FAQ BaseLinker

Jeżeli wiadomości docierają do adresatów bez załączników, to warto sprawdzić, czy:

1. W momencie wysyłania wiadomości, dla danego zamówienia został wygenerowany załącznik (etykieta, faktura – w tym czy pobrana została faktura z zewnętrznego systemu księgowości internetowej)
2. Skrzynka pocztowa adresata nie usuwa załączników (czasem odpowiedzialny za usuwanie załączników jest np. program antywirusowy).

W przypadku faktur zalecamy, aby – obok załącznika – przesyłac w treści wiadomości również link.

Jeżeli wiadomości nie docierają do klientów, warto sprawdzić, czy:

1. Do zamówienia został przypisany poprawny adres e-mail klienta.
2. Wiadomości są wysyłane ze skrzynki sprzedawcy, a nie z serwera systemu BaseLinker.
3. Skrzynka pocztowa sprzedawcy została poprawnie podpięta do systemu.
4. Akcje automatyczne zostały poprawnie zdefiniowane, a w przypadku wysyłania wiadomości ręcznie – nie wybrano opcji "Tylko dla sprzedawcy (wiadomość ukryta)".
5. Dostawca skrzynki sprzedawcy nie ma limitów wysyłanych wiadomości e-mail bądź limity te nie zostały przekroczone.

Nawet jeżeli wiadomość została poprawnie wysłana istnieje ryzyko, że adres e-mail sprzedawcy został zakwalifikowany jako spam przez algorytmy spamowe skrzynki odbiorczej klienta. Taki algorytm z reguły oznacza w ten sposób dużą ilość wiadomości o podobnej treści. 

1. Poprawny adres e-mail klienta

W polu z adresem e-mail musi znajdować się tylko jeden poprawny adres. Dla nowych zamówień z Allegro / eBay (przed pobraniem FODu) pobierany jest e-mail przypisany do konta klienta. E-mail ten może być nieaktualny, dlatego też warto zaczekać, aż pobrany zostanie FOD.

Jeżeli klient nie poda adresu e-mail, wówczas na Karcie zamówienia przy treści wysłanej wiadomości pojawi się informacja "Brak podanego odbiorcy".

2&3. Skrzynka pocztowa

Skrzynka pocztowa musi być poprawnie podpięta do systemu BaseLinker. Więcej informacji na ten temat znajduje się w sekcji Własna skrzynka e-mail.

4. Akcje automatyczne

Warto sprawdzić, czy przy konfiguracji akcji automatycznych nie popełniono następujących błędów:

• W przypadku zamówień z Allegro / eBay automatyczne akcje wysyłające wiadomości do klientów warto budować na podstawie zdarzenia „Pobrano FOD”, zamiast zdarzenia „Pobrano zamówienie”. Pozwoli to uniknąć ryzyka wysłania wiadomości do klienta w momencie, gdy do systemu nie został jeszcze pobrany wraz z FOD-em poprawny adres e-mail.

• Jeżeli w szablonie e-mail znajdują się określone tagi, np. [lista przedmiotów], [łączna cena], również zamiast zdarzenia „Pobrano zamówienie” należy wybrać „Pobrano FOD” przy konstrukcji akcji. W przeciwnym wypadku e-mail zostanie wysłany po dodaniu pierwszego produktu do koszyka i nie uwzględni pozostałych produktów oraz ich łącznej ceny.
• Jeżeli w szablonie e-mail znajduje się tag / załącznik z określonymi dokumentami, należy upewnić się, że automatyczna akcja jest w systemie wywoływana dopiero po ich utworzeniu.
• Akcja automatyczna wysyłająca wiadomości e-mail może zostać wywołana zmianą statusu w systemie BaseLinker. Natomiast zmiana statusu w sklepie internetowym nie wywoła takiej akcji.
• Jeżeli usunięto własną skrzynkę e-mail, wówczas przypisane do niej szablony e-mail będą wysyłane z adresu zakupy@baselinker.com. Natomiast akcje automatyczne, w których skrzynka ta została wskazana nie zadziałają. Taką sytuację można rozpoznać sprawdzając ustawienia wybranej akcji automatycznej. W polu "Od" zamiast wybranego adresu e-mail widoczny będzie jedynie numer zapisanej w systemie, a następnie usuniętej skrzynki. W takim przypadku należy ponownie wybrać skrzynkę nadawczą z dostępnych w systemie.

5. Limit  wysłanych wiadomości e-mail

W przypadku, gdy z firmowej skrzynki pocztowej w krótkim okresie masowo wysłano dużą liczbę wiadomości, to dostawca tej skrzynki może uznać taką sytuację za podejrzenie włamania na skrzynkę lub za atak spamerski i nałożyć automatyczną blokadę wysyłania wiadomości.

W przypadku nałożenia blokady wysyłania wiadomości przez dostawcę skrzynki system BaseLinker może generować błąd o treści:

"Błąd połączenia z serwerem SMTP: SMTP connect() failed. https://github.com/PHPMailer/PHPMailer/wiki/Troubleshooting".

Taką sytuację należy wyjaśnić z dostawcą skrzynki pocztowej. Dostawca może w takim przypadku:

• zdjąć blokadę dla całej skrzynki
• dodać adresy IP systemu BaseLinker na białą listę. W celu uzyskania tych adresów należy wysłać zgłoszenie w dziale Pomoc i kontakt → Kontakt → Wyślij zgłoszenie.

Jako nadawca Twoich maili widoczne jest "Zakupy BaseLinker", ponieważ nie dodałeś własnych skrzynek e-mail i e-maile do Twoich klientów wysyłane są z naszego serwera. Dodaj swoją własną skrzynkę w dziale: Manager zamówień -> Szablony e-mail -> Konta e-mail, a następnie przypisz ją do wszystkich szablonów e-mail w dziale: Manager zamówień -> Szablony e-mail. Będziesz miał pewność, że wiadomość nie trafi do spamu oraz że odpowiedź od klienta trafi bezpośrednio na Twoją skrzynkę.

Prawdopodobnie skonfigurowałeś automatyczną akcję w taki sposób, by e-mail z podziękowaniami za zakup wysyłał się tuż po trafieniu zamówienia do statusu "nowe", a więc od razu, gdy klient zacznie zakupy i zamówienie trafi do systemu BaseLinker.

Aby w mailu widoczne były wszystkie przedmioty, należy ustawić automatyczną akcję tak, by e-mail wysyłał się dopiero, gdy klient zakończy zakupy, czyli wypełni FOD. (Klient wypełnił FOD > Wyślij e-mail > Podziękowania za zakup). Więcej informacji na ten temat znajdziesz w artykule Szablony e-mail, konta e-mail (sekcja Tagi systemu BaseLinker).

Faktury możesz wysyłać w wiadomości na dwa sposoby

• jako link – wystarczy w szablonie e-mail użyć tagu [link_faktura_pdf], by w wiadomości wyświetli się adres www do faktury. Jeśli chcesz, by był to odnośnik z tekstem, użyj:

  <a href="[link_faktura_pdf]">Link do faktury</a>

• jako załącznik – skonfiguruj ustawienia załącznika na dole strony w oknie edycji szablonu e-mail.

Wszystkie wiadomości, wysyłane do klienta (zarówno te automatyczne, jak i ręczne) pojawiają się w dwóch miejscach:

1. W oknie zamówienia, na samym dole
2.  Na stronie zamówienia dla klienta

Tak, jednak konta e-mail powiązane są z szablonami e-mail, szablony e-mail z automatycznymi akcjami, a te z kolei ze statusami. Wymaga więc to stworzenia osobnych statusów zamówień, osobnych automatycznych akcji i osobnych szablonów e-mail dla zamówień sklepu i dla zamówień z allegro.

Jest to możliwe, jednak konta e-mail powiązane są z szablonami e-mail, szablony e-mail z automatycznymi akcjami, a te z kolei ze statusami. Wymagałoby to więc stworzenia osobnych statusów zamówień, osobnych automatycznych akcji i osobnych szablonów e-mail dla poszczególnych kont allegro.

Niestety nie mamy na to wpływu, czy wiadomości wysłane poprzez API znajdą się w folderze "Wysłane". W tej sprawie należy skontaktować z dostawcą skrzynki pocztowej.

Możesz to zrobić w zakładce Manager zamówień →  Ustawienia →  Inne →  Adres e-mail otrzymujący powiadomienia.

Aktualnie nie ma takiej możliwości.