj: https://www.eparagony.pl/integracje/kasy/

Czy system automatycznie przetłumaczy paragon na język kupującego?

Nie. Wystawiane paragony fiskalne mają sens wyłącznie w polskim porządku prawnym. Treść, w tym język, jak i stawki podatku VAT wynikają wyłącznie z polskich przepisów.

Czy jeżeli korzystam z systemu ERP to informacja o fiskalizacji będzie tam przekazywana?

Rozwiązanie Eparagony.pl jest bezpośrednio zintegrowane z platformą BaseLinker, nie z systemem ERP. Uruchomienie fiskalizacji następuje w BaseLinkerze i to stąd są pobierane dane dokumentu. Fiskalizacja nie może być realizowana w systemie ERP, ponieważ byłby to duplikat paragonu. W systemie ERP nie będzie także oznaczenia, że dokument zafiskalizowano.

Czy klient musi wyrazić zgodę na eparagon?

Tak. Odpowiednie zapisy w regulaminie e-sklepu są wystarczające, a ich treść uzyskasz od obsługi Eparagony.pl podczas wdrożenia.

Czy eparagon można wystawić przy sprzedaży bezpośredniej?

Tak, przy czym potrzebne jest pozyskanie od klienta adresu e-mail bądź wyświetlenie mu linku do dokumentu np. w formie kodu QR. Inne modele obsługi sprzedaży stacjonarnej przez Eparagony.pl będą udostępniane w niedalekiej przyszłości.

Czy mając zainstalowaną integrację Inspigo oraz oprogramowanie trzeba je odinstalować?

Tak, trzeba odinstalować integrację i oprogramowanie Inspigo i zainstalować moduły opisane w instrukcji od Eparagony.pl.

Czy można zacząć wystawiać eparagony w już trwającym roku podatkowym?

Tak, eparagony można uruchomić w każdej chwili.

Jaka jest przepustowość systemu – ile paragonów dziennie można wysłać?

Nawet 30 tys. eparagonów dziennie z jednej drukarki fiskalnej.

Czy na eparagon można dodać logo firmy?

Tak, na elektronicznych paragonach fiskalnych można umieścić logo firmy.

Czy jest możliwość wystawiania paragonów imiennych?

Nie, system Eparagony.pl wystawia wyłącznie paragony fiskalne w postaci elektronicznej (a w razie potrzeby również drukowane) bez danych nabywcy – podobnie jak nie ma danych nabywcy na papierowych paragonach fiskalnych.

Jak wystawić FV do eparagonu?

Jeśli klient oczekuje wydania FV do eparagonu, wystarczy w szczegółach zamówienia BaseLinkera uzupełnić dane do faktury oraz wygenerować fakturę VAT.
Uwaga: jeśli faktura ma być na firmę, to zgodnie z przepisami jest to możliwe tylko wtedy, gdy paragon zawiera NIP nabywcy. Zgodnie z zaktualizowanymi przepisami w przypadku wystawiania faktury do paragonu wydanego w wersji elektronicznej, wystarczy jedynie powiązać fakturę z numerem paragonu oraz numerem unikatowym drukarki. W ramach integracji eparagony.pl z BaseLinkerem oraz wystawiania faktury w ramach BaseLinkera takie powązanie jest automatyczne.